Acerca de la plantilla de matriz de Eisenhower
Explicación de la matriz de Eisenhower
La Matriz de Eisenhower es una herramienta sencilla y directa diseñada para ayudarle a organizar sus tareas y saber cuáles debe priorizar. Debe su nombre al expresidente de Estados Unidos Dwight D. Eisenhower, que en un discurso pronunciado en 1954 dijo que sus problemas se dividían en dos tipos – urgentes e importantes.
Este sistema es práctico tanto para fines profesionales como personales. Cada tarea se clasifica según su importancia y urgencia y se coloca en su zona correspondiente de la matriz. Tanto si está al frente de un gran proyecto corporativo como si solo intenta cumplir con sus tareas cotidianas, una Plantilla de matriz de Eisenhower le resultará muy útil.
Importancia de la matriz de Eisenhower
Sucede tan a menudo en nuestras ocupadas vidas que nos sentimos abrumados por nuestra lista de cosas por hacer. Muchas veces, esa lista parece hacerse cada vez más larga en lugar de más corta, independientemente de lo mucho que ya haya hecho. La matriz de Eisenhower facilita la clasificación de sus tareas para que pueda lograr más y gestionar mejor su tiempo.
Principios básicos de uso y aplicación de la matriz de Eisenhower
Independientemente del tipo de plantilla de matriz de Eisenhower que siga, hay seis principios básicos que siempre debe tener en cuenta a la hora de ordenar sus tareas e introducirlas en la matriz.
- Las tareas que caen dentro de las categorías urgentes deben completarse de inmediato. Posponerlos no es una opción.
- Las tareas importantes, urgentes o no, deben hacerse bien porque tienen un impacto considerable en usted o en su organización.
- Las tareas urgentes e importantes debe realizarlas usted y nadie más.
- Las tareas urgentes pero no importantes deben delegarse en otras personas, mientras usted trabaja en las tareas urgentes e importantes.
- Las tareas que son importantes pero no urgentes deben planificarse y ejecutarse con cuidado y detenimiento. Dedique tiempo a asegurarse de que se hacen bien para poder obtener los mejores resultados posibles.
- Las tareas que no son importantes ni urgentes pueden dejarse para más adelante, ya que no tienen mucha impacto en usted ni en su organización.
Cómo utilizar la matriz de Eisenhower
La plantilla de matriz de Eisenhower consta de cuatro cuadrantes que contienen las tareas según su urgencia e importancia. Para utilizar este sistema, debe empezar por hacer una lista de todas sus tareas. Repáselas una a una y determine a qué cuadrante pertenecen.
Cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower
Cuadrante 1: Tareas importantes y urgentes
A este cuadrante pertenecen las tareas que tienen plazos urgentes y que están impactando significativamente en el resto del proyecto. En otras palabras, son tareas a corto plazo pero cruciales que merecen tu atención inmediata y focalizada.
Cuadrante 2: Tareas importantes pero no urgentes
Este cuadrante contiene tareas que no tienen por qué hacerse de inmediato, pero que requieren una cuidadosa planificación. Puede hacerlas usted solo o solicitar la ayuda de otros miembros de su organización, dependiendo de la naturaleza de cada tarea.
Cuadrante 3: Tareas urgentes pero no importantes
Como son urgentes, estas tareas deben completarse de inmediato. Pero como no son importantes, no tiene por qué dedicarles su propio tiempo. En su lugar, puede delegar este cuadrante en otros miembros de su equipo, pero asegúrese de que terminan las tareas lo antes posible.
Cuadrante 4: Tareas no urgentes ni importantes
En cualquier proyecto, siempre hay tareas que no son importantes ni urgentes, pero que forman parte de la lista de tareas pendientes. La matriz de Eisenhower le permite identificar específicamente estas tareas para que no tenga que malgastar su tiempo y esfuerzo en ellas. Aborde estas tareas solo cuando haya terminado todas las demás.
Priorización de tareas para lograr la máxima eficacia
Una vez que haya clasificado cada tarea de su lista maestra en el cuadrante adecuado, sus prioridades se establecerán de forma natural. Las tareas de los cuadrantes 1 y 2 son las más prioritarias porque son muy urgentes. El cuadrante 3 recibe la mayor prioridad de asignación de tiempo porque es en el que más necesita trabajar. El cuadrante 4 es el menos prioritario en todos los aspectos.
Ejemplos de utilización de la matriz de Eisenhower en entornos personales y profesionales
Ejemplo de matriz de Eisenhower para un director de proyecto
https://analytixminds.com/eisenhower-matrix-examples/
Un director de proyecto suele tener varias tareas simultáneas que parecen igual de importantes. Con la matriz anterior, pueden identificar fácilmente qué tareas hacer primero, cuáles delegar, cuáles programar para más adelante y cuáles eliminar de la lista de tareas pendientes.
