각 팀 구성원을 정렬하는 것은 프로젝트 또는 캠페인의 성공을 위해 필수적입니다. 프로젝트 시작 회의 템플릿을 사용하여 안정적인 지상에서 시작하는 것이 비용이 듭니다. 이 템플릿을 사용하면 기업과 조직이 프로젝트 일정의 실행 방식을 설정할 수 있습니다. 또한 이 문서를 프로젝트 매니페스토로 사용할 수 있으며, 관련된 모든 구성원이 언제든지 목표, 프로젝트의 핵심 가치 및 프로세스를 볼 수 있습니다.
킥오프 미팅 템플릿은 무엇입니까?
프로젝트 시작 회의 템플릿은 팀과 회사가 프로젝트를 적절하게 수행하기 위한 모든 중요한 단계를 정의하고 프로젝트 참가자와 책임을 일치시킬 수 있는 프레임워크입니다.
일반적으로 프로젝트 시작 템플릿의 개발은 프로젝트 또는 작업의 진술을 식별 한 후에 이루어지며 모든 이해 당사자는 갈 준비가 되어 있습니다. 킥오프는 팀이 효율적으로 일하고, 모든 구성원이 어떻게 협력하는지 결정하고, 공동 프로젝트 목표를 수립할 수 있는 기회입니다.
킥오프 미팅 템플릿에는 무엇이 포함되어야 합니까?
프로젝트 시작 회의 템플릿은 다양한 구성 요소가 있는 프레임워크입니다. 이러한 템플릿을 만든 경우 다음은 이미 익숙할 수 있습니다.
- 프로젝트의 모든 이해 관계자 소개. 프로젝트 시작 템플릿에 팀 구성원을 소개하면 모든 것의 발판이 됩니다. 팀의 이해 관계자를 아는 것은 필수적입니다. 모든 사람이 서로를 안다고 가정하지 마십시오. 재도입은 유익할 것입니다.
- 프로젝트 계획 검토. 킥오프 미팅 템플릿을 개발하는 것은 프로젝트 계획에 대한 피드백을 요청하는 단계가 아닙니다. 모든 이해 관계자는 이미 프로젝트 목표 및 프로세스에 익숙하지만 프로젝트 시작 회의 템플릿은 팀이 일정에 마감일이 지정되었는지 확인하고 필수 이정표를 검토하고 결과물을 확인하는 데 도움이 됩니다.
- 프로젝트의 역할과 책임에 대한 토론. 킥오프 미팅 템플릿에는 관련 구성원의 특정 임무도 명시되어 있어야 합니다. 리드를 사용할 수 없는 경우 이해 관계자 중 누가 백업을 할 것인지 논의하는 것이 유익합니다.
- 통신 채널. 손실된 메시지와 중복을 줄이려면 프로젝트를 시작하기 전에 사용할 미디어와 사용 시기를 설정하는 것이 필요합니다. 전화, 이메일 또는 기타 온라인 네트워킹 플랫폼이든 상관없이 프로젝트 시작 회의 템플릿에 이러한 채널을 지정해야 합니다.
- 사용된 소프트웨어. 프로젝트가 원활하게 진행되려면 프로젝트 관리 솔루션도 필수적입니다. 프로젝트의 효율성을 보장하고 예산 범위 내에서 모든 소프트웨어가 될 수 있습니다.
- 통합 및 자동화. 프로젝트 시작 템플릿에는 보다 효율적인 프로젝트 프로세스를 위해 프로세스를 최적화하고 통합하기 위한 다양한 디지털 도구도 포함되어야 합니다.
킥오프 미팅 템플릿의 이점
프로젝트 시작 템플릿을 만드는 데는 다양한 움직이는 조각이 포함됩니다. 그러나 문서를 완료하면 순조로운 프로젝트 프로세스가 보장됩니다. 훨씬 빠른 생성을 위해 디지털 템플릿을 사용할 수 있습니다.
- 프로젝트 킥오프 미팅 템플릿은 전체 팀에 대해 표준화된 프로젝트 프로세스를 보장합니다.
- 프로젝트 킥오프 템플릿을 사용하여 중앙 집중식 개념화, 실행 및 후속 조치를 만들 수 있습니다.
