김희준
플로우(flow)은 마드라스체크에서 개발한 국내 대표 업무용 협업툴로 2016년 본격적으로 등장해 현재는 삼성전자, 현대모비스, JTBC 등 국내 대표적인 대기업에서 활용되고 있습니다. 플로우는 메신저와 프로젝트 및 업무 관리, 파일함, 화상회의 등의 기능을 한번에 사용할 수 있는 올인원 협업툴입니다. 아래에서는 유용한 업무도구인 플로우의 장단점과 기능에 대해 자세히 살펴보도록 하겠습니다.
Part1:플로우 알아보기
플로우는 국내 협업툴 기업들 중에 선두주자로, 최근 몇 년간 코로나로 재택근무 도입이 본격화 되면서 더욱 가파르게 성장했습니다. 2020년 6월 기준으로 유료 이용 기업이 1000개에서 2021년 말에 3500개를 넘었고 2022년 9월 기준으로 4500개를 돌파했습니다. 무료 계정으로 사용하는 이용자들을 포함하면 국내 40만 개의 조직이 플로우를 사용하고 있다고 발표했습니다.
특히 신세계, 교원, 이랜드리테일, 서울우유 등의 전사적으로 차원에서 플로우를 적극적으로 도입하는 기업들이 늘고 있어서 앞으로도 가파른 성장세를 이어갈 전망입니다.
사진출처 : https://www.etnews.com/
1) 장점
첫번째는 다양한 방식을 지원합니다. 협업툴은 서버에 직접 설치해서 쓰는 온프레미스 (On-Premise)와 클라우드 서비스형 소프트웨어(SaaS)로 구분되는데 플로우는 두 가지 방식 모두 지원이 가능합니다. 플로우는 협업툴 시장 트렌드에는 SaaS가 맞지만 실제 대기업들은 보안에 민감한 경우가 많아 온프레미스 방식을 원하는 경우가 많기 때문에 두 가지 모두를 지원하고 있다고 밝혔습니다.
두번째는 사용하기 쉽고 직관적인 인터페이스를 지원합니다. 플로우는 메신저를 기반으로 하는 협업툴로, 사용자가 사용하기에 직관적이고 쉽게 설게 되었습니다. 메신저는 카카오톡과 유사하며 보안을 위해 텔레그램과 비슷한 시크릿 대화 기능도 탑재 되어 있습니다. 특히 플로우는 국내에서 만들어진 토종 서비스인만큼 한국적인 UI와 UX를 갖추고 있어 국내 사용자에게 좀더 유용한 도구입니다.
세번째는 지속적인 신규 업데이트로 새로운 기능을 제공합니다. 플로우는 단순 대화형 메신저가 아닌 프로젝트 관리 중심의 고도화된 디지털 협업 기능을 제공하고 팀의 성과 측정을 포함해 핵심 목표 달성과 업무 혁신을 지원을 하고자 합니다. 때문에 지속적인 신규 업데이트를 통해 편리한 기능을 제공합니다.
최근에는 비대면 회의를 위해 줌과 팀즈 영상 회의 연동 기능을 추가 했으며 구글 캘린더 연동으로 일정 게시물을 업무 캘린더와 연동할 수 있습니다. 간단한 업무는 체크리스트로 관리도 가능하며 투표 기능도 활용할 수 있습니다.
2) 단점
플로우와 유사한 협업툴의 가장 큰 단점은 이메일 기능을 제공하지 않습니다. 기업 메일이 필요한 경우에는 별도의 메일 서비스를 신청해야 하기 때문에 다소 번거로울 수 있습니다. 외부인과의 소통을 위해 플로우에서 초대해서 소통할 수도 있지만 현실적으로 회사 내부 협업 공간에 외부 담당자를 초대하는 것은 보안적으로 문제가 있을 수 있습니다.
또한 업무 맥락과 히스토리를 파악하는 것이 힘듭니다. 플로우 뿐만 아니라 잔디, 슬랙 등의 업무용 협업도구들은 빠른 피드백과 공유로 팀 단위에서 사용하기에는 효율적이지만 업무 전체 맥락과 히스토리를 파악하기에는 다소 어렵다는 평가들도 있습니다. 다시 말해 타임라인 방식으로 자료를 공유하기 때문에 원하는 정보를 찾는 것이 어렵기 때문입니다.
3)기능
기플로우 사용자들이 서비스에서 가장 많이 사용하는 주요 기능은 프로젝트 관리, 업무관리, 간트차트, 보안 메신저, OKR 등을 꼽고 있습니다.
업무관리 기능에서는 업무 모아보기 기능을 통해 빠르게 등록 수정할 수 있고, 업무 그룹을 추가해 카테고리화 해, 하위 업무를 등록하고 관리할 수 있습니다. 업무 순서 역시 간편하게 스트롤로 이동할 수 있고 간트차트와 필터 기능을 활용해 업무 리모트를 자동화 시킬 수 있습니다. 또한 등록된 업무는 업무공간, 업무 그룹, 상하위 업무로 관리해 전체 업무의 흐름을 파악하기 좋습니다.
