あおい
複雑なプロジェクトを計画するのは難しいものです。作業分解図用テンプレートを使用すれば、特定の成果物や活動など、プロジェクトの全範囲を素早く分解することができます。これにより、リソースやコストの見積もりを行い、段階的にタスクのスケジュールを作成し、各段階の管理を行うことができます。
1. WBS(作業分解構成図)とは
WBSとは、Work Breakdown Structureという英語の頭文字を取った略称で、作業分解図や作業分解構成図などと和訳されます。
WBSはプロジェクトの全体像を明らかにするため、必要不可欠な作業を分解し、細かくなったひとつひとつの作業を構造化することによって過不足が出ないように作業内容を整理する手法です。
WBSでは、はじめにプロジェクトを大きなタスクに分け、それを分解して小さなタスクに分割します。さらに、担当や完了条件、工数・費用を見積もれる単位まで分解します。WBSの最下位はワーク・パッケージであり、作業を際限なく細かくすることが目的ではありません。
タスクを分解するたびに、大きなタスクから小さなタスクへと枝分かれするようにタスクを書き出していけば、大きなタスクから最小単位のタスクまで、すべての作業が網羅されたツリー構造ができあがります。
プロジェクトを管理して大きなトラブルなく達成させるのに役立つWBSは、業界を問わずプロジェクトマネジメントで使われる手法ですが、IT関連でもよく利用されています。
2. WBSを作成する目的
WBSを作成する主要な目的は、プロジェクト全体から必要となるタスクを洗い出して明らかにし、行わなければならないすべてのタスクを把握することです。
また、プロジェクトを計画するにあたって必要なタスクが抜け漏れることを防止し、プロジェクトの遂行を効率化することもWBSの大きな目的です。
3. WBSを使うことによるメリット
3.1 作業の明確化
WBSを作成すると、行うべきタスクと行わなくてよいタスクがプロジェクトを担う誰の目にもわかりやすいように可視化されて明確になります。
このように作業を明確化できれば、どの作業を誰に割り振るかといった分担がしやすくなり、どの作業で問題が起きたり時間を取られたりしそうかといった予測などもしやすくなるでしょう。また、プロジェクトについての関係者同士の情報共有もより容易にできるようになります。
3.2 トラブルの防止
前述のWBSの目的でも触れたように、WBSは行うべきタスクの抜け漏れを防ぐ対策としても活用できます。
プロジェクトを遂行する前の計画段階で必要な作業の抜け漏れや作業の重複が発見できれば、プロジェクトの進行を妨げるような手戻りやトラブルの発生防止につながるでしょう。
3.3 進捗の把握
WBSを利用すれば、プロジェクト全体における各作業の関係性について把握できるとともに、今どの部分の作業を行っているのか、プロジェクト全体の進捗状況を把握するのも容易になります。
WBSの各項目に担当者、予定日、進捗を対応づけて更新すると、遅れを確認し、対策を検討しやすくなります。WBSの階層図だけで日程の遅れが自動的に分かるわけではありません。
4. WBSの作成手順
メリットを理解したところで、実際にWBSを作成する際の手順について確認していきましょう。
4.1 プロジェクトの到達点を確認する
WBS作りではじめに行うことは、プロジェクトが目指すところの確認です。
プロジェクトの目指すところには、クライアントの公式サイト作成や社内教育プログラムの構築など多種多様なものがあるでしょうが、それが具体的に何であるかによって、必要となる作業が変わってきます。特にソフトウェアを成果物として納品する場合には、機能要件だけでなく、セキュリティや拡張性など非機能要件についても確認が必要です。
まずはチーム全員で、プロジェクトがどのようなゴール、目標、目的をもち、何をもって成功とするのかを明確化しましょう。
4.2 作業を明確にする
2番目に行うことは、プロジェクトを成功させるために不可欠な作業を細かく分解して、漏れなく洗い出すことです。
まずはプロジェクト全体の流れを考え、大きなフェーズや作業プロセスでタスクをとらえてから、フェーズや作業プロセスごとにタスクの分解を繰り返していくとよいでしょう。分解をしながら、抜け漏れをチェックし、タスクごとにかかる時間や工数についての見積もりも行います。
分解は、範囲と完了条件が明確になり、担当・工数・費用を管理できる粒度で止めます。「数時間から数日」は一律の基準ではなく、プロジェクトの規模や管理上の必要に応じて調整します。
4.3 作業同士の関係性を考える
3番目に行うことは、分解した作業の関係性を考えることです。WBSで範囲を整理した後、作業の順序や依存関係をスケジュールに反映しましょう。
