프로젝트 관리의 기본, 프로세스를 시각화하는 플로우차트의 모든 것

플로우차트는 복잡한 프로세스를 직관적으로 시각화하여 다이어그램입니다. 표준화된 간단 기호를 통해 표현되기 때문에 어느 지점에서 의사결정을 내리고 진행해야 할지 이해할 수 있어서 비즈니스, 개발 등 여러 분야에서 널리 사용되고 있습니다. 이번 포스트에서 플로우차트가 무엇인지, 기호마다 어떤 의미를 갖고 있는지, 플로우차트 예시 그리고 플로우차트를 쉽게 그리는 방법까지 자세히 알려드리겠습니다.

Part1: 플로우차트 개요

1. 플로우차트란

‘순서도' 혹은 ‘흐름도'로도 불리는 플로우차트(Flowchart)는 기호와 도형을 이용하여 일이 일어나는 순서나 논리의 흐름을 순서대로 간단하게 표시한 다이어그램입니다. 문제나 작업 범위를 결정하고 분석하고 그 과정을 명확하게 보여주기 때문에, 업무 프로세스, 문제 해결 과정, 디자인 설계, 문서 작성 등 폭넓게 활용되며 특히 복잡한 여러 데이터를 처리해야 하는 컴퓨터 프로그래밍 분야에서 많이 사용됩니다.

출처: https://odblogs.zohocorp.com/

2. 플로우차트 장점

직관적인 시각화: 플로우차트는 단계별로 요구되는 업무, 역할, 자원, 책임 등을 한 눈에 명확하게 파악하는 데에 도움이 됩니다. 연관성이 있는 다른 플로우차트를 연결하면 전체적인 프로세스를 확인하여 용이합니다.

효과적인 커뮤니케이션: 단계별 구성 요소와 방법에 따른 결과가 명확하게 명시되어 있으므로 담당자들은 스스로 해야 할 일을 파악하기 용이해집니다. 플로우차트를 통해 의사결정이 완료된 것이기 때문에 향후 혼란과 의심이 발생할 여지를 줄입니다.

포괄적인 문서화: 문제나 범위를 결정하여 플로우차트를 그려서 한 페이지로 정리하기 때문에 부서 및 팀 전체에서 만장일치 동의 얻기가 쉬워져 더욱 빠르게 업무나 프로젝트를 진행할 수 있습니다.

효과적인 분석 및 개선: 어떤 업무로 구성되고, 누가 수행하고, 어떤 순서로 진행되며, 업무에 필요한 자원과 정보의 흐름이 어떠한지 등 한 눈에 볼 수 있어서 플로우차트를 그리기만 해도 검토가 필요한 것을 발견하여 미리 대응하고 개선할 수 있습니다.

공유 및 브레인스토밍: 플로우차트는 미리 정의된 기호와 도형을 사용하여 프로세스 혹은 문제를 통합 분석한 도표이기 때문에 널리 공유하기 쉽습니다. 이해한 사람들이 많아지면 많을수록 새로운 아이디어를 제안받기 쉽고 협업할 수 있는 환경이 만들어집니다.

3.플로우차트 기호별 의미

플로우차트의 기호별 의미하는 바가 상이하며 국제표준기구에서 지정한 기호와 흐름선을 범용적으로 사용하기 때문에 규칙을 지켜서 그리는 게 좋습니다. 각 기호의 의미를 살펴보겠습니다.

4. 플로우차트 규칙

• 범용적으로 약속된 표준 기호를 사용합니다.
• 순서 흐름에 따라 위에서 아래로, 왼쪽에서 오른쪽으로 그립니다.
• 기호 안에는 작업하거나 처리해야 할 내용을 간단명료하게 서술합니다.
• 기호의 가로, 세로 비율은 정해지지 않으나 구분할 수 있도록 명확하게 그립니다.
• 흐름선은 서로 교차해도 무관하며 서로 영향을 주지 않습니다.

Part 2: 플로우차트 종류 예시

1. 데이터 플로우차트

트소프트웨어 개발, 컴퓨터 프로그래밍 분야에서 일반적으로 사용됩니다. 데이터 흐름을 매핑하여 데이터 구조를 설계하기 용이합니다.

출처: https://wcs.smartdraw.com

2. 업무 플로우차트

단계별 업무, 의사결정, 프로세스를 명료하게 표현하기 때문에 병목현상을 식별하거나 신입직원을 온보딩하는 데에 용이합니다.

출처: 국토교통부

3. 부서간 업무 플로우차트

여러 부서 또는 직원 간에 많은 상호 작용이 필요로 하는 팀 간 프로젝트의 흐름을 표현할 때 사용됩니다.

출처: 현대금속

4. SDL다이어그램

Specification and Description Language의 줄임말이며 전문 분야에서 사용되는 다이어그램입니다. 정보통신, 철도 통제, 항공 관제 등 분야에서 실시간 시스템을 설명하는 데에 사용됩니다.

출처: https://www.researchgate.net

Part3: 플로우차트 그리는 방법

Boardmix를 사용하면 프로그램 설치하는 번거로움 없이 웹 브라우저에서 언제 어디서든지 손쉽게 다양한 플로우차트를 만들고 실시간으로 팀원들과 협업할 수 있습니다. 깔끔한 인터페이스에 직관적인 기능과 다양한 템플릿을 제공하고 있어서 머릿속에 떠오르는 아이디어를 적기만 하면 됩니다. 공식 홈페이지에서 회원 가입하면 누구나 무료로 이용할 수 있습니다.

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1단계: 템플릿 열기

보드믹스 홈 화면 좌측 상단 메뉴에서 ‘템플릿 센터’를 눌러 이동합니다. 플로우차트를 선택하고 ‘사용'를 누르면 작업 보드로 이동합니다.

플로우차트 템플릿 바로가기→

2단계: 플로우차트 기호 수정 및 추가

흐름에 따라 기호 안에 내용을 간략하게 서술합니다. 왼쪽 메뉴에서 도형 아이콘을 클릭하고 추가로 플로우차트 기호를 추가할 수 있습니다.

기호 위에 마우스 커서 올리면 나타는 플러스 아이콘을 눌러 다음 단계를 바로 그릴 수도 있습니다.

3단계: 내보내기 및 공유

보드 우측 상단 ‘공유’를 눌러 팀원에게 보드를 공유하고 실시간 협업할 수 있습니다. 초대 받은 팀원은 편집하거나 댓글을 작성할 수 있으며 이곳에서 채팅하고 화상 회의까지 진행할 수 있습니다.

보드 좌측 상단 화살표를 누르고 ‘내보내기’를 누르면 파일로 내보내기도 할 수 있습니다. pdf, png, jpg, svg 등 다양한 파일 포맷 지원합니다. 원하는 포맷을 선택한 후 ‘내보내기’를 누르면 파일이 저장됩니다.

정리하며

플로우차트는 프로세스를 간단명료하게 시각화할 수 있어서 모든 산업 분야의 프로젝트를 관리하는 데에 탁월합니다. 프로젝트를 시작하기 전에 보드믹스에서 간단하게 플로우차트를 그려 새 프로세스를 계획하거나 기존 프로세스를 재평가해 보세요. Boardmix는 무료 이용자도 무제한 보드에서 풍부한 리소스와 효율적인 협업을 자유롭게 할 수 있고, 워터마크, 노드 제한 없이 플로우차트를 그릴 수 있습니다.

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