En un entorno laboral ajetreado, el tiempo suele ser escaso, así que las cosas se hacen lo más rápido posible. Las empresas no pueden permitirse el lujo de celebrar un desayuno de trabajo diario para ponerse al día, lo que llevaría una hora o más. De ahí que la reunión diaria de scrum se haya convertido en una parte valiosa de la jornada laboral.
¿Qué es una reunión diaria de scrum?
La reunión diaria de scrum, también conocida como reunión diaria de pie, es una sesión de colaboración vital en la que los empleados del departamento o los miembros del equipo del proyecto se reúnen al principio del día para poner a todo el mundo al día de los avances y objetivos del proyecto. Comienza con una recapitulación exhaustiva de los logros del día anterior, lo que permite a todos celebrar los logros y tomar impulso para el día siguiente. A continuación, un repaso exhaustivo de los planes viables para el día en curso garantiza que todos estén alineados y sean conscientes de sus responsabilidades.
Por último, la reunión se centra en identificar y abordar los posibles retos y obstáculos, fomentando un enfoque proactivo para la resolución de problemas y garantizando que el trabajo progrese de forma fluida y eficiente. Esta práctica diaria estructurada e integradora fomenta una comunicación eficaz, impulsa la cohesión del equipo y, en última instancia, conduce al éxito del proyecto.
Aunque se denomine reunión de pie, no hay ninguna norma que diga que todos tienen que estar de pie durante la reunión. Sin embargo, eso es lo que ocurre con frecuencia, ya que todos prefieren permanecer de pie hasta que finaliza la discusión. Lo ideal es que la reunión diaria de scrum dure 15 minutos o menos. Y para mantener sus reuniones dentro de esta estricta limitación de tiempo, es muy recomendable que utilice una plantilla de reunión diaria de scrum que le sirva de guía.
¿Por qué son necesarias las reuniones diarias de scrum en su empresa?
Mucho más que un ritual al que las empresas se han acostumbrado, la reunión diaria de scrum tiene en realidad múltiples propósitos. El objetivo principal de estas reuniones es mantener a todo el mundo en la misma página y promover una mejor colaboración hacia la consecución del objetivo colectivo.
Comprobar el progreso hacia el objetivo
Es crucial conocer el progreso, ya que esto mostrará si el proyecto va por buen camino o si es necesario acelerar para alcanzar el objetivo. Los informes diarios de todos los miembros garantizarán que todos sepan exactamente qué progresos se han hecho.
Impulsar la eficacia y la colaboración
La reunión diaria de scrum revela qué áreas de un proyecto son especialmente difíciles y requieren más apoyo. Con esta información, puede reasignar recursos o mano de obra en consecuencia para mantener el equilibrio y seguir avanzando. Además, los comentarios constantes mantienen un nivel saludable de esfuerzo colaborativo hacia el éxito de la empresa.
Promover la autoorganización
Una reunión diaria anima a todos los miembros a gestionar y organizar adecuadamente su trabajo y a rendir cuentas de la función que se les ha asignado. Elimina la necesidad de que una persona específica controle el progreso y gestione el flujo de trabajo, y permite al director del proyecto centrarse en las tareas más cruciales.
Consejos prácticos para realizar una reunión diaria de scrum eficaz
No existen reglas rígidas sobre cómo llevar a cabo una reunión diaria de scrum eficaz, pero hay directrices generales que la mayoría de los equipos siguen, así como algunos consejos de eficacia probada que le ayudarán a aprovechar al máximo su reunión diaria.
Realice la reunión a la misma hora y en el mismo lugar todos los días
Este tipo de coherencia ayuda a establecer la reunión como parte integrante de cada jornada laboral. A menudo se hace por la mañana, antes de empezar a trabajar, cuando todo el mundo está fresco y las mentes son más agudas. Algunos prefieren hacerla como actividad culminante al final de la jornada, lo que también tiene sentido.
Independientemente del horario y el lugar elegidos, es fundamental seguir una plantilla de reunión diaria de scrum para mantener la coherencia y que la reunión sea lo más breve posible.
Cubra todos los temas relevantes pero mantenga las discusiones concisas
Recuerde que la reunión diaria no debe durar más de 15 minutos. Al dar sus informes o comentarios, todo el mundo debe ceñirse a lo esencial y abstenerse de iniciar discusiones innecesarias. Por supuesto, esto no significa que las ideas que se salgan del tema deban descartarse. Si a alguien se le ocurre algo brillante, anótelo y organice una reunión aparte para discutirlo, y mientras tanto siga la plantilla de la reunión diaria de scrum.
Todos los miembros del equipo deben responder a las 3 preguntas
Una reunión diaria de scrum funcionará mejor si todos los participantes relevantes están presentes y participan activamente. Esto significa que todos deben responder a las tres preguntas – qué han logrado el día anterior, cuáles son sus tareas para hoy y a qué retos o dificultades se han enfrentado.
Reconozca los buenos avances
Cuando un miembro del equipo logra un pequeño objetivo o alcanza un hito, el equipo debe mostrarle su agradecimiento con un aplauso o una palmada en la espalda. Es una forma estupenda de mantener la motivación de todos.
¿Cómo utilizar la plantilla de reunión diaria de scrum?
La plantilla de reunión diaria de scrum es una herramienta indispensable para mantener ágiles las reuniones diarias. Antes de utilizar la plantilla para sus reuniones, personalícela para incluir a todos los miembros del equipo, asigne colores únicos a cada miembro y reorganícela para representar la estructura de su equipo de forma eficaz. Una vez que comienza la reunión, cada persona tiene acceso a la plantilla de la reunión diaria de scrum, que contiene tres secciones que debe rellenar.
Este enfoque personalizado garantiza una colaboración fluida y mejora el compromiso del equipo durante la reunión diaria, facilitando un entorno de trabajo productivo y orientado a los objetivos. Cada sección corresponde a una de las tres preguntas de scrum. Los miembros se turnarán para compartir sus respuestas a la pregunta hasta que todos hayan tenido su turno.
La plantilla de reunión diaria de scrum proporciona una cantidad significativa de orden y coherencia a la reunión diaria, pero depende de los participantes aportar información de calidad que haga que estas reuniones sean un éxito.
Preguntas frecuentes sobre la reunión diaria de scrum
¿Cuál es el formato de la reunión diaria de scrum?
Se trata de una reunión de 15 minutos diseñada para proporcionar información actualizada, planificar lo que se va a hacer durante el día y realizar ajustes para superar los obstáculos.
¿Cuáles son las 3 preguntas que se hacen durante una reunión diaria de scrum?
El formato de las preguntas varía en función de la plantilla de reunión diaria de scrum que se utilice, pero básicamente se pregunta qué se ha hecho, qué se va a hacer durante el día y qué problemas se han encontrado.
¿Cómo me preparo para una reunión de scrum diaria?
Antes de que comience la reunión, ya debe tener una respuesta para cada una de las tres preguntas, porque no hay tiempo para demoras. Algunos grupos permiten a los miembros responder a las preguntas en la plantilla de la reunión diaria de scrum para que, cuando empiece la reunión, puedan ir directamente a compartir las respuestas.