После стартовой встречи у команды должно остаться не только общее приглашение в календаре. Используйте онлайн-доску, чтобы превратить цель проекта в краткий бриф: какого результата вы добиваетесь, что входит и не входит в первый этап, кто принимает ключевые решения, какие предположения ещё не проверены и с какого шага начнётся работа. Такая доска полезна и после звонка: на ней видны и договорённости, и вопросы, на которые пока нет ответа.
Для распределённой команды общее пространство для совместной работы на стартовой встрече позволяет держать бриф перед глазами, пока участники вносят свои предложения. Задача встречи — не составить полный план проекта, а разобраться в нём настолько, чтобы приступить к планированию, не скрывая разногласий и не выдавая неизвестное за установленный факт.
Определите, что должно остаться на доске
Прежде чем размещать стикеры, договоритесь о результате встречи. Полезная стартовая доска даёт команде краткий ответ на каждый из следующих вопросов:
- Зачем начинается этот проект? Простыми словами опишите проблему пользователя или бизнеса.
- Какого результата мы хотим добиться? Назовите изменение, к которому стремится команда, а не перечень действий.
- Что входит в первый этап? Обозначьте границы, чтобы смежные задачи не попали в проект без обсуждения.
- Кто решает и кто помогает? Укажите ответственного за решение и участников, чьи знания необходимы.
- Чего мы пока не знаем? Разделите предположения, зависимости и открытые вопросы.
- Что будет дальше? Запишите первый этапный результат, ответственного за него и условие, при котором он будет считаться готовым.
Это разделы общего проектного брифа, а не повестка встречи. Ведущий может использовать отдельное расписание, чтобы управлять обсуждением, а на доске сохранять рабочие договорённости.
Подготовьте доску, но не решайте всё заранее
Откройте доску Boardmix и выделите подписанные области для брифа. Добавьте короткий заголовок в каждую область и размещайте предложения на отдельных стикерах: так команда сможет переместить один вариант, не переписывая остальное. Границы работ расположите рядом с желаемым результатом, а предположения и зависимости — ниже. Последнюю область отведите первому этапному результату. Это рекомендуемая схема размещения, а не заранее загруженная доска.
Создайте отдельную рамку для каждого раздела и добавьте только то, что уже известно: запрос заказчика проекта, подтверждённое ограничение, целевую дату, если она есть, и участников, которые должны принимать решения или предоставлять информацию. Неопределённые пункты запишите как вопросы. Готовый ответ может создать впечатление продуктивной встречи и одновременно скрыть, что команда с ним не соглашалась.
До встречи предложите каждому участнику добавить одну заметку о риске, ограничении или зависимости, которые могут повлиять на результат. Попросите пока не предлагать решение в той же заметке. Так менее разговорчивые участники смогут сообщить важное до начала обсуждения, а ведущий увидит, где команда исходит из разных предположений.
Если команде нужна готовая основа, держите под рукой англоязычный шаблон стартовой встречи проекта. Его можно использовать как структуру для заполнения. Пример ниже показывает, как наполнить доску содержанием конкретного проекта.
Проведите стартовую встречу вокруг общего брифа
- Сначала запишите желаемый результат. Попросите заказчика или руководителя проекта закончить фразу: «Проект можно считать успешным, когда…». Ответ должен описывать заметное изменение для пользователя или команды. Если участники называют разные результаты, оставьте оба на доске, пока ответственный за решение не устранит разногласие.
- Обозначьте границы первого этапа. Расположите рядом области «Входит в работу» и «За рамками этапа». Спросите, что необходимо для первого результата, затем назовите смежные запросы, которые сознательно откладываются. Привлекательные дополнения перенесите в отдельную область для последующего рассмотрения, чтобы они не превратились в незаметное обязательство.
- Отделите факты от предположений. Дайте участникам немного времени записать мысли молча, затем сгруппируйте заметки. Подтверждённые факты отмечайте иначе, чем предположения и открытые вопросы. Для каждого предположения, способного изменить план, укажите, кто может его проверить и какая информация нужна для ответа.
- Покажите, кто принимает решения. Для каждого существенного выбора назовите одного ответственного за окончательное решение и перечислите тех, кто предоставляет данные или экспертную оценку. Фраза «решит команда» не определяет ответственность, если никто не понимает, как будут разрешаться разногласия.
