En la actualidad, la gestión del tiempo es un desafío crítico para la mayoría de las personas. Hay una infinidad de tareas que hacer y la realidad es que no hay tiempo suficiente para hacerlo todo. Es por eso que resulta fundamental priorizar nuestras actividades. Aquí es donde la matriz de Eisenhower entra en juego. Es una excelente herramienta para ayudarnos a determinar qué tareas son verdaderamente importantes y cuáles pueden esperar.
En este artículo, le enseñaremos cómo crear una matriz de Eisenhower en Excel paso a paso y también presentaremos una herramienta alternativa Boardmix, permitiéndole hacer una gestión eficiente de su tiempo y energía.
¿Qué es una matriz de Eisenhower?
Antes de empezar con nuestra guía paso a paso, es importante entender qué es una matriz de Eisenhower. Esta matriz lleva el nombre del expresidente estadounidense Dwight D. Eisenhower, quien es famoso por haber dicho: "Lo que es importante raramente es urgente, y lo que es urgente raramente es importante".
Plantilla gratuita de matriz de Eisenhower en Boardmix
En resumen, la matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo que le ayuda a decidir qué tareas son realmente importantes y cuáles son solo distracciones. Se divide en 4 cuadrantes:
Cuadrante 1 (Importante/Urgente): Estas son las tareas que debe hacer ahora.
Cuadrante 2 (Importante/No urgente): Estas son las tareas que puede programar para después.
Cuadrante 3 (No importante/Urgente): Estas son las tareas que puede delegar a otras personas.
Cuadrante 4 (No importante/No urgente): Estas son las tareas que debe evitar tanto como sea posible.
¿Cómo crear una matriz de Eisenhower en Excel?
Ahora que tiene una comprensión básica de la matriz de Eisenhower, es hora de aprender a crearla en Excel.
Paso 1: Creación de la cuadrícula básica
1. Abra Excel y crea un nuevo documento.
2. Cree una cuadrícula de 2x4 en las celdas A1 hasta B4.
3. Etiquete la celda A1 como "Importante pero no urgente", la celda B1 como "Importante y urgente", la celda A3 como "No importante y no urgente" y la celda B3 como "No importante pero urgente".
Paso 2: Agregar tareas a la matriz
Debajo de cada encabezado, comience a escribir sus tareas en orden de importancia y urgencia. Asegúrese de ser realista acerca de lo urgente o importante que es cada tarea.
Paso 3: Priorizar tareas
Una vez que haya agregado todas sus tareas, empiece a priorizarlas según su urgencia e importancia. Use colores o etiquetas para marcarlas y facilitar su visualización.
Paso 4: Utilizar la matriz
Una vez que haya completado la matriz, puede comenzar a organizar sus tareas según su importancia y urgencia. Priorice las tareas importantes y urgentes, y luego trabaje en las tareas importantes pero no urgentes. Deje las tareas urgentes pero no importantes para más tarde, y evite las tareas no importantes y no urgentes en la medida de lo posible.
Pros y contras de hacer una matriz de Eisenhower en Excel
Crear la matriz de Eisenhower en Excel tiene tanto ventajas como desventajas.
Pros:
Accesibilidad: Excel es una herramienta comúnmente utilizada y accesible para la mayoría de las personas. No se necesita software especializado para crear la matriz de Eisenhower.
Personalización: Excel permite personalizar la matriz según las necesidades individuales. Puede cambiar colores, tamaños de celdas, fuentes, etc.
Automatización: Con el uso de fórmulas y funciones, Excel puede automatizar ciertos aspectos del seguimiento y la gestión de tareas.
Fácil de compartir: Los archivos de Excel son fáciles de compartir con otros miembros del equipo o con los superiores para actualizar sobre el progreso o para colaborar.
Contras:
Tiempo consumido: Crear una matriz de Eisenhower en Excel puede ser un proceso que consume mucho tiempo si no está familiarizado con el software.
Falta de integración: Excel no se integra directamente con otras herramientas de productividad o aplicaciones que podría estar utilizando, lo que significa que tendría que actualizar manualmente tu matriz.
Errores humanos: El uso intensivo de Excel puede llevar a errores humanos, como ingresar datos incorrectos o borrar accidentalmente información importante.
Menos visual: Aunque puede personalizar su matriz en Excel, no es tan visualmente atractiva o fácil de usar como algunas aplicaciones específicas para la gestión de tareas.
Boardmix: Una herramienta de gestión de proyectos para crear matriz de Eisenhower online
Boardmix es una herramienta online muy útil para aquellos que prefieren un entorno digital más interactivo. Puede crear una matriz de Eisenhower que agilice su gestión de tareas, mejore la productividad y le ayude a tomar decisiones informadas. A continuación te explicamos cómo puede utilizar la matriz de Eisenhower en Boardmix.
1. Vaya a la página web de Boardmix y cree una cuenta si aún no tiene una.
2. En el panel principal, haga clic en "Nuevo tablero" .
3. Seleccione "Plantillas" y busque la plantilla de la matriz de Eisenhower.
Acceder a la plantilla de matriz de Eisenhower
4. Una vez abierta la plantilla, puede comenzar a añadir sus tareas en los respectivos cuadrantes.
Empezar a crear su matriz de Eisenhower
5. También puede personalizar el aspecto de su matriz de Eisenhower cambiando los colores y estilos de fuente, añadiendo iconos o imágenes, y mucho más. Esto hará que su matriz sea visualmente atractiva y fácil de entender.
6. Boardmix le permite colaborar y compartir su matriz de Eisenhower con otras personas. Puede invitar a los miembros del equipo o a las partes interesadas a ver o editar la matriz, lo que facilita el trabajo conjunto y garantiza que todos estén de acuerdo.
¿Cómo elegir entre Excel o Boardmix?
La elección entre crear una matriz de Eisenhower en Excel o en Boardmix realmente depende de sus necesidades y preferencias individuales.
Si prefiere trabajar offline y tiene habilidades en Excel, la opción de Excel puede ser la mejor para usted. Sin embargo, si desea tener la capacidad de acceder a su matriz desde cualquier lugar y disfrutar de las funcionalidades adicionales que ofrece Boardmix, como colaborar con otros y recibir recordatorios de tareas, entonces Boardmix podría ser la opción ideal.
En conclusión, tanto Excel como Boardmix ofrecen una manera efectiva de implementar la Matriz de Eisenhower. La clave está en escoger el método que mejor se adapte a sus necesidades y hábitos de trabajo.
