Acerca de la plantilla de diagrama de afinidad
¿Qué es un diagrama de afinidad?
En un brainstorming surgen varias ideas; por lo tanto, categorizarlas y elaborar un resultado simplificado puede resultar complicado. Hoy en día, la mayoría de las empresas y organizaciones utilizan herramientas de gestión como los diagramas de afinidad. En su forma más simple, los diagramas de afinidad son colecciones de grandes cantidades de información que se organizan en temas o grupos basados en relaciones.
Historia del diagrama de afinidad
Un diagrama de afinidad no es nuevo para las empresas y organizaciones. De hecho, el mapeo de afinidades fue desarrollado por el antropólogo japonés Jiro Kawakita en la década de 1960. Algunos lo llaman el método KJ en honor a su inventor, Kawakita.
Propósito del diagrama de afinidad
Las organizaciones utilizan un diagrama de afinidad para dar sentido a grandes volúmenes de hechos e información mixtos, como necesidades de los usuarios, opiniones, conocimientos, lluvias de ideas y preocupaciones de diseño. Además de organizar ideas y datos, el diagrama también se utiliza para desarrollar decisiones o planes simplificados y completos para proyectos específicos de la empresa.
Proceso de creación de un diagrama de afinidad
Recopilación de datos
Una empresa debe tener datos para organizarse. Estos datos no necesariamente tienen que estar en el resultado final del diagrama. En la mayoría de los casos, la información se puede escribir en papel, tarjetas o notas adhesivas, que se organizarán en las etapas posteriores de la creación del diagrama.
Brainstorming
La discusión entre sus miembros es esencial para generar ideas y datos para el diagrama de afinidad. Los datos generados aquí aún están sin procesar y necesitarán más discusión a medida que avanza el proceso. Sin embargo, se debe considerar que las ideas deben estar relacionadas con las vías principales en las que se enfoca el grupo durante el brainstorming.
Observación
Junto con la lluvia de ideas, los equipos también deben analizar si la información es suficiente para cubrir el objetivo de la organización. Durante esta fase, los miembros también pueden decidir el tipo de plantilla de diagrama de afinidad que pueden utilizar una vez que hayan organizado toda la información.
Encuestas
Las organizaciones recopilan datos a través de encuestas a encuestados específicos. Las encuestas suelen ser útiles para evaluar la probabilidad de que un mercado objetivo acepte un determinado servicio o producto. Como ya sabe, existen varios tipos de encuestas, y debe clasificarlas en función de los objetivos específicos del proyecto.
Información de categorización
Identificación de similitudes
Al fin y al cabo, el reto consistiría en categorizar los datos necesarios. Sin embargo, antes de poder agrupar la información en una plantilla de diagrama de afinidad, su equipo debe evaluar las similitudes de los datos. También debe saber que, antes de crear el diagrama, debe haber categorías específicas en las que se encuadrarán estos datos. Una vez identificadas estas categorías, será más fácil evaluar las similitudes.
Organización de elementos similares
Puede resultar más fácil organizar elementos similares cuando asigna colores o formas para cada categoría. Esto resulta útil cuando hay que trabajar con grandes volúmenes de datos. En cualquier caso, los equipos deben estar alineados a la hora de organizar estos elementos; de lo contrario, podría afectar al resultado del diagrama de afinidad.
Creación del diagrama
Construcción del esqueleto del diagrama
Mientras que puede confiar en una plantilla de diagrama de afinidad prefabricada para su esqueleto, otras organizaciones prefieren diseñar el suyo propio. Cualquiera que elija, todo se reducirá a que el borrador sea lo más sencillo y completo posible. Debe tener en cuenta las categorías principales y su jerarquía en el esqueleto.
Colocación de elementos en categorías
Como ya ha organizado los elementos similares, solo tiene que colocarlos en las categorías exactas. La mayoría de los software actuales le permiten dibujar diagramas con sus PC y portátiles e introducir los elementos esenciales para cada cuadro de su diagrama. Asegúrese de que no se deja ningún dato atrás, lo que también puede afectar al resultado final del diagrama.
Perfeccionamiento del diagrama
Además de analizar el aspecto general de la plantilla del diagrama de afinidad, merece la pena revisar los pasos que ha realizado en el diagrama. Esto garantiza que los datos colocados en el diagrama se orientan hacia el objetivo principal del grupo. De lo contrario, podrá realizar los cambios necesarios antes de la aprobación final.
Beneficios de utilizar el diagrama de afinidad
Organización de datos
Varias ideas pueden resultar abrumadoras, incluso para las organizaciones más destacadas. El diagrama de afinidad permite agrupar información similar para una recopilación de datos más simplificada y concisa.
