Доступный воркшоп на онлайн-доске позволяет понять обсуждение и повлиять на его результат, даже если человеку трудно следить за перемещением объектов на холсте. Подготовьте структурированную текстовую версию, используйте в ней те же обозначения, что и на доске, и предложите участникам подходящий способ внести свой вклад. Одной демонстрации экрана или итогового скриншота для этого недостаточно.
Для визуальной части можно использовать общую онлайн-доску, а текстовую версию вести в документе, формат которого удобен участникам. До встречи решите, кто будет согласовывать изменения в обеих версиях. Тогда текстовые комментарии будут попадать в общее обсуждение сразу, а не после его завершения.
Начните с условий участия
Мелкие подписи, быстрое перемещение по холсту, перетаскивание объектов, инструкции только через цвет и несколько разговоров одновременно могут затруднять работу. Увеличение текста помогает некоторым участникам, но не устраняет все барьеры. Главное — может ли каждый прочитать материалы, добавить предложение и уточнить, правильно ли его поняли.
В приглашении предложите участникам лично сообщить, что им нужно для участия. Спрашивайте об удобном формате и условиях работы, не требуя раскрывать диагноз. Рекомендации W3C по доступным мероприятиям советуют узнавать потребности участников, предоставлять материалы в подходящем формате и описывать важную визуальную информацию.
Например, в приглашении можно написать: «Мы сравним три способа улучшить поддержку клиентов. На доске и в текстовом документе будут одни и те же предложения. Вы сможете добавить комментарий в любой из этих материалов или через согласованный канал встречи. Напишите мне лично, если нужно изменить формат, задание или темп работы. Перед воркшопом мы можем коротко проверить, удобно ли вам пользоваться материалами».
Во время такой проверки попробуйте реальные действия: открыть материалы, найти предложение B, прочитать комментарии и добавить ответ. Успешный вход в аккаунт ещё не означает, что человек сможет выполнить задание. Если управлять холстом трудно, текстовый формат должен позволять полноценно участвовать: отправка идеи или выбор варианта не должны требовать дополнительного действия на визуальной доске.
Полный пример: сравниваем три улучшения поддержки
Представим команду, которая решает, какое улучшение службы поддержки изучить следующим. Вопрос воркшопа: «Какое изменение поможет клиентам понять, что делать, когда им нужна поддержка?» Участники сравнивают предложения, а не выбирают решение для внедрения только по результатам голосования.
Разместите на доске рядом три области с чёткими обозначениями. В каждой задайте одинаковые вопросы: «Что может помочь?» и «Какие трудности останутся?». Сохраняйте обозначения A, B и C, даже если меняете расположение областей. В текстовом документе используйте эти же обозначения в заголовках и оставьте тот же порядок.
Текстовая версия доски из примера
Вопрос: Какое изменение поможет клиентам понять, что делать, когда им нужна поддержка?
- A — Понятные статьи справки. Переписать инструкции для типичных задач, с которыми обращаются в поддержку. Возможная польза: клиенты смогут самостоятельно решать знакомые проблемы. Открытый вопрос: найдут ли они нужную статью?
- B — Заметный способ связи. Показать понятный способ обратиться в службу поддержки. Возможная польза: клиенты смогут запросить помощь, если статья не ответила на их вопрос. Открытый вопрос: какую информацию о сроках ответа нужно показать рядом с этим способом связи?
- C — Статус обращения. Объяснять, что происходит после отправки запроса. Возможная польза: клиенты будут знать, работает ли кто-то над их обращением. Открытый вопрос: как они поймут, что от них требуется дополнительный ответ?
Связь между предложениями: A и B касаются поиска помощи, а C — того, что происходит после обращения. Они могут дополнять друг друга. Задача команды — выбрать следующий вопрос для исследования, а не предполагать, что одно предложение делает остальные ненужными.
Последний абзац важен. Если скопировать только текст стикеров, потеряется связь, которую на холсте передаёт их расположение. Если стрелка означает «зависит от», запишите это в текстовой версии. Если отдельные группы разделяют открытые вопросы и согласованные действия, добавьте соответствующие заголовки.
Сделайте материалы понятными и удобными
В текстовом документе используйте настоящие заголовки и списки с последовательным порядком чтения. Сначала разместите вопрос воркшопа, затем предложения, заметки обсуждения и итог. Не заменяйте текстовую версию большим скриншотом в документе: участникам по-прежнему придётся разбираться в визуальном изображении.
