김희준
BPMN은 업무의 순서와 담당자, 조건에 따른 분기를 같은 표기법으로 표현하는 방법입니다. 온라인에서 도면을 공유하면 현업 담당자와 개발자가 같은 흐름을 보며 빠진 작업이나 예외를 논의할 수 있습니다.
먼저 기본 기호와 연결선의 차이를 살펴본 뒤, 주문 접수부터 출고까지의 간단한 예제로 작성 순서를 익혀 보겠습니다.
BPMN 다이어그램이란?
BPMN은 Business Process Model and Notation의 약자입니다. 업무 프로세스를 이벤트, 활동, 게이트웨이 등으로 나타내는 표준 표기법입니다. 다이어그램을 그리는 것만으로 업무가 자동 실행되는 것은 아니며, 자동화에는 실행 환경과 별도의 구현이 필요합니다.
https://www.tibco.com/ko/
BPMN의 표준과 기호 정의는 OMG의 BPMN 2.0.2 문서에서 확인할 수 있습니다. 업무 담당자와 그림을 검토할 때는 기호를 많이 쓰기보다 서로 같은 의미로 읽는 것이 중요합니다.
아래에서는 일상적인 업무 흐름을 그릴 때 자주 쓰는 기호를 설명합니다. 상세 모델이 필요하면 표준 문서에서 이벤트와 게이트웨이의 세부 유형을 확인하세요.
온라인으로 BPMN을 작성하는 이유
온라인 보드는 여러 담당자가 같은 다이어그램을 검토할 때 유용합니다. 특히 다음과 같은 작업에 활용할 수 있습니다.
- 분산된 팀과 공유: 링크와 접근 권한을 설정해 다른 장소의 담당자에게 업무 흐름을 보여 줍니다.
- 반복 구조 활용: 기존 도면이나 템플릿을 복사한 뒤 실제 업무에 맞게 활동과 담당자를 바꿉니다.
- 의견 반영: 변경할 단계에 댓글을 남기고, 합의한 내용을 도면에 반영합니다.
- 큰 흐름 정리: 캔버스의 공간을 나누어 정상 처리와 예외 처리를 구분합니다. 저장 공간과 객체 수는 사용 중인 요금제의 범위를 확인하세요.
온라인으로 BPMN 제작 가이드
먼저 기호를 구분하고, 업무의 시작과 끝을 정한 다음 담당자별로 활동을 배치합니다.
필요한 구성 요소
기본 요소는 흐름 객체, 연결선, 스윔레인, 보조 정보입니다. 각 요소의 이름과 역할을 함께 익히면 도면을 더 일관되게 읽을 수 있습니다.
- 흐름 객체
흐름 객체에는 이벤트, 활동, 게이트웨이가 있습니다. 각각 발생하는 일, 수행할 작업, 흐름이 나뉘거나 합쳐지는 지점을 표현합니다.
이벤트는 시작·중간·종료 시점에 발생하는 일을 원으로 나타냅니다. 주문 접수, 메시지 도착, 시간 경과처럼 업무를 시작하거나 진행에 영향을 주는 상황을 표시합니다.
활동은 수행할 작업을 모서리가 둥근 직사각형으로 나타냅니다. “재고 확인”, “상품 포장”처럼 동작이 드러나는 이름을 붙이세요. 여러 작업을 묶은 서브프로세스도 활동의 한 유형입니다.
게이트웨이는 흐름의 분기와 합류를 마름모로 나타냅니다. 예를 들어 배타적 게이트웨이에서 “재고 있음/없음” 중 한 경로를 선택할 수 있습니다. 동시에 수행할 작업은 병렬 게이트웨이처럼 목적에 맞는 유형을 사용합니다.
- 연결선
연결선은 순서 흐름, 메시지 흐름, 연관선의 목적을 구분해서 사용합니다.
순서 흐름은 같은 풀 안에서 작업이 진행되는 순서를 실선 화살표로 나타냅니다. 풀 경계를 넘어 연결하지 않습니다.
메시지 흐름은 서로 다른 풀의 참여자 사이에서 주고받는 메시지를 점선 화살표로 나타냅니다. 한 풀 안의 작업 순서를 표시하는 선과 구분하세요.
연관선은 주석 등 보조 정보를 요소에 연결합니다. 실행 순서를 뜻하지 않습니다.