Ejemplo de matriz de Eisenhower para personas que trabajan desde casa
https://habitsbuzz.com/work-life-balance-eisenhower-matrix/
Lograr el equilibrio perfecto entre vida laboral y personal es un gran reto para quienes trabajan a distancia desde casa. Aunque en general no es aconsejable combinar tareas personales y profesionales en una misma matriz de Eisenhower, el trabajador a distancia constituye una excepción a la regla. En este caso, priorizar las tareas a través de la matriz ayuda a realizar más trabajo, tanto en el trabajo como en la vida personal.
Beneficios de utilizar la matriz de Eisenhower
Es fácil ver que una plantilla de matriz de Eisenhower ayudaría mucho a alguien que a menudo está desbordado de tareas, o que con frecuencia tiene dificultades para cumplir los plazos. Aquí tiene algunos beneficios concretos de los que puede disfrutar.
Productividad incrementada
Este método le anima a centrarse en una tarea a la vez, empezando por las más importantes y urgentes, en lugar de distraerse con tantas otras tareas de menor prioridad. En última instancia, esto aumenta la productividad y la eficacia en el trabajo.
Reducción del estrés y la ansiedad
La categorización organizada de las tareas que hace posible la plantilla de matriz de Eisenhower permite una visualización sencilla en lugar de una desordenada lista de tareas pendientes, que solo añade estrés a su ya agitada agenda.
Gestión del tiempo mejorada
La plantilla de matriz de Eisenhower promueve una programación eficaz y una delegación adecuada del trabajo, lo que en última instancia resulta en una mejor gestión y asignación del tiempo.
Mayor atención a las tareas prioritarias
Sin utilizar una plantilla de matriz de Eisenhower, es muy fácil distraerse con tareas no tan importantes que podrían estar al alcance de la mano o ser más fáciles de realizar. Pero si sigue la matriz, su concentración se centrará en las tareas más críticas que tienen un mayor impacto en usted o en su empresa.
Desventajas de utilizar la matriz de Eisenhower
A pesar de sus muchos beneficios, hay algunos casos en los que la matriz de Eisenhower puede ser más perjudicial que beneficiosa. Estos son algunos de las posibles desventajas en los que debería pensar.
Posible simplificación excesiva de la priorización de tareas
Una vez que ordena sus tareas utilizando la matriz de Eisenhower, todo parece blanco y negro, cortado y seco, absoluto. Pero todos sabemos que en la vida real no siempre es tan sencillo. Una tarea urgente e importante puede depender de otra que se haya considerado no urgente, lo que plantearía inmediatamente un problema en la matriz.
Dificultad para determinar el nivel de importancia o urgencia de una tarea
En muchos casos, hay un montón de factores de categorización que se solapan para determinar qué tarea es más urgente o más importante que las demás. Algunas tareas pueden ser más importantes de lo que parecen y acabar erróneamente en un cuadrante de menor prioridad en una plantilla de matriz de Eisenhower.
Limitaciones potenciales de la creatividad y la flexibilidad de pensamiento
La matriz requiere que clasifique sus tareas en cajas, por así decirlo. Esto contradice la práctica de pensar fuera de la caja, que podría ser crucial para obtener un resultado general mucho más fructífero.
Alternativas a la matriz de Eisenhower
No cabe duda de la eficacia y la innovación que aporta el método Eisenhower. Pero en caso de que su aplicación no sea adecuada para una situación determinada, hay un par de alternativas que puede utilizar.
El sistema de cuadrantes de Covey
El principio básico del sistema de cuadrantes de Covey es muy similar al método Eisenhower. Sin embargo, la mayor diferencia es que la matriz de Covey se centra en la cantidad de tiempo asignada a las tareas de cada uno de los cuadrantes.
Así, el primer cuadrante, que contiene tareas urgentes e importantes, debe hacerse de inmediato pero no debe llevarle demasiado tiempo. El cuadrante con las tareas urgentes y no importantes también debe hacerse inmediatamente, pero no por usted, ya que no son muy importantes. A las tareas importantes pero no urgentes hay que dedicarles más tiempo porque necesitan una planificación exhaustiva. A las tareas que no son ni urgentes ni importantes hay que dedicarles el menor tiempo posible.
El método ABCDE
Antes hemos mencionado que la matriz de Eisenhower puede presentar algunas dificultades a la hora de determinar qué tareas son más importantes que otras. Una buena alternativa para utilizar en estas situaciones sería el método ABCDE de Brian Tracy.
Este método requiere que primero repase su lista de tareas, clasificando cada tarea principal por prioridad, de la A a la E. A continuación, cada una de estas tareas principales tendrá subtareas que clasificará por número. Siga repasando su lista de tareas hasta que cada una de ellas tenga asignado un número o una letra.
Sistemas de gestión de tareas personalizados
Para las personas que se desplazan o las que están demasiado agobiadas para utilizar una plantilla de matriz de Eisenhower convencional, ahora hay un montón de sistemas personalizados de gestión de tareas que se pueden descargar en línea. Algunos son gratuitos y otros de pago. La mayoría están disponibles para móviles, lo que significa que puede acceder a su lista de tareas pendientes dondequiera que esté.