Рекомендации W3C по сложным изображениям разделяют краткое описание изображения и подробное текстовое объяснение его существенного содержания. В нашем примере краткое описание называет три предложения, а соседний текст раскрывает их пользу, вопросы и взаимосвязи. Короткой подписи «доска воркшопа» для передачи этих подробностей недостаточно.
На холсте используйте короткие заголовки, достаточные отступы и хорошо различимые цвета текста и фона. Дополняйте цветовые категории словами или символами. Например, напишите на заметке «Вопрос», вместо того чтобы просить прочитать «оранжевый стикер». Рекомендации W3C по использованию цвета объясняют, почему цвет не должен быть единственным способом передачи смысла.
Заранее отправьте участникам материалы, инструкции по внесению предложений и предполагаемое расписание. Дайте им возможность менять масштаб текста и изучать его в удобном темпе. Если встреча включает аудио или видео, при необходимости организуйте субтитры, перевод или другую поддержку в среде проведения встречи. Онлайн-доска не заменяет эти условия.
Ведите одно обсуждение в двух форматах
Назначьте ведущего, который направляет разговор, и соведущего, который ведёт общую запись. Второй человек особенно полезен, когда предложения одновременно поступают на доску, в документ и в канал встречи. Не возлагайте на одного из участников обязанность передавать содержание всей встречи в другом формате для остальных.
Ниже — возможный план 40-минутного воркшопа. Согласуйте длительность этапов с участниками, предусмотрев перерывы и дополнительное время на чтение.
- Первые 5 минут: объясните задачу. Сформулируйте вопрос, представьте обозначения трёх предложений и уточните способы участия. Перед перемещением по холсту объясняйте, к какой части обсуждения вы переходите.
- Следующие 10 минут: индивидуальное изучение. Дайте людям прочитать удобную версию и добавить преимущество, опасение или вопрос. Не начинайте обсуждать смысл предложений, пока остальные ещё читают.
- Следующие 15 минут: обсуждение по одному предложению. Называйте его обозначение, зачитывайте новые заметки и переносите их смысл в текстовую запись. Уточняйте значение комментария у автора, прежде чем перефразировать его.
- Последние 10 минут: рассмотрите предполагаемый итог. Зачитайте результат и оставшиеся вопросы, дайте возможность внести исправления любым из способов и согласуйте следующее действие.
Предположим, участник пишет под B: «Мне нужно знать, когда ждать ответа». Соведущий добавляет этот комментарий к предложению B на доске и в текстовую запись. Ведущий говорит: «У предложения B появился вопрос о времени ответа. Нужно ли с учётом этого изменить описание способа связи?». Автор может уточнить формулировку до перехода к следующему предложению.
Если команда хочет выразить предпочтения, используйте одинаковые обозначения вариантов и правила для всех доступных способов ответа. Объедините ответы без повторного подсчёта, затем покажите и зачитайте результат. У участника, отвечающего текстом, не должно быть меньше голосов, меньше времени или отдельного позднего срока, из-за которого его ответ уже не повлияет на решение.
Подготовьте визуальную часть в Boardmix
Разместите в Boardmix вопрос воркшопа, области предложений и стикеры на общем холсте. Добавьте видимые текстовые обозначения A, B и C, затем расположите заметки рядом с соответствующими предложениями. Ограничьте текущую область обсуждения, чтобы её можно было объяснить без постоянного перемещения по посторонним материалам.
Отдельно подготовьте соответствующий текстовый документ и отправьте обе ссылки в приглашении. Соведущий сохраняет одинаковые обозначения и содержание обсуждения в обеих версиях. Это способ организации работы, а не функция автоматической синхронизации. Попробуйте выбранные инструменты с теми, кто будет ими пользоваться: одно лишь расположение объектов на холсте не подтверждает совместимость с клавиатурным управлением или программой экранного доступа.
Общую подготовку встречи описывает руководство по онлайн-доскам для удалённых команд на английском языке. Чтобы подготовить визуальные материалы, откройте Boardmix и создайте три области с обозначениями рядом с вопросом воркшопа.
Сохраните итог в обоих форматах
В конце разместите одинаковый итог на доске и в текстовой записи. Для примера со службой поддержки он может звучать так: «Далее изучим, какую информацию о сроках ответа клиенты хотят получить до обращения в поддержку. Предложения A и C остаются открытыми: мы не решили от них отказаться». Укажите, кто изучит этот вопрос и как участники смогут исправить запись.
Отправьте итог тем, кто не смог присутствовать. Чётко обозначьте согласованный срок для исправлений и внесите их в обе версии. Важно, чтобы предложения участников влияли на общее обсуждение, а не просто чтобы существовал дополнительный файл.