특히 플로우는 국내 협업툴 최초로 ‘OKR’기능을 출시했습니다. 주간별 성과를 모아 OKR별 주간 리포트를 작성할 수 있고 반복된 보고 작업 수고를 덜어 임직원이 각자의 본업에 집중할 수 있습니다. OKR 기능 출시로 인해 성과 중심 체계의 국내 기업에 필요한 목표 관리 협업툴로 자리매김할 것으로 기대하고 있습니다.
4) 가격
프로젝트의 초대된 게스트는 무료로 사용할 수 있지만 사용자는 30일 무료 테스트 기간 이후에는 유료로 결제해 사용해야 합니다. 연간결제를 하게 되면 월간 결제보다 저렴하게 사용할 수 있습니다. 체험 기간에 플로우에서 제공하는 모든 기능을 사용할 수 있으며, 규모가 큰 기업의 경우 구축형으로 고객사 맞춤 형태도 가능합니다.
Part2: 무료 플로우 대체---Boardmix
앞서 설명한 플로우를 대체할 수 있는 무료 협업툴인 보드믹스는 온라인 화이트보드 기반의 서비스입니다. 플로우는 유료 서비스로 1인 기준으로 구독사용료를 지불해야 하기 때문에 소규모 팀에게는 다소 비용이 부담스러울 수 있습니다. 이럴 경우에 무료로도 다양한 기능을 사용할 수 있는 무료 협업툴을 사용하는 것을 추천합니다.
1) 주요 기능
보드믹스는 브레인스토밍을 통해 창의적인 아이디어 도출을 돕고 화상 채팅을 하며 동시에 작업도 할 수 있기 때문에 팀원과 협업을 원활하게 수행할 수 있습니다. 시간과 공간 및 장비의 제한없이 자유롭게 생각을 표현할 수 있습니다.
특히 차트나 UML, BPMN 다이어그램 등을 그릴 때 필요한 필수 기호와 요소들을 라이브러리 기능을 통해 지원하고 있어 초심자도 빠르고 쉽게 완성시킬 수 있습니다.
2)가격
보드믹스는 개인과 소규모 팀에게는 무료로 사용이 가능합니다. 팀원 수의 제한을 두고 있지 않으며, 커뮤니티 리소스도 무료로 접근할 수 있습니다. 협업자와 프로젝트를 무제한으로 제공합니다.
다만, 기업 수준의 보안과 전용 도메인, 활동 로그 확인 등 추가적인 옵션을 사용하고 싶을 경우에는 유료 버전으로 업그레이드하는 것을 추천합니다. 또한 기업에 맞게 팀워크 솔루션을 맞춤 제작하는 것도 가능하며 이때는 별도로 문의해야 합니다.
3) 사용법
보드믹시는 팀 프로젝트를 수행하면서 활용하기 좋은 업무용 템플릿을 제공하고 있습니다. PEST분석이나 SWOT분석, 포터의 5Force 등 분석 템플릿부터 주간 회의록, 업무 계획표 등 프로젝트 관리에 필요한 템플릿까지 폭넓게 제공하고 있습니다. 템플릿 기능은 아래 사진에서 빨간색 박스로 표시한 것과 같이 작업 보드 왼쪽 상단에 있습니다. 기본 메뉴로 보드에 위치해 있어 작업을 하다가도 바로 다른 템플릿을 찾아 보드에 불러올 수 있어 편리합니다.
보드믹스 템플릿센터에서 원하는 템플릿을 정하고 클릭하면 아래 사진과 같이 템플릿에 대한 간단한 설명도 확인할 수 있습니다. 템플릿을 보드에 옮기려면 해당 페이지 하단 파란색 Use 버튼을 클릭하면 작업보드로 이동됩니다. 이후에는 사용자가 사용목적에 따라 템플릿을 변경하면 됩니다.
마무리
플로우는 시간과 장소에 상관없이 일할 수 있는 업무 협업툴입니다. 기업 내에서 업무도구로서 업무관리뿐만 아니라 근태관리, 영상회의, 메신저 등 효율적인 협업이 가능하도록 다양한 기능을 일괄 제공하고 있습니다. 다만 다양한 기능과 옵션을 제공하는 만큼 유료서비스이기 때문에 비용은 다소 부담스러울 수 있으며 다양한 기능을 학습하는 시간이 필요합니다.
반면 보드믹스는 개인과 소규모 팀의 경우 무료로 사용이 가능하며 쉬운 사용방법과 직관적인 인터페이스를 제공하고 있어 조직에 빠르게 협업툴을 도입할 수 있습니다.
