화상 회의는 미래？화상회의 어디까지 해봤니?

코로나가 전세계를 강타하며 우리 생활 곳곳에 큰 변화를 가져왔습니다. 특히 기업은 사회적 거리 두기로 인해 대면 회의를 전면적으로 중단하게 되었고 그로 인해 회사 뿐만 아니라 다양한 분야에서 비대면 화상회의가 빠르게 도입되었습니다. 아래에서는 이러한 화상회의가 무엇인지, 어떻게 발전되어 왔는지를 살펴보고 유용한 온라인 회의 도구인 보드믹스에 대해서도 소개해 보겠습니다.

Part1: 코로나 시대하에 화상회의가 유행해졌어요?

1. 화상회의란?

영어로는 비디오컨퍼런싱(Videoconferencing)이라고 불리는 화상회의는 위키백과에서 “둘 이상의 위치에서 양방향 비디오 및 오디오 전송을 동시에 주고 받게 하는 대화식 전기통신 기술의 집합”이라고 정의하고 있습니다. 좀더 쉽게 풀어서 설명하면 인터넷을 통해 멀리 떨어져 있는 사람들이 회의를 할 수 있도록 하는 시스템을 의미합니다.

2. 화상회의 과거 & 발전

1) 과거

1964년 세계박람회에서 화상회의는 처음으로 등장했습니다. 이후 1970년 미국 통신기업인 AT&T가 정식으로 상용화하였고 2000년대에 들어 글로벌 IT 기업인 미국 시스코(CISCO)와 폴리콤(Polycom)이 양분하며 독점 구조를 형성하게 되었습니다.

하지만 이때까지만 해도 일반인들에게 화상회의는 낯선 존재였습니다. 넓은 회의실 한 켠에 마련한 고가의 카메라와 스피커, 마이크, 스피커 장비 등으로 구성된 화상회의 솔루션은 그럴싸하게 보이지만 실제 사용자에게는 어려운 사용법으로 인해 못쓰는 존재였습니다.

2) 본격적인 발전

화상회의 시스템은 경제적, 사회적 원인으로 변화했지만 특히 IT기술이 비약적으로 성장하며 본격적인 발전을 거듭하게 됩니다. 무선통신 4세대 기술인 LTE와 기가 비트 네트워크의 대중화, 가상현실 등 3차원의 멀티미디어의 확대, 클라우드 기술의 확산으로 인한 비용절감 등을 대표적으로 꼽을 수 있습니다. 덕분에 최근의 화상회의 시스템는 언제 어디서나 누구나 쉽게 소통하고 협업할 수 있는 형태로 발전했습니다.

3.화상회의 적응 장면

현재의 화상회의를 사용하는 방법은 매우 단순해 졌습니다. 사용자는 인터넷이 가능한

곳에서 PC나 핸드폰으로 화상회의 솔루션이나 어플을 실행하고 회의 참가 버튼을

클릭하면 됩니다. 사용자는 참여할 회의ID를 입력하거나 또는 회의 주최자에게

제공받은 공유 링크를 클릭하면 쉽게 회의에 참가할 수 있습니다.

4.코로나 시대에 화상회의가 어떤 도움이 될까?

코로나 화상회의는 사회적 거리 두기로 인해 국가 차원에서 권장되었습니다. 많은 기업들이 재택근무를 도입하였고 대면 회의가 어려워진 상황에서 비대면 화상회의는 중요한 근무방식으로 자리잡게 되었습니다. 온라인 회의 서비스들은 화면과 문서 공유가 가능해 기존 대면 회의와 마찬가지로 실시간 소통이 가능합니다. 화상회의는 시대적 상황으로 급하게 도입되었지만 오히려 대면으로 진행할 때보다 시간과 비용을 절약하고 효율이 높일 수 있다는 평가들도 많았습니다. 

Part2: 화상회의 어디까지 해봤니?

1. 화상회의를 좋아하는 이유

첫번째 장점은 비용을 절감할 수 있다는 것입니다. 대면 회의를 진행하기 위해서 시간과 비용이 필요합니다. 회의를 참석하기 위해 상황에 따라 숙박이나 비싼 항공료를 지불해야할 수도 있습니다.

