워크플로우를 잘 이용하면 팀의 효율성 200% 높일 수도 있습니다!

워크플로우는 프로젝트를 완수하기 위해, 가장 중요한 것 중 하나는 절차입니다. 한 프로젝트는 여러가지의 과제로 이루어져 있고, 어떤 과제는 다른 과제가 꼭 먼저 완료되어야 하는 등 순서를 유심히 고민해야 합니다. 게다가, 각 과제마다 걸리는 시간이 전부 다르므로, 헛수고를 들이지 않고 제한된 시간 내 프로젝트를 완성하기 위해서는 꼭 절차를 점검해야 합니다. 프로젝트 완수에 필요한 과업 목록과 소요 시간, 순서 등을 계획 단계부터 면밀히 살피고, 프로젝트 진행 과정에 따라 추적하는 과정을 바로 워크플로우라고 합니다.

이 글에서는 워크플로우에 대해 조금 더 자세히 알아보고, 적합한 툴을 이용해 팀에 워크플로우를 바로 적용할 수 있는 방법을 소개하고자 합니다. 지금까지 프로젝트의 절차에 큰 관심을 기울이지 않았다면, 이 기회를 통해 팀의 워크플로우를 체크해보세요.

Part1: 왜 워크플로우는 필요해요?

1. 워크플로우란?

워크플로우는 work와 flow가 합쳐진 조어로, 단어 자체는 ‘일의 흐름’을 의미합니다. 따라서, ‘작업 흐름’이라고도 부릅니다. 작업을 수행하기 위한 일련의 작업을 정리한 것을 ‘워크플로우’라고 하며, 팀의 자원을 조직화하여 프로세스를 규정하고, 작업을 시작해서 완수하기까지의 경로를 설명합니다.

용어가 약간 모호하다고 느낄 수 있습니다. 워크플로우에는 양식이 따로 정해져 있지 않습니다. 효율성을 위한 법칙이 몇가지 정해져 있지만, 워크플로우에만 한정되어 적용되거나 절대적인 것도 아닙니다. 워크플로우는, 쉽게 말해, 일을 더 적은 비용으로 더 빨리 완수하기 위해 각 단계와 단계별 담당자를 구분해 절차의 기준을 세우는 일 입니다.

2. 과거&미래

일의 흐름 자체와 이를 추적하는 방식에 규칙을 적용해 생산성을 제고하려는 시도는 꾸준히 이어져왔습니다. 워크플로우 관리 기법 중 대표적인 두가지와 이의 역사를 소개합니다.

첫째로 하모노그램은, 가장 초기 형태의 워크플로우 관리 체계로서 엔지니어 Karol Adamiecki에 의해 고안되었습니다. 하모노그램은 프로세스의 각 단계별로 걸리는 시간을 측정해 면적으로 나타내는 방법입니다. 이를 통해 프로젝트 구성원은 작업을 완료하는데 필요한 과제와 과제별 소요시간을 예상할 수 있게 되었습니다. 이는 전체 프로젝트 완수까지 걸리는 기한을 예상 가능하게 만듭니다. 예상 완료 시간을 기준으로, 작업이 지연된 사유를 점검해, 다음 작업 때 이를 개선하여 생산 속도를 올릴 수 있도록 했습니다.

또 다른 대표적 워크플로우 체계는 간트 차트입니다. 이는 간트 차트를 고안한 Henry Gantt의 이름을 딴 것으로, 상당히 긴 역사를 가지고 있습니다. 1900년대 초에 등장한 이 차트는 타임라인 위에 각 과제의 착수 및 완료기한을 기입해 소요시간과 순서를 표시하고 담당자를 배정합니다.

이러한 타임라인 템플릿은 널리 퍼져 오늘날 워크플로우 관리 기법의 대부분에 영향을 미쳤습니다.

3. 워크플로우는 왜 중요해요?

워크플로우 체계를 세우면, 각 과제를 완수하는데 필요한 시간과 담당자에 대한 정보가 더욱 명확하게 드러납니다.

팀 전체에 책임감을 부여하며, 문서로 정리된 워크플로우와 작업 로그는 작업을 반복할수록 더욱 안정성과 효율성을 가져오는 효과를 줍니다. 특히, 워크플로우 프로그램을 한가지 지정해 프로젝트에 관련한 팀원들이 통일된 소통 채널을 이용하도록 제한한다면, 회의를 진행하고 업무 진척도를 점검할 때 더욱 효율성을 증대할 수 있습니다.

