원활한 소통과 업무 진행을 돕는 협업 툴 알아보기, 목적 별 협업 툴 추천

비대면 시대, 원격 근무, 디지털 전환 등 코로나19 팬데믹은 업무 환경의 변화를 가져다주었고 이에 따라 협업 툴의 사용이 급증했습니다. 이전에는 대면 회의하고 문서 파일로 작성하고 이메일을 공유하는 업무 방식이 일반적이었다면 현재는 협업 툴 없이 업무 진행하기 어렵습니다.  이번 포스트에서 업무 유연성과 생산성을 돕는 협업 툴에 관해 알아보겠습니다.

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Part 1: 협업 툴에 관해 알아보기

1. 협업 툴이란?

협업 툴은 이름에서 알 수 있듯이 조직 구성원의 ‘협업’을 목적으로 하는 비즈니스 도구입니다. 협업 플랫폼, 업무 플랫폼 등으로도 불립니다. 대부분 협업 툴은 온라인 기반 SaaS(Software as a Service) 형태이기 때문에 인터넷만 연결되어 있다면 언제 어디서든지 업무할 수 있습니다.

협업 툴 하면 머릿속에 메신저 형태 이미지가 그려지는 분이 많으실 겁니다. 진정한 협업 툴이라고 할 수 있으려면, 단순히 커뮤니케이션만 가능한 메신저를 넘어 업무를 등록하고 자료 파일을 공유하고 화상 회의하는 등 협업 기능까지 한곳에서 사용할 수 있어야 합니다. 팬데믹 후 협업 툴 시장이 커짐에 따라 협업 툴 종류가 다양해졌습니다. 프로젝트 관리뿐만 아니라 CRM, 영업 관리, 인사 관리 등 목적과 조직 특성에 따라 협업 툴을 골라 사용할 수 있습니다.

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2. 협업 툴의 필요성

외장 하드나 이메일로 업무를 주고받으며 협업할 수 있지만 정보와 자료가 여러 군데로 분산되기 때문에 업무 이력을 관리하기 어렵고 추후 자료를 다시 찾는 데에 많은 시간이 소요됩니다. 이메일을 찾다가 담당자에게 전화해서 재전송 요청하거나 파일 다운로드 기간이 만료되어 자료를 잃어서 곤란해진 경험을 한 번쯤 해보신 적 있으실 겁니다. 그래서 이런 문제를 예방하기 위해서 팀의 모든 자료를 한곳에 보관하고 커뮤니케이션할 수 있는 공간이 반드시 필요합니다.

온라인 협업 툴은 클라우드를 제공하기 때문에 자료를 보관하기 용이하고 언제 어디서나 안전하게 확인할 수 있습니다. 정신없게 여기저기 쌓여 있는 이메일을 떠나 협업 툴을 사용한다면 프로젝트 별로 분류하여 정보와 자료를 원활하게 공유하고 팀원들과 커뮤니케이션하여 업무 생산성을 극대화할 수 있습니다.

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3.그룹웨어와 협업 툴의 차이

그룹웨어와 협업 툴 모두 조직의 목표를 달성하기 위해 서로 협력하고 원활하게 업무 수행하게 돕는 비즈니스 도구이지만 상이합니다. 그룹웨어는 기업 메일, 전자결재, 근태 관리 등 전사적으로 비즈니스 운영에 도움이 되는 다양한 기능을 패키지 형태로 제공되는 솔루션입니다. 초기에는 기업 내 서버 개발 혹은 패키지 제품을 기반으로 커스터마이징하여 구축하는 형태로 보급되었지만, 클라우드 확산에 따라 월 이용료 지불하고 사용하는 SaaS로도 제공되고 있습니다.

반면에 협업 툴은 기본적으로 SaaS 클라우드 서비스를 기반으로 하며, 메신저, 화상 회의 등 팀 커뮤니케이션에 초점 맞춰 진화되었습니다. 슬랙(Slack)이 가장 대표적인 메신저형 협업 툴입니다.

조직 특성이나 필요한 목적과 기능에 따라 그룹웨어 혹은 협업 툴 중 하나 선택하여 사용하거나 두 가지 서비스를 API 연동하여 함께 사용할 수도 있습니다.

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Part 2: 목적 별 협업 툴 추천

팬데믹이 가져온 업무 환경 변화로 인해 협업 툴 시장이 급격히 성장했고 협업 툴 종류가 아주 다양해졌습니다. 조직의 특성, 업무 방식, 목적에 부합하는 협업 툴을 선택하는 것이 중요합니다. 그중 대중적으로 많이 사용하고 있는 협업 툴을 소개해드리겠습니다.

1. 슬랙 Slack

슬랙은 모든 규모의 비즈니스에서 가장 널리 사용되는 대표적인 협업 플랫폼입니다. 다이렉트 메시지, 그룹 메시지, 음성 통화, 화상 통화를 비롯한 모든 업무 커뮤니케이션을 하나의 플랫폼에 결합하였기 때문에 빠르게 업무 확인하고 의사 결정하는 환경을 조성합니다. 주제, 팀별로 생성된 채널을 통해 작업 상황과 파일을 언제든지 공유할 수 있기 때문에 팀원 모두 쉽게 파악할 수 있고 업무 투명성이 높아집니다. 대화 내용이나 파일이 모두 검색되기 때문에 누구라도 추후 이전 업무를 파악하고 더 나은 의사 결정할 수 있습니다. Gmail, Zoom 등 2,400개 이상의 앱과 서비스를 연동해서 기능 확장하여 생산성을 높일 수 있습니다.