ひとつひとつのタスクについて、作業の内容や範囲を確認していくと、Aというタスクを先に終わらせなければ、Bというタスクに取り掛かるのは不可能というように、作業同士の依存関係が見えてきます。
このような関係性を考えながら、最適な順番で効率よくタスクを行えるように整理しましょう。
4.4 作業を構造化する
4番目に行うことは、すべての作業を構造化することです。プロジェクトの成果物とそれに必要な作業を、上位から下位へ分解してツリー構造にします。階層は実行順序ではなく、全体と構成要素の関係を表します。
同じ階層には、同じ観点で分けた成果物を並べます。各項目の所要時間や難易度が同じである必要はありません。例えば「公開するWebサイト」の下にページ群と運用資料を並べ、その下で必要な成果物を詳しくすると、何が含まれるかを確認しやすくなります。
構造化ができたら、下位の階層に配置されたタスクの合計が上位階層のより大きなタスクと一致することを確認し、タスクの抜け漏れや重複があれば、その都度追加や削除をしましょう。
具体例：小規模なWebサイトを公開するWBS
問い合わせを受け付ける会社紹介サイトを作る例です。上位の成果物を「公開可能な会社紹介サイト」とし、その内訳を次のように分けます。
- 1. ページ群：トップページ、サービス紹介ページ、お問い合わせページ。
- 2. 確認済みの動作：フォーム送信の確認結果、各ページの表示確認結果。
- 3. 公開・運用資料：公開設定、更新手順書、引き継ぎ資料。
- 4. プロジェクト管理：合意した範囲、変更記録、受け入れ確認の記録。
例えば「1.3 お問い合わせページ」は、入力項目・確認メッセージ・送信後の案内までを含むワーク・パッケージにします。完了条件を「合意した入力項目があり、入力ミスの案内と送信後の表示をレビュー済み」と書けば、見た目だけ完成した状態と区別できます。担当者、見積もり、範囲外の内容は項目の説明欄に記録します。この例では、顧客管理システムとの連携は別案件として範囲外にします。
「フォームの実装」と「動作確認結果」は関連しますが、成果物は別です。同じ送信テストを両方に二重計上しないよう、どちらの項目に作業を含めるかも決めます。WBSの階層と作業の順番は分けて考え、公開日や依存関係は、この範囲をもとに別途スケジュールへ落とし込みます。PMIのWBS解説も、成果物の階層化と、親の範囲を下位項目で過不足なく表す考え方を示しています。
5. WBSをコストをかけずに作るならboardmix
ここでは実際にWBSを作る際に便利なツール「boardmix」について紹介します。
5.1 WBSのテンプレートの数が豊富
boardmixでは下の画像のように、さまざまな図を作成するためのテンプレートがあります。WBSに使う場合は、成果物と作業の階層を表せる構成を選びます。
WBSを作成するにあたって、もちろん手書きであったり、エクセルのようなツールを使ってもよいのですが、チームで共有するなどのそれなりに規模があるものに関しては、専用のツールを使ったほうがよいのです。boardmixのようにあらかじめテンプレートを用意されているものの方が作業も進みやすいです。
5.2 無料プランから始められる
あまり触れていませんでしたがboardmixは無料のツールです。「いきなりこういうツールにお金を出すのはちょっと・・・」という方にはぜひ試していただきたいです。無料プランにはボード数やオブジェクト数、保存容量などの上限があります。必要な機能と利用規模を料金ページで確認してから、チームで使う範囲を決めましょう。
5.3 クラウド上ですぐに図の共有が可能
boardmixはクラウド上でファイルが保存されるため、会社のプロジェクトの仲間と共有したい時にはもってこいのツールです。編集されればすぐに反映されるので、円滑にプロジェクトを進めることが出来るでしょう。
まとめ
WBSを活用すると、プロジェクトやタスクの管理を効果的に行えるので、プロジェクトの成功につながるでしょう。プロジェクト管理を行う場合には、WBSに対応しているプロジェクト管理ツールを導入すると大変便利です。
そこでboardmixというツールが使えるのです。boardmixを導入すれば、タスクを細分化し、プロジェクト全体で重要となるポイントを見える化して、プロジェクトの進捗状況をチーム全員で簡単に共有できます。各タスクの担当者が今何をやっているかが瞬時にわかるため、コミュニケーション機能によってチーム内のコミュニケーションを円滑にはかれるでしょう。
是非この記事で紹介したWBSの作り方、そしてboardmixのようなツールを使って、ビジネスを円滑なものにしていきましょう。