다시 말해, 규격화된 워크플로우를 단일한 소통 채널을 통해 구성원 모두가 준수한다면, 작업을 반복할수록 절차 점검과 담당자 배정 과정의 혼란을 줄여 소요되는 시간을 줄이고 팀 전체의 효율성을 율리는 전략을 세울 수 있게 됩니다.

Part2:효과적인 워크플로를 만드는 방법

1. 프로젝트 계획

프로젝트의 비전과 목표를 세웁니다. 이를 위해서는 SMART – Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound를 기억하세요.

2. 과제 및 자원 목록

프로젝트에 필요한 과제와 팀이 가지고 있는 자원과 인력을 목록화합니다.

3. 우선순위 지정 및 담당자 지정

2단계에서 목록화한 과제를 종속단계와 우선순위에 따라 배치하고, 이에 따라 자원과 인력을 배분합니다.

4. 과제 진행 및 검토/추적

위 계획을 토대로 과제를 진행하며, 진행사항을 담당자와 업데이트 합니다.

5. 과정 검토

과제를 잘 완수 하셨나요? 시간이 지연되거나 목표한 결과물을 내지 못했다면 이유가 무엇인가요? 이를 반영해서 다음 계획을 세웁시다.

Part3: 효과적인 워크플로우 프로그램-Boardmix

1. Boardmix는 무엇입니까?

워크플로우를 팀에 도입한다면 팀원들이 모두 워크플로우 프로그램에 접근해 자신의 업무 진행 과정을 업데이트 해야 합니다. 일반적으로 사용되는 파워포인트나 액셀, 워드 등을 사용할 수도 있겠죠. 다른 도구에게 관심이 있으시면 <우수한 워크플로우 소프트웨어 Top12 알고 가세요!> 내용을 참고하실 수 있습니다. 그러나 이를 끊임없이 다운로드해서 편집하고 클라우드에 올리고, 동기화를 진행해 업데이트를 진행하기란 여간 번거로운 일이 아닙니다. 더군다나, 컴퓨터에 오피스프로그램이 설치되어있지 않다면, 브라우저만을 이용해 오피스프로그램을 이용하기란 꽤 불편합니다.

이러한 불편함을 한번에 해결하는 새로운 화이트보드 도구를 여러분께 소개합니다.

바로 Boardmix입니다.

무료 이용

2. Boardmix를 추천하는 이유

일단 Boardmix는 웹 브라우저 기반의 화이트보드 도구로, 언제 어디서나 접근 가능하며 실시간으로 팀원이 문서를 편집할 수 있습니다.

둘째, 댓글과 태그 기능을 이용해 참조를 걸 수 있으며 담당자와 실시간으로 소통할 수 있습니다.셋째, 워크플로우에 필요한 기본 템플릿을 제공해 더욱 편리하게 이용할 수 있는 워크플로우 프로그램입니다.

마지막으로, 워크플로우 차트를 출력하거나 회의 자료로 이용해야 할 때가 있습니다. 이 경우에도 문제 없습니다. Boardmix는 다양한 포맷의 내보내기를 지원합니다.

꼭 Boardmix를 시도해보고 팀에 워크플로우 프로세스를 도입하세요.

마무리

글을 읽고 나서 어떤 생각의 변화가 생기셨나요? 지금까지는 워크플로우에 대한 이해나 관심 없이 닥치는대로 일을 해결하지는 않으셨나요? 물론 이런 방법도 순발력과 임기응변 면에서는 분명히 도움이 되는 전략이자 훈련 방법입니다. 그러나 우리는 장기적인 전략이 필요합니다. 이를 위해서는 반복을 통한 개선이 필수입니다. 워크플로우는 이러한 과정에서 아주 중요한 기준을 팀에게 제안한다는 점에서 아주 중요합니다.

그러나, 팀에 워크플로우 관리를 처음 도입할 때 다소 방황하는 경우도 많습니다. 이를 방지하기 위해서는 널리 쓰이는 워크플로우 관리 기법과 템플릿을 바로 도입하는 것이 필요합니다.

다양한 리소스와 네트워크를 이용한 동시 편집, 실시간 업데이트를 지원하는 Boardmix를 꼭 사용해보세요. 팀원 모두가 쉽게 접근해서 워크플로우를 업데이트하고 서로의 작업에 대한 피드백을 빠르게 나눌 수 있습니다. Boardmix와 함께 효율적으로 프로젝트를 완수하세요.