Algunas personas tienen muy buena memoria, pero incluso a estas personas dotadas les resultaría difícil recordar todo lo que se ha tratado durante una reunión, sobre todo si es larga. Por eso, redactar el acta de una reunión se ha convertido en una práctica habitual. Hoy en día, existen incluso diferentes tipos de plantillas de actas de reuniones que puede utilizar para realizar la tarea de forma más eficaz. Antes de pasar a la plantilla, hablemos de las actas de reuniones.
¿Qué son las actas de reuniones?
Las actas son el registro escrito formal de una reunión, que incluye una relación completa de las discusiones, una lista de asistentes y notas precisas de las intervenciones de cada participante. También se incluyen los puntos clave de la agenda, como decisiones, nuevos objetivos y plazos, para garantizar una documentación completa.
¿Cuál es el objetivo de las actas de reuniones?
Las actas de reuniones constituyen un registro escrito esencial para futuras consultas. Permiten a los directores de proyecto y a los miembros del equipo revisar fácilmente los detalles, aclarar la información y mantener informados a todos los miembros de la organización sobre los avances y los planes. Estos registros integrales fomentan la transparencia, la cohesión y la eficacia en la toma de decisiones, promoviendo una colaboración exitosa en discusiones futuras.
Las actas de reuniones sirven para múltiples propósitos esenciales dentro de una organización. Garantizan que todos los miembros, incluso los que no estaban presentes en la reunión, se mantengan actualizados sobre el progreso y los planes, al tiempo que definen claramente las funciones de los participantes y establecen un calendario fácil de seguir. Además, en algunos casos, las actas de reuniones cumplen requisitos legales, sobre todo en el caso de las grandes empresas, en las que las reuniones del consejo de administración requieren actas debidamente registradas que puedan utilizarse como prueba ante un tribunal, si es necesario. Independientemente del propósito, encontrar la plantilla de actas de reuniones adecuada es crucial para satisfacer eficazmente las necesidades específicas.
¿Por qué son importantes las actas de reuniones?
Las actas de reuniones son de suma importancia para llevar registros, cumplir con los procedimientos de la organización y proporcionar una valiosa referencia para futuros esfuerzos o etapas posteriores de proyectos en curso. Las actas de reuniones proporcionan una documentación completa que promueve una comunicación eficaz, mejora la responsabilidad y fomenta una colaboración fluida entre los miembros del equipo y los interesados.
Los asistentes a la reunión pueden consultar las actas para verificar detalles que hayan olvidado o encontrar aclaraciones. Los no asistentes pueden ponerse al día leyendo el acta completa, lo que garantiza que todos estén informados.
Las actas también son muy importantes para supervisar el rendimiento de la organización o hacer un seguimiento del progreso de un proyecto. Utilizando una plantilla de actas de reuniones bien diseñada, todas estas funciones pueden realizarse a fondo. La plantilla de actas de reuniones de Boardmix, por ejemplo, es bastante completa y puede utilizarse para todas estas funciones.
¿Qué se debe incluir en las actas de reuniones?
Hay varias cosas clave que debe incluir al redactar actas de una reunión. Para asegurarse de que no olvida nada, lo mejor es que utilice una plantilla de actas de reuniones como guía.
Comienza con la fecha y hora de la reunión y una lista de los asistentes. En el caso de los asistentes que tengan una función especial, como el anfitrión o el encargado de tomar notas, puede indicarlo junto a su nombre. Cuando termine la reunión, recuerde volver a esta sección e indicar la hora a la que terminó la reunión.
A continuación se expone el objetivo de la reunión, seguido del orden del día y un resumen de todos los temas tratados. Las actas no son una transcripción, así que no hay que escribirlo todo palabra por palabra, pero sí deben incluirse los temas e ideas cruciales.
A continuación, las actas deben describir las decisiones tomadas en la reunión y las medidas que deben adoptarse. Una conclusión completa incluye especificar la fecha y el lugar de la próxima reunión, además de anotar todos los documentos pertinentes que deben adjuntarse para referencia y seguimiento. Estas actas completas constituyen un recurso vital para que los miembros del equipo y los interesados se mantengan informados, sigan los progresos y garanticen el éxito de la gestión y ejecución del proyecto.
Preguntas frecuentes sobre las actas de reuniones
¿Cuál es la diferencia entre actas de reuniones y notas de reuniones?
Las actas de reuniones son un registro escrito formal de una reunión, redactado por alguien especialmente designado para esa tarea. Las notas de reunión son apuntes informales que puede tomar cualquier participante en la reunión.
¿Qué hay que hacer para redactar actas de reuniones?
En primer lugar, utilice una plantilla de acta de reunión fiable para facilitar la tarea y asegurarse de que no se salta ninguna parte importante por descuido. Incluya todas las partes mencionadas anteriormente. También puede utilizar una grabadora de audio si le resulta difícil seguir el ritmo. Por último, haga la copia final lo antes posible y envíela para su distribución.
¿Qué es lo que no se debe hacer al redactar actas de reuniones?
No se salte las partes que no le queden claras; siempre puede pedir aclaraciones. No incluya opiniones personales, debates ni comentarios argumentativos. No distribuya actas sin la aprobación del presidente.