Identificación de patrones
Al revisar estas ideas y datos, los grupos pueden establecer conexiones significativas entre ellos o identificar temas recurrentes que podrían haber sido más evidentes inicialmente. Estos temas y patrones son útiles en la creación de iniciativas para lograr objetivos específicos de la empresa.
Fomento de colaboración
Tanto si se trata de recopilar datos de compañeros, miembros del equipo o encuestas, la creación de la plantilla del diagrama de afinidad involucrará a varias personas. Como resultado, anima a todos los involucrados a dar sugerencias, aportaciones y otras ideas para crear un mejor diagrama para el grupo. Como ya sabe, cuantas más ideas, mejor será para la organización.
Optimización de toma de decisiones
Como el diagrama le permite simplificar el volumen de datos recopilados, facilita la toma de decisiones. El diagrama de afinidad ilustra claramente la dirección del grupo para alcanzar un objetivo o una meta concretos. También le evitará factores innecesarios que afectan a la toma de decisiones de la organización.
Aplicaciones del diagrama de afinidad
Resolución de problemas
Puede crear resoluciones de preocupaciones y problemas dentro de una organización utilizando una plantilla de diagrama de afinidad. Los equipos pueden organizar los problemas específicos, sus causas, las posibles soluciones y el proceso para lograr estas soluciones para resolver el problema. El diagrama también puede enumerar los posibles efectos de cada resolución. De este modo, los equipos pueden evaluar qué respuestas son las más efectivas.
Planificación de proyectos
En definitiva, el diagrama de afinidad es una de las herramientas de planificación y gestión. Las empresas suelen confiar en el gráfico para crear una mejor dirección antes de lanzar el proyecto. Algunas categorías presentes en el diagrama incluyen mercado objetivo, logística y campañas de marketing.
Mejora de procesos
A medida que evolucionan los mercados y la tecnología, también cambian los procesos de una organización. Con los diagramas de afinidad, las empresas pueden evaluar si sus procesos actuales son suficientemente eficientes; de lo contrario, pueden idear otros métodos para mejorar los procesos organizacionales. Parece un diagrama de afinidad de resolución de problemas, pero no se centra tanto en el problema existente.
Investigación de mercado
También puede utilizar un diagrama de afinidad para identificar las preferencias y necesidades del mercado objetivo de su empresa. La investigación de mercado es esencial para mantener la competitividad de su empresa entre otras marcas de su nicho. Y lo más importante es que también puede desarrollar formas de llegar a más mercados objetivo a medida que avanza.
Ejemplos de diagramas de afinidad
Aplicaciones de negocios
A continuación se muestra un ejemplo de diagrama de afinidad cuyo objetivo es promocionar una empresa en su mercado. El creador utilizó varios colores para cada categoría principal para identificar rápidamente las diferencias. El diagrama parece sencillo, pero recuerde que, al crear una estrategia de marketing para una marca, es mejor añadir subcategorías para un enfoque más específico. La mayoría de los programas de diagramación actuales le permiten hacerlo, así que debe aprovecharlos al máximo.
Aplicaciones educativas
Las lecciones escolares, como la literatura y las ecuaciones matemáticas, pueden resultar muy complicadas para algunos alumnos. Tanto los estudiantes como los profesores pueden utilizar una plantilla de diagrama de afinidad para crear relaciones entre conjuntos específicos de ecuaciones. De este modo, no es necesario repasar un libro entero para familiarizarse con la resolución de problemas. Además, puede crear resúmenes de libros y otras piezas literarias utilizando el diagrama.
Aplicaciones sanitarias
La elaboración de historiales médicos es esencial en el campo de la medicina. Es donde se registra la información médica y personal de los pacientes. En la mayoría de los casos, las clínicas y hospitales lo necesitan para hacer un seguimiento del estado de los pacientes. A continuación se muestra un ejemplo de diagrama de afinidad que los médicos pueden utilizar para registrar los historiales fundamentales de los pacientes. Aunque puede ser diferente de los historiales utilizados por la mayoría de los hospitales, el diagrama puede resultar útil si se desea una hoja de información del paciente más sencilla y especificada.
Aplicaciones gubernamentales
Se trata de una ilustración relativamente sencilla para evaluar las iniciativas logísticas de una ciudad. La plantilla del diagrama de afinidad incluye cuatro categorías principales; sin embargo, puede añadir más si cree que hay otros factores significativos a tener en cuenta. Además de evaluar la efectividad de la logística de la ciudad, esta herramienta también permite a las instituciones mejorar sus procesos si la evaluación no supera los criterios.