- 템플릿을 사용하면 추가 작업을 수행하지 않고도 의제 시간과 역할을 공유할 수 있습니다.
- 관리자는 프로젝트 시작 회의 템플릿을 통해 모든 토론 주제에 소유자를 할당할 수 있습니다. 특정 작업에 대한 책임자와 준비 방법을 명확히 합니다.
- 우선 순위가 변경된 경우 디지털 킥오프 미팅 템플릿을 사용하여 미팅 의제를 업데이트하십시오.
- 디지털 템플릿을 사용하면 작업에 대한 이미지, 문서, 상황 정보, 프레젠테이션 및 비디오를 추가할 수 있습니다.
- 킥오프 미팅 템플릿을 통해 관리자는 발표자가 준비할 수 있도록 마감일이 있는 작업을 할당할 수 있습니다.
프로젝트 킥오프 템플릿에 대한 모범 사례
아래 지침을 따르면 프로젝트 시작 템플릿이 성공적으로 생성됩니다. 물론 제작자의 경험은 다양하며 목록에 포함해야 하는 다른 요소가 있을 수 있습니다.
- 모든 이해 관계자의 목소리를 듣도록하십시오. 프로젝트 킥오프 템플릿을 만드는 것은 1인 쇼가 아니며 우수한 템플릿을 위해서는 다른 구성원의 입력이 필수적입니다.
- 브레인스토밍 중에 모든 질문에 답하십시오.
- 프로젝트 킥오프 미팅 템플릿을 완료하기 전에 프로젝트 목표와 기대치를 검토하십시오.
- 높은 수준의 프로젝트 프로세스에 대해 논의합니다.
- 쾌활하고 개성 있는 톤으로 프로젝트 킥오프 템플릿을 만드십시오. 그 사이에 휴식을 취하고 싶다면 그렇게 할 수 있습니다.
- 프로젝트에 참여하는 모든 이해 관계자를 초대합니다.
- 작업 명세서를 공유합니다.
- 프로젝트의 범위에 대해 논의합니다.
킥오프 미팅 구성하는 방법
보드믹스에서 제공하는 템플릿을 사용할 수 있습니다. 미리 설계된 구조이므로 구성을 완료하려면 섹션만 작성하면 됩니다. 플랫폼을 사용하면 설계에 빈 가상 화이트보드를 사용할 수도 있습니다. 다음은 템플릿을 사용하여 프로젝트 시작 회의를 구성하는 몇 가지 단계입니다.
- 프로젝트에 필요한 모든 정보를 수집합니다. 여기에는 목표, 주요 참여자, 성공 지표 및 배경 정보가 포함됩니다.
- 프로젝트의 목표와 가능한 장에 대해 이해 관계자들과 논의하십시오.
- 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜의 다섯 가지 W를 해결하여 프로젝트의 목표를 명확하게 정의합니다.
- 프로젝트의 성공 사례를 제공하십시오.
- 잠재적인 프로젝트 학습을 위한 작업 능력과 요소를 개략적으로 설명합니다.
- 프로젝트 흐름을 통해 발생할 수 있는 문제를 파악하고 팀 구성원이 잠재적인 워크플로우 문제에 대한 해결책을 예측하고 제공할 수 있도록 지침을 작성합니다.
- 프로젝트 시작 템플릿을 모든 이해 관계자를 위한 간결한 작업 항목으로 마무리합니다.
시작 회의 템플릿에 대한 FAQs
킥오프 미팅의 목적은 무엇입니까?
시작 회의의 주요 목적은 프로젝트가 시작되었음을 모든 사람이 알 수 있도록 하는 것입니다. 모든 사람을 신속하게 수집하고 알릴 수 있지만 프로젝트 시작 템플릿을 사용하면 팀 구성원에게 각자의 작업과 일정을 알릴 수 있습니다.
킥오프 미팅은 얼마나 길어야 합니까?
킥오프 미팅은 기술적으로 1~2시간 동안 지속됩니다. 물론 프로젝트 크기에 따라 다릅니다. 관련된 프로젝트가 복잡할 경우 프로젝트 킥오프 미팅 템플릿의 내용이 더 길어집니다.