- 스윔레인: 풀과 레인
스윔레인은 풀(Pool)과 레인(Lane)으로 참여자와 담당 범위를 구분합니다.
풀은 고객, 판매 회사처럼 프로세스에 참여하는 주체를 나타냅니다. 상대방의 내부 작업을 생략한 풀로 메시지 교환만 표현할 수도 있습니다.
레인은 풀 안을 역할이나 부서별로 나눕니다. 판매 회사 풀에 “주문 담당”과 “물류 담당” 레인을 두면 작업 책임을 구분할 수 있습니다.
- 보조 정보
텍스트 주석과 그룹은 도면을 이해하는 데 필요한 설명이나 묶음을 표시합니다. 주문서 같은 데이터 객체는 작업에 필요한 입력·출력 정보를 나타냅니다.
작성할 때 지킬 기준
다음 항목은 BPMN의 별도 공식 “10대 원칙”이 아니라, 읽기 쉬운 업무 도면을 만들기 위한 작성 요령입니다.
- 범위: 무엇으로 시작해 어떤 결과로 끝나는지 정합니다.
- 관점: 현재 업무와 개선안을 한 도면에 뒤섞지 않습니다.
- 담당자: 실제로 작업하는 역할을 레인에 표시합니다.
- 기호: 같은 뜻에 같은 종류의 이벤트와 게이트웨이를 씁니다.
- 작업명: “확인”, “승인”, “전송”처럼 동작이 드러나게 적습니다.
- 분기 조건: 어느 경로를 선택하는지 선 옆에 적습니다.
- 예외: 재고 부족이나 승인 거절처럼 다른 결과를 빠뜨리지 않습니다.
- 연결선: 풀 내부의 순서 흐름과 풀 사이의 메시지 흐름을 구분합니다.
- 상세 수준: 한 도면이 복잡해지면 서브프로세스로 나눕니다.
- 검토: 담당자와 실제 업무 순서를 대조해 수정합니다.
단계별 프로세스
다음은 판매 회사의 주문 처리 흐름을 그리는 순서입니다. 예시는 개념을 익히기 위한 단순한 모델이며, 결제 취소나 반품은 별도 흐름으로 확장할 수 있습니다.
https://forkit10.wordpress.com/2014/06/12/bpmn-2-0/
- 범위를 정합니다. “주문 접수”를 시작, “출고 완료” 또는 “주문 취소”를 종료로 둡니다.
- 판매 회사 풀 안에 주문 담당과 물류 담당 레인을 만듭니다. 고객과 주고받는 메시지가 필요하면 고객을 별도 풀로 표시합니다.
- 시작 이벤트 다음에 “주문 확인”과 “재고 확인” 활동을 순서대로 배치합니다.
- 재고가 있는 경로에는 “상품 포장”과 “출고”를 추가합니다. 각 작업을 담당 레인에 놓습니다.
- “재고 있음?” 게이트웨이에서 예/아니요 경로를 나누고, 재고가 없으면 고객 안내와 취소 처리로 이어지게 합니다.
- 풀 안의 작업은 순서 흐름으로 연결하고, 고객에게 보내는 안내는 서로 다른 풀 사이의 메시지 흐름으로 표시합니다.
- 시작부터 각 종료까지 선을 따라 읽어 보고, 고립된 작업이나 조건 없는 분기가 없는지 담당자와 확인합니다.
Boardmix에서 BPMN 흐름을 정리하는 방법
Boardmix에서는 도형과 연결선을 배치해 업무 흐름을 시각화하고 팀과 검토할 수 있습니다. 필요한 BPMN 기호를 선택할 때는 모양뿐 아니라 표준에서 정의한 의미도 확인하세요.
빈 보드 또는 업무 흐름 템플릿을 열고, 먼저 풀과 레인을 나눕니다. 활동을 배치한 다음 연결선과 분기 조건을 추가하면 순서가 복잡해져도 수정하기 쉽습니다.
검토할 담당자에게 보드를 공유하고 수정이 필요한 단계에 댓글을 남기세요. 온라인 회의를 병행한다면 사용 중인 회의 도구의 링크와 도면을 함께 안내할 수 있습니다.
맺음말
처음에는 주문 처리처럼 범위가 작은 업무 하나를 선택하세요. 담당자, 분기 조건, 예외를 명확하게 설명할 수 있을 때 다음 업무로 모델을 확장하면 됩니다.
