김희준
Microsoft Whiteboard는 아이디어와 메모를 같은 보드에 모아 공동으로 작업하는 도구입니다. 도구를 선택할 때는 소속 조직의 계정, 외부 참여자 초대와 저장·공유 조건부터 확인하는 것이 좋습니다.
여기서는 기본 작성과 공유 방법을 살펴보고, 실제 팀 업무로 다른 화이트보드와 비교할 기준을 정리합니다.
Part1. 마이크로소프트 화이트보드 리뷰
협업 보드를 사용할 때는 참가자가 자료를 읽고 의견을 남길 수 있는지가 중요합니다. 메모와 도형을 배치한 뒤 필요한 사람에게 보드를 공유해 보세요.
계정 종류와 조직의 Microsoft 365 설정에 따라 사용할 수 있는 기능과 공유 범위가 달라질 수 있습니다. Microsoft 공식 Whiteboard 지원 문서에서 자신의 환경에 해당하는 안내를 확인하세요.
기본 도구로 메모를 쓰고 도형을 배치하거나 템플릿을 사용할 수 있습니다. 기능이 충분한지는 실제 회의와 작업 흐름에 맞춰 판단해야 합니다.
복잡한 도면이 필요하다면 필요한 기호, 연결선, 내보내기 형식이 있는지 작은 예제를 만들어 확인하세요. 도구 전체를 단순한 그림용으로 규정하기보다 작업 조건을 구체적으로 비교하는 편이 정확합니다.
1.1 도입 전에 확인할 항목
- 계정과 이용 조건: 개인 계정과 회사·학교 계정의 이용 방식, 조직 관리자의 설정을 확인합니다.
- 작성 기능: 사용할 메모, 도형과 템플릿이 실제 업무에 맞는지 봅니다.
- 접근 환경: 참가자가 사용할 웹과 기기에서 보드를 열고 편집할 수 있는지 시험합니다.
- 공유 조건: 팀 내부 사용자와 외부 참여자에게 필요한 권한을 구분합니다.
- 보관과 내보내기: 자료를 보관할 위치와 필요한 결과물 형식을 확인합니다.
- 지원: 조직의 관리자 지원과 공식 도움말에서 문제 해결 경로를 확인합니다.
1.2 특징
참가자는 허용된 권한에 따라 같은 보드에서 메모를 추가하고 내용을 편집할 수 있습니다. 보드가 열리지 않거나 공유 기능이 다르다면 계정과 조직 정책을 먼저 확인하세요.
기본 작업은 다음과 같습니다.
- 보드 만들기: 사용할 Microsoft 계정으로 로그인한 뒤 새 보드를 엽니다.
- Teams에서 활용: 회의에서 Whiteboard를 사용할 때는 참가자의 계정과 권한에 맞는 공식 안내를 따릅니다.
- 링크 공유: 보드를 만든 사람이 공유 메뉴에서 참여자와 권한을 지정합니다.
- 내용 추가: 펜, 텍스트와 스티커 메모로 의견을 적습니다.
- 정리: 메모를 이동해 주제별로 묶고, 제목이나 도형으로 구조를 표시합니다.
- 결과 보관: 현재 환경의 내보내기 메뉴에서 지원 형식을 확인하고 저장합니다.
- 템플릿 활용: 회의나 브레인스토밍 목적에 맞는 구조를 선택한 뒤 팀의 질문으로 바꿉니다.
같은 작업을 참가자 계정에서도 한 번 실행하면 회의 당일의 접근 문제를 미리 찾는 데 도움이 됩니다.
필요한 기능이 보이지 않는 경우 앱 버전과 관리자 정책을 확인한 뒤 다른 도구가 필요한지 판단하세요.
1.3 장단점
Microsoft 365를 이미 사용하는 팀이라면 기존 계정과 회의 환경에서 사용할 수 있는지가 중요한 비교 기준입니다. 아래 항목을 자신의 조직 환경에 맞춰 확인하세요.
Part2. Microsoft 화이트보드 사용법
처음 사용할 때는 짧은 회의 안건 하나로 공유부터 결과 보관까지 실행해 보세요.
시작 순서는 다음과 같습니다.
- Microsoft 계정으로 로그인하고 새 보드를 만듭니다. 회사나 학교에서는 사용이 허용된 계정을 선택합니다.
- 회의 목적을 제목으로 적고 메모 영역을 나눕니다. 공유 메뉴에서 참가자와 권한을 확인한 뒤 링크를 보냅니다.
참가자가 의견을 추가한 다음 같은 항목을 묶고 결정 사항을 별도로 기록하세요. 회의가 끝나면 필요한 사람만 계속 접근할 수 있도록 공유 범위를 정리합니다.
Part 3. Boardmix와 비교할 항목
Boardmix에서는 메모, 마인드맵과 여러 도형을 같은 보드에 배치할 수 있습니다. 어떤 도구가 더 적합한지는 팀의 자료 유형과 공유 방식으로 비교하세요.
예를 들어 같은 회의 안건을 두 도구에서 만들어 도형 편집, 참가자 초대, 댓글과 결과 보관 순서를 확인해 보세요. 개인의 선호와 계정 조건에 따라 편리한 방식이 다를 수 있습니다.
Boardmix의 무료 플랜은 편집 가능한 보드 3개, 보드당 객체 100개와 저장 공간 1GB 범위입니다. 기능과 유료 조건은 Boardmix 요금제에서 확인하세요. 동일한 범위를 맞추지 않은 채 무료 플랜의 기능이 더 많다고 단정하지 않습니다.
결론
기존 Microsoft 환경에서 회의를 진행한다면 먼저 Whiteboard로 실제 참가·편집·보관을 시험하세요. 다른 종류의 도면과 자료를 한 보드에서 다루고 싶다면 같은 작업으로 Boardmix도 비교해 보세요. 참가자가 접근하기 쉽고 필요한 결과물을 남길 수 있는지가 선택 기준입니다.