• 빠른 커뮤니케이션과 의사결정을 중시하는 조직에 적합
• 채널에서 파일 및 문서 공유, 대화 내용 검색 용이
• Slack Connect로 외부 파트너와 협업 용이
• Gmail, Trello, Zendesk, Zoom 등 외부 앱 연동하여 기능 확장

2. 지라 JIRA

지라는 아틀라시안(Atlassian)사가 개발한 협업 툴로 특히 개발 조직에서 많이 사용됩니다. 개발자들이 사용하는 개념과 업무 환경을 고려하여 만들어졌기 때문에, 기획부터 출시까지 이슈 트래킹, 작업 관리, 스프린트 계획, 릴리즈 관리 등 애자일 개발 프로젝트에 최적화된 협업 툴입니다. 지라로 단일화하여 통합적인 업무 관리 환경을 조성할 수 있으며 프로젝트 진척 사항을 파악하기 용이하고 팀원들의 객관적인 일감 추적이 가능하여 투명하고 효율적으로 관리하기 용이합니다.

• 개발 조직에 적합
• 애자일 개발 프로젝트 관리 최적화
• 대시보드 시각화, 커스텀 워크플로, 히스토리 관리, 투명한 리소스 관리
• 로드맵, 스크럼 보드, 스프린트 분석, 인사이트 등 다양한 협업 기능 제공
• Github, Slack 등 사용 목적에 따라 3000개 이상 다양한 애드온을 통한 기능 확장

3. 노션 Notion

노션은 누구나 쉽게 노트, 스케줄, 업무 등 기록하는 위키 기반 협업 툴입니다. 개인 업무 관리뿐만 아니라 공동 편집 기능을 사용하여 팀원들과 협업할 수 있습니다. 노션은 기본적으로 폴더 구조가 아닌 페이지 간의 관계 중심으로 구성되어 있기 때문에 맥락에 따른 업무를 할 수 있도록 최적화되어 있습니다. 노션의 가장 큰 특장점은 동일한 데이터라도 뷰(View)를 다양하게 설정하여 자신이 원하는 뷰로 볼 수 있는 자유도가 크다는 점입니다. 사용자가 얼마나 노션의 기능을 응용해서 사용하느냐에 따라 확장성이 높아질 수 있기 때문에 프로젝트 혹은 팀에 맞는 최적화된 협업 환경을 구축할 수 있습니다.

• 문서 기반 업무하는 조직에 적합
• 사용자 목적에 따라 유연하게 사용
• 맥락에 따라 가독성 높은 노트 정리
• 칸반 보드, 대시보드, 위키 등 커스텀 뷰
• 편집 가능한 수천 개의 템플릿 제공

4. 보드믹스 Boardmix

Boardmix는 프로젝트와 관련된 모든 정보를 무제한 확장성이 있는 보드에 수용하며, 팀원들과의 긴밀한 커뮤니케이션을 촉진하는 협업 툴이라고 표현할 수 있습니다. 이것은 마치 화이트보드에 포스트잇을 붙이는 것처럼 아이디어를 직관적으로 시각화할 수 있게 해줍니다. 또한, 엑셀, 문서와 같은 다양한 파일의 공유를 지원하기 때문에, 사용자가 어떻게 활용하느냐에 따라 팀의 특성에 딱 맞는 최적의 협업 환경을 조성할 수 있습니다.

Boardmix는 제한 없는 클라우드 저장 공간을 제공하므로, 대용량 파일마저도 쉽게 공유할 수 있다는 장점이 있습니다. 프로젝트에 참여하는 팀원들 뿐 아니라 이해관계자, 외부 파트너들까지도 초대하여 공동 작업을 진행하고, 실시간 영상 회의, 메시지 채팅, 코멘트 작성 등 다양한 커뮤니케이션 도구를 활용하여 빠른 승인과 의사결정을 가능하게 합니다.

• 프로젝트 중심 커뮤니케이션하고 의사결정하는 조직에 적합
• 무한 확장 가능한 보드, 무제한 클라우드 용량 지원
• 온라인 웹 기반 실시간 동기화 및 협업 기능 지원
• 프로젝트 중심의 기능 설계로 빠른 업무 처리
• 스티커 메모, 이미지, 마인드 맵, 비디오, 다이어그램 등 무제한 추가
• 아웃라이어, 슬라이드 쇼, 히스토리 버전 관리 기능 지원
• 칸반 보드, 타임라인, 플로우차트, 전략계획 등 다양한 다이어그램 제공
• 최신 버전으로 지속적인 무상 업그레이드 지원

Part 3:협업 툴 정보 정리

미지막

이렇게 업무 유연성과 생산성을 돕는 협업 툴에 관해 자세히 알아보았습니다. 정신없게 여러 이메일을 주고받으며 업무했었지만, 한 곳에 업무를 공유하고 바로 커뮤니케이션할 수 있는 협업 툴을 사용하니 빠르게 의사결정되고 효율적으로 업무 진행됩니다. 위에 추천해 드린 협업 툴 외에도 다양한 협업 툴이 있습니다. 협업 툴마다 장단점이 있기 때문에 직접 사용하여 팀에 적합한 협업 툴을 선택하시는 것을 권장합니다. 대체로 무료로 협업 툴을 이용 가능하나 주요 기능을 이용하는 데에 제한이 많습니다.

Boardmix는 무료 이용자도 무제한 보드에서 풍부한 리소스와 효율적인 협업 기능을 자유롭게 이용할 수 있습니다. 보드믹스를 사용하여 효율적으로 프로젝트를 관리하고 팀원과 소통해 보세요!

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