En las empresas, hay muchas entidades que desempeñan diferentes papeles en las operaciones, y todas contribuyen al éxito o fracaso final de la empresa. Hay tecnología, información, procesos, personas y muchos más. Para garantizar que se logran los objetivos empresariales, todos y cada uno de los procesos que se ponen en marcha deben ser cuidadosamente preparados, seguidos, mejorados y, en última instancia, perfeccionados. Los diagramas de flujo de datos ofrecen una forma eficaz de hacer exactamente eso.
¿Qué es un diagrama de flujo de datos?
Un diagrama de flujo de datos o DFD es una representación visual de cómo fluyen los datos a través de su empresa u organización. Permite seguir los datos desde la entrada hasta la salida, así como todos los procesos intermedios. La función principal del DFD es ofrecerle una comprensión clara de cómo los datos atraviesan el sistema, lo que le permite identificar áreas problemáticas en la operación. Con este conocimiento, puede crear estrategias para hacer que el flujo sea más eficiente o tal vez recomendar una revisión completa del sistema si es necesario.
Historia del diagrama de flujo de datos
Los diagramas de flujo de datos se popularizaron a finales de los años 1970. Su origen se remonta a un gráfico que se utilizaba para representar el flujo de trabajo de una organización en un estudio. Se puso de moda rápidamente porque era sencillo y muy fácil de entender. En comparación con las largas explicaciones textuales que utilizaban términos complejos y resultaban en gran medida aburridas, el diagrama de flujo de datos era mucho mejor para mantener la atención de la gente. Lo más importante es que conseguía transmitir los mismos conceptos explicados en el texto con una representación gráfica muy sencilla.
¿Qué es un flujo de datos?
Los datos son algo que todo el mundo encuentra y utiliza a diario. En un entorno empresarial, toneladas de datos pasan continuamente por la oficina cada día. Incluso en casa, participamos en múltiples flujos de datos sin darnos cuenta.
Supongamos que pide comida en línea, transmitirá su pedido y su información de contacto al vendedor. Una vez confirmado el pedido, usted envía el pago, ellos le entregan un recibo digital y le envían la comida a su dirección. Es un flujo de datos muy sencillo.
Niveles del diagrama de flujo de datos
Por supuesto, los flujos de datos no siempre son tan sencillos. En algunos, los datos pasarán por múltiples procesos y quizá sufran algunas modificaciones por el camino. Otros implicaban el flujo de varios bits de datos a la vez. Debido a su gran diversidad, los diagramas de flujo de datos se clasifican en distintos niveles, en función de la complejidad de la transferencia de datos.
Nivel 0
Los DFD de nivel 0 son, con diferencia, los más comunes y también los más intuitivos. También conocidos como diagramas de contexto, estos DFD de nivel 0 muestran la transferencia de información a través de un proceso o sistema de alto nivel. Son poco técnicos y casi todo el mundo puede entender fácilmente estos diagramas incluso sin una explicación.
Nivel 1
Al igual que los diagramas de contexto, el diagrama de flujo de datos de nivel 1 también ofrece una visión general de un proceso y de los datos que lo atraviesan. Como siguen siendo de alto nivel, siguen siendo bastante fáciles de entender. Sin embargo, hay muchos más detalles porque la simple transferencia también se divide en procesos más pequeños, y el diagrama muestra cómo pasan los datos por estos subprocesos.
Nivel 2
El nivel 2 es mucho más detallado porque en él cada una de las rutas de datos de un DFD de nivel 1 se divide en subprocesos granulares. Estos diagramas son mucho más complejos y pueden resultar muy difíciles de seguir para la mayoría de la gente. Pero son muy útiles para fines como el análisis de sistemas, la resolución de problemas y muchas otras operaciones vitales de nivel inferior.
Nivel 3
Estos tipos de DFD son extremadamente raros y extremadamente complejos. Aunque a mucha gente le pueda extrañar que existan estos diagramas, en ocasiones se utilizan para procesos muy detallados y son muy valiosos en estas operaciones.
¿Cómo hacer un diagrama de flujo de datos?
La creación de un diagrama de flujo de datos puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de cuánto detalle esté involucrado en el proceso o sistema que desea analizar.
1. Elija un proceso
En realidad, se puede crear un diagrama de flujo de datos a partir de cualquier proceso o sistema. Si solo quiere practicar sus habilidades de DFD, sería aconsejable elegir un proceso relativamente sencillo.
2. Identifique los componentes
Esto incluye todas las entidades externas e internas, los procesos, los almacenes de datos y, por supuesto, el flujo de datos completo. A menudo, el flujo de datos va en más de una dirección, por lo que hay que tenerlo muy en cuenta.
3. Dibuje el diagrama de flujo de datos
Una vez identificados todos los componentes, puede empezar a dibujarlos en un diagrama de nivel 0. Puede hacerlo a mano o utilizar una plantilla de diagrama de flujo de datos como la que tenemos en Boardmix. Una plantilla realmente facilita el proceso y también garantiza que sus dibujos sean ordenados y organizados.
4. Amplíe a DFD de nivel 1
A menos que le baste con un diagrama de contexto, puede ampliar lo que tiene en un Nivel 1, añadiendo más detalles y más componentes si es necesario.
5. Repita según sea necesario
Siga ampliando su diagrama y añadiendo componentes hasta que haya alcanzado el nivel que pretende crear.
¿Quién utiliza el diagrama de flujo de datos?
Casi todo el mundo puede utilizar un diagrama de flujo de datos, pero son especialmente útiles para las entidades que intentan diseñar un nuevo sistema y buscan una forma de visualizar cómo se mueven los datos a través de los componentes de ese sistema.
Equipo de crecimiento
Un equipo de crecimiento es un grupo de personas que utilizan datos para apoyar las funciones de los departamentos de ventas, marketing y otros, con el objetivo último de promover el crecimiento de la empresa. Dado que los equipos de crecimiento trabajan principalmente con datos, tiene mucho sentido que utilicen con frecuencia diagramas de flujo de datos para analizarlos y proponer estrategias adecuadas para impulsar el crecimiento de la empresa.
Analistas de datos
Una vez más, los datos son el principal ingrediente utilizado en las funciones cotidianas de los analistas de datos. Por tanto, no es una gran sorpresa que se encuentren entre los usuarios más frecuentes de DFD. De hecho, los analistas de datos suelen utilizar DFD de nivel 3 para sus operaciones.
Equipos de productos
El objetivo de los equipos de producto es averiguar cómo responden los clientes a un determinado producto. Parte de su procedimiento para lograr este objetivo consiste en seguir la información que los clientes dejan sobre el producto o que es relevante para él. Una DFD es muy útil para ayudar a los equipos de producto a trazar el flujo de estos datos.
Consejos para hacer un buen diagrama de flujo de datos
En primer lugar, no se deje intimidar aunque parezca un proceso complejo. Recuerde que siempre se empieza por el muy sencillo Nivel 0, que cualquiera puede hacer. A medida que avance por los niveles superiores, siempre puede pensar en cada nivel como un Nivel 0, lo que facilita la ampliación.
También es muy importante que utilice las formas, líneas o flechas adecuadas para crear su dibujo. Utilizar una plantilla de diagrama de flujo de datos puede ser de gran ayuda, ya que los símbolos adecuados están ahí y solo tiene que introducir la información.
Independientemente de la complejidad del proceso o sistema elegido, comience siempre con un DFD de nivel 0 y vaya ampliándolo gradualmente.