- Отразите зависимости, а не все задачи. Добавьте только ту работу или согласование, без которых нельзя перейти к первому этапному результату. Покажите, кто отвечает за передачу работы и что ему необходимо получить. Подробный список задач и оценки можно составить позже, когда команда разберётся в границах и зависимостях.
- Выберите первый этапный результат. Спросите, какой небольшой наблюдаемый результат позволит перейти к следующему шагу планирования. Запишите ответственного, срок — только если команда может его определить — и признаки готовности результата.
- Зачитайте бриф команде. Кратко повторите желаемый результат, границы, ответственного за решения, нерешённые вопросы, зависимости и первый этапный результат. Предложите участникам исправить доску, пока все ещё видят одну и ту же версию.
Если встреча выявила разногласие, не превращайте его в мнимое согласие. Запишите разные позиции, того, кто может принять решение, и данные или разговор, которые понадобятся дальше. Открытый вопрос с ответственным полезнее расплывчатой заметки «вернуться позже».
Заполненный пример: улучшение первой настройки
Это вымышленный пример, а не результат работы клиента. Команде продукта поручили улучшить первый опыт новых администраторов рабочего пространства. На стартовой доске можно записать следующее:
| Область доски | Пример заполнения |
|---|---|
| Желаемый результат | Сделать первую настройку рабочего пространства понятной новому администратору. |
| Входит в работу | Шаги от создания рабочего пространства до приглашения первого коллеги. |
| За рамками этапа | Изменения оплаты и более масштабная переработка навигации продукта. |
| Кто принимает решение | Руководитель продукта определяет границы первого этапа; специалисты по дизайну и разработке консультируют по удобству использования и технической реализуемости. |
| Предположение для проверки | Новые администраторы могут закончить настройку без вводной сессии с живым сопровождением. |
| Зависимость | Выяснить, какие права аккаунта действуют, когда администратор приглашает коллегу. |
| Первый этапный результат | UX-исследователь составляет карту текущего пути настройки к четвергу, 15:00. На карте должны быть все шаги настройки, необходимые для них права и вопросы без ответа. Только после этого команда выбирает изменение. |
| Открытый вопрос | Какой шаг настройки вызывает больше всего неопределённости? UX-исследователь изучает недавние обращения в поддержку и предлагает вопросы для следующих сессий с пользователями. |
Этот бриф не предполагает, что команда уже знает, где пользователи испытывают трудности. Он задаёт границы первого исследования, проясняет ответственность за решения и не позволяет запросам по оплате или навигации незаметно расширить первый этап. Задачи и даты можно добавить в план проекта после того, как станет понятен текущий путь и необходимая для дальнейших решений информация.
Преобразуйте разногласия в конкретные следующие шаги
Некоторые обсуждения на старте выявляют различия, которые невозможно устранить за одну встречу. Доска помогает сохранить их, не потеряв среди заметок:
- Результат неясен: оставьте возможные варианты на виду и попросите заказчика выбрать или уточнить один из них. Если решение нельзя принять на встрече, запишите дату его принятия.
- Два подразделения не согласны с границами работ: запишите каждое предложение и его последствия. Передайте выбор ответственному за решение; не объединяйте предложения в формулировку, которая обязывает выполнить оба.
- У зависимости нет ответственного: укажите команду или человека, которые могут её подтвердить, и запишите следующий контакт или момент принятия решения.
- Важный участник отсутствует: отметьте, какое решение требует его мнения и можно ли продолжать работу, пока оно не получено.
- Появляются новые запросы: перенесите их в явно подписанную область будущих этапов и укажите, кто их рассмотрит. Так вы сохраните первоначальные границы, не отбрасывая полезные идеи.
Используйте не только цвет, но и текстовые метки, чтобы доска оставалась понятной в оттенках серого и людям, которые по-разному воспринимают цвета. Размещайте принятое решение рядом с вопросом, из которого оно возникло, и отличайте его от предложения, которое ещё требует согласования.
После встречи поддерживайте бриф в рабочем состоянии
Поделитесь заполненной доской с ответственными за следующие шаги. Назначайте исполнителей только для согласованных действий и сохраняйте пометки о непроверенных предположениях, пока не появятся данные. Когда меняются границы или решение, обновляйте бриф и отмечайте, что именно изменилось: тогда тот, кто прочитает его позже, поймёт причину корректировки плана.