두번째는 회의와 관련된 다양한 정보를 쉽게 공유할 수 있습니다. 정보를 공유할 때도 링크를 통해 쉽게 가능하며 영상부터 텍스트까지 제한없이 공유할 수 있습니다. 마지막으로 가능한 인원의 범위가 넓어집니다. 기존의 회의방식에서는 물리적 공간이 제한적이기 때문에 참석 인원 역시 제한적입니다. 하지만 화상회의 시스템에 따라 무제한으로 참여기회를 늘릴 수 있습니다.

2. 화상회의가 부담되는 이유

첫번째 이유는 인터넷 연결 환경입니다. 회의에 참석하기 위해 인터넷 연결이 필수적이며 가장 기본적인 기능입니다. 만약 인터넷 연결이 안정적이지 않게 되면 회의 참가자의 음성이나 시각적 이미지 등을 원활하게 전달하기 어렵게 됩니다. 두번째는 다양한 오류 발생 문제입니다. 앞서 언급한 인터넷 환경에 문제가 없더라도 재택근무 화상회의의 경우 참가자마다 다른 기기환경으로 인해 다양한 오류가 발생할 수 있습니다. 마이크 연결 문제, 카메라 작동 문제 등 다양한 요소들이 오류를 발생시키며, 이로 이해 참가자들이 회의에 집중하기 어려울 수도 있습니다.

마지막으로 상대를 파악하기 어려워집니다. 작은 화면으로 상대방의 얼굴과 상체만을 볼 수 있기 때문에 미세한 표정 변화, 바디랭기지 등을 파악할 수 없습니다. 심지어 동시에 한 화면에 많은 참가자들이 등장하기 때문에 더 부담으로 다가올 수 있습니다.

3. 화상회의 어디까지 해봤니?

화상회의 솔루션인 마이크로소프트의 팀즈(Teams)는 앞으로의 화상회의는 물리적인 대면 회의와 같은 환경을 구현하는 방향으로 발전할 것이라 말했습니다.

앞으로 화상회의를 진행하는 공간에는 여러 대의 카메라가 장착될 것입니다. 이 카메라는 말하는 사람을 감지하고 자연스럽게 화면 각도를 변경할 수 있고 사실적인 음향 지원을 위해 추가적인 스피커와 마이크가 필요하게 될 것이라고 말했습니다.

특히 마이크로소프트가 발표한 영상은 자칫 미래지향적으로 보이지만 현재 화상회의 솔루션들의 기본 기능으로도 구현이 가능하기 때문에 기업이 도입하는 것도 어렵지 않다고 말했습니다.

출처 : https://youtu.be/ljh7xlj0WjQ

Part3: 화상회의를 더 재미있게 만든 방법--Boardmix

보드믹스(Boardmix)는 온라인 화이트보드 기반 협업툴로, 팀의 효율성을 높이고 자유로운 상상력을 발휘할 수 있도록 다양한 도구를 통합한 플랫폼입니다.

보드믹스는 창의적인 영감과 아이디어를 사용자가 원하는 파일 형식으로 시각화할 수 있어 매우 유용합니다. 보드믹스에서 지원하는 다양한 템플릿과 라이브러리를 사용해 기업에 필요한 보다 전문적인 업무용 문서와 다이어그램 등을 쉽게 작성할 수 있습니다.

보드믹스는 효율적인 커뮤니케이션을 위해 댓글과 채팅 기능뿐만 아니라 화상회의 기능을 지원하고 있습니다. 팀원들과 얼굴을 마주보며 회의를 진행하고 동시에 작업보드에서 함께 실시간으로 작업을 공유할 수 있습니다. 빠른 피드백이 가능하기 때문에 원격으로 협업을 해야할 경우 특히 도움이 되는 협업툴입니다.

줌(Zoom)을 비롯한 대부분의 화상회의 솔루션들도 파일 공유와 채팅창 기능을 제공하고 있지만 팀원들과 함께 문서나 다이어그램 등의 작업을 동시에 해야하는 경우라면 보드믹스를 추천합니다.

화상회의 시작하자

마무리

화상회의는 코로나라는 환경적 요인으로 인해 급격하게 도입된 만큼 여러가지 한계점들도 지적되고 있습니다. 특히 화면에 집중하게 되어 아이디어가 필요한 창의적인 업무에 치명적이라는 연구 결과가 발표되기도 했습니다.

보드믹스는 기존의 화상회의 솔루션들과는 달리 실시간 동시 작업을 지원하며 창의적인 아이디어 도출에 특화된 협업툴입니다. 차별화된 화상회의 시스템이 필요하다면 보드믹스 사용하세요.