Cuando se trata de proyectos complejos, ¿cómo hacer un seguimiento de quién hace qué y no perderse? Es vertiginoso gestionar una multitud de tareas con varios miembros implicados. Necesitaría una herramienta como la plantilla de matriz RACI para evitar la falta de comunicación y la confusión. Aquí tiene la guía que explica cómo este gráfico puede ayudar a su empresa.
¿Qué es RACI?
La matriz RACI significa Responsable, Aprobador, Consultado e Informado. Estos términos se representan colectivamente en un diagrama para simplificar la gestión del proyecto. Se trata de una matriz de asignación de responsabilidades que establece las funciones y responsabilidades de cada tarea dentro del ámbito del proyecto.
Cada letra de este acrónimo representa el nivel de responsabilidad que asume cada miembro, incluidos los hitos y la toma de decisiones. Es un método estupendo para supervisar proyectos grandes y complejos con numerosas partes interesadas y departamentos.
A continuación se detallan las siglas:
- Responsable. La persona con una etiqueta (R) indica que es responsable de ejecutar la tarea.
- Aprobador. Esta persona supervisa la tarea y controla su progreso. A diferencia de (R), un miembro (A) no es práctico, pero es responsable de completar el trabajo.
- Consultado. Las personas con una etiqueta (C) proporcionan recursos informativos para ayudar a las personas responsables a completar el trabajo.
- Informado. Cuando se informa a las personas (I), se les hace partícipes del progreso de la tarea. Suelen ser clientes o superiores.
Pros y contras de RACI
La mayor ventaja de utilizar una plantilla de matriz RACI es la mejora de la comunicación con todas las partes interesadas. Permite a equipos, clientes y altos directivos transmitir de forma clara y abierta información importante sobre el proyecto. Ayuda a definir funciones y responsabilidades para saber a quién dirigirse al hacer preguntas o aclarar una tarea.
Un gráfico RACI también puede evitar el intercambio de información innecesaria, que tiende a abrumar a los miembros del equipo. Por ejemplo, una persona etiquetada como (I) no puede responder a preguntas que requieran conocimientos prácticos. Por lo tanto, no tiene sentido preguntarle por detalles específicos que solo (R) podría proporcionar. Esta herramienta de gestión de proyectos elimina "demasiados cocineros" que ofrecen aportaciones sin valor real.
Sin embargo, la matriz RACI también tiene desventajas. A veces, uno se puede ver demasiado inmerso en el uso del gráfico para proyectos sencillos. Lo ideal es utilizar esta herramienta solo para proyectos grandes con diversas partes interesadas y tareas en juego. Además, esta plantilla no puede definir completamente la implicación de cada miembro en el proyecto, ya que los roles RACI son rígidos.
¿Cuándo utilizar una matriz RACI?
Muchos proyectos pueden beneficiarse del uso de la plantilla de matriz RACI. He aquí algunos ejemplos:
- Cuando se manejan entregables a gran escala, como en talleres o formación para toda la empresa.
- Si debe cumplir la normativa en un sector muy regulado.
- Si tiene que crear nuevos sistemas en la empresa, lo que requerirá un largo proceso de aprobación o toma de decisiones.
- Durante conflictos a la hora de establecer la propiedad de las tareas o tomar decisiones.
- Cuando su empresa tiene un proyecto en el que participan distintos departamentos, la distribución de la carga de trabajo resulta complicada.
- Si tiene un alto índice de rotación y necesita que los nuevos miembros se incorporen rápidamente al proceso de incorporación.
¿Cómo crear una matriz RACI?
Lo primero que hay que hacer al crear un gráfico RACI es desglosar todas las tareas del proyecto especificado. Puede enumerarlas por fase del proyecto o de una sola vez. A continuación, sería útil anotar a todos los miembros del equipo o partes interesadas implicadas. Sería útil que trazara el acrónimo RACI en las casillas correspondientes a las funciones y responsabilidades de cada miembro.
Con la plantilla de RACI ya preparada de Boardmix, puede crear la matriz RACI sin complicaciones. Puede encontrarla en la selección "Plantillas" de la plataforma. Es fácil de usar, ya que todo lo que tiene que hacer es rellenar la información. La herramienta, basada en inteligencia artificial, lo organizará todo por usted.
Ahora, es fundamental recordar que debe compartir el documento totalmente completado con todas las partes interesadas del proyecto. El propósito de esta plantilla es mantener a todos informados del papel de cada uno. Anima al equipo a comunicarse adecuadamente para maximizar el tiempo, el esfuerzo y los recursos en la realización de las tareas.
Preguntas frecuentes sobre RACI
¿Cuál es la diferencia entre (R) y (A) en RACI?
El miembro responsable realiza aportaciones prácticas en las tareas relevantes para el proyecto. Por otro lado, (A) revisa cada tarea o entregable en cada fase del proceso. El Responsable puede delegar trabajo y es quien determina si el proyecto está completo.
¿Qué son las reglas RACI?
Cuando utilice la plantilla de matriz RACI, debe establecer solo una persona para Responsable y Aprobador. Sobrepasar este número puede dar lugar a confusión y duplicación de tareas. Además, algunas tareas pueden no tener funciones de Consultado o Informado en función de la actividad.
También es importante saber que las partes interesadas informadas solo requieren una comunicación unidireccional. Por otro lado, los consultores necesitan un canal bidireccional para comunicarse eficazmente y hacer un seguimiento de las aportaciones relativas al proyecto.