BPMN을 이용해 비즈니스 프로세스를 효율적으로 개선하자!

비즈니스가 어떤 일들로 구성되어, 어떻게 흐름에 따라 처리되는지 잘 알고 계시나요? 바로 대답하기 어려울 수도 있습니다. 그리고 이것을 어떻게 쉽게 알 수 있는지 궁금해하실 것입니다. 오늘 여러분께 소개해드릴 것은, 비즈니스 프로세스를 시각화하기 위한 표준 표기법으로, 비즈니스 모델을 단순화/자동화해 비용을 줄일 수 있도록 도와주는 비즈니스 시각화/분석 방법입니다. 지금까지 BPMN을 이용해본 적이 없거나, BPMN에 대해 처음 들어본다면 꼭 이 글을 읽어보세요.

Part1: BPMN 알아보기

1. BPMN은 무엇인가요?

BPMN은 Business Process Modeling Notation의 약자로, 비즈니스 프로세스 및 업무 프로세스를 시각적으로 모델링하기 위해 Object Management Group에 의해 고안된 표준 표기법입니다. 소프트웨어 모델 표기법인 UML과 유사한 부분이 많습니다.

2. BPMN의 특징 및 장점

BPMN은 복잡한 비즈니스 프로세스를 단순하게 만드는 것에서 가장 큰 장점을 가진다. 이를 통해, 기업은 효율적인 의사결정을 할 수 있으며, 문제가 발생했을 때 빠르게 해결할 수 있다. 또한, BPMN은 프로세스 개선의 가능성을 발견할 수 있는 기회를 제공하며, 그 결과로 비용 절감, 생산성 향상, 고객 만족도 제고 등의 혜택을 가져올 수 있다.

3. BPMN을 활용한 비즈니스 프로세스 개선 방법

• 프로세스 식별하기- BPMN을 활용해 비즈니스 프로세스를 개선하려면 먼저 개선해야 할 프로세스를 식별해야 한다. 이는 모든 업무 과정을 이해하고 문제점이나 개선 가능성을 찾아내는 첫 걸음이다.

• 프로세스 모델링- 식별한 프로세스는 BPMN을 이용해 모델링 해야 한다. 이 단계에서는 프로세스의 각 단계를 정의하고, 어떤 결과를 가져올지, 어떻게 그 결과를 달성할지 등을 명확하게 기술한다.

• 프로세스 분석 및 개선- 모델링한 프로세스를 분석하고 개선할 부분을 찾아낸다. 이 단계에서는 비효율적인 과정, 중복되는 업무, 불필요한 행동 등을 찾아내고 이를 개선함으로써 전체 프로세스의 효율성을 높인다.

• 프로세스 구현 및 모니터링- 개선한 프로세스를 실제 업무에 적용하고 그 효과를 모니터링한다. 이 단계에서는 개선한 프로세스가 실제로 효율성을 높이는지, 예상대로 작동하는지 확인한다.

4. BPMN의 기본 구성 요소

Event

Event는 토큰이 이동하는 자리를 나타냅니다. 시작과 끝은 위와 같이 표시합니다.
추가 기호를 이용해, 도착했을 때/이메일을 수신했을 때와 같은 위치도 표기할 수 있습니다.

Activity

Task: 업무 프로세스에 필요한 단일 작업을 나타냅니다.

Loop-Task: 반복되어 수행되는 작업을 나타냅니다.

Connections

Sequence Flow: 각 구성 요소를 이어주고, 프로세스의 흐름을 표기합니다.

Gateway

bpmn 게이트웨이는 프로세스 흐름을 제어하고 조절하는 핵심 요소입니다. 비즈니스 프로세스에서 여러 경로와 상황을 다루는 데 사용되며, 다양한 로직을 표현합니다. 이로써 복잡한 업무 흐름을 명확하게 표현하고 관리할 수 있으며, 프로세스의 유연성을 높일 수 있습니다. 더 많은 정보는 <BPMN 게이트웨이: 복잡한 상황에서의 효율적인 선택>에서는  자세히 살펴보세요~

• AND-gateway: Split의 경우, 후행되는 두개의 작업 모두가 실행됩니다. Join의 경우, 선행된 두 작업 모두 수행 되어야 다음 프로세스로 진행됩니다.
• XOR-gateway: Split의 경우, 전제조건 없이 후행되는 두개의 작업 중 하나가 실행됩니다. Join의 경우, 두 작업 중 하나가 실행되면 다음 프로세스로 진행됩니다.
• XOR-gateway: Split의 경우, 후행되는 두개의 작업 중 하나 이상이 실행됩니다. Join의 경우, 하나 이상이 실행되면 다음 프로세스로 진행됩니다.

Part2: Boardmix를 이용한 BPMN 단계별 작성법

Boardmix는 클라우드 기반의 화이트도구 툴로, IT 및 비즈니스에 특화된 생산성/창의성 도구입니다. BPMN 및 UML 작성에 특화된 추가 기능을 제공하기 때문에, 더욱 쉽게 BPMN을 작성할 수 있습니다. 여기 소개하겠습니다.

1. 새 화이트보드 만들기

Boardmix.com에 접속해 이메일로 로그인합니다. Boardmix는 회원 등록 및 모든 기능 사용이 무료입니다. 아직 계정이 없다면, 회원가입을 하세요. 첫 화면의 우측 상단에 [Go to Workspace]를 클릭하면 문서 관리 페이지로 접속할 수 있습니다.

2. BPMN에 특화된 도형 툴 이용하기

Boardmix는 벡터 기반 그래픽을 활용하여, 이를 통해 유저들이 선명하고 깔끔한 도형을 간편하게 그릴 수 있도록 도와줍니다. 또한, BPMN에서 사용되는 몇몇 정형화된 모델들이 존재하는데, Boardmix는 이런 모델들을 라이브러리 형태로 정리해놓아서, 유저들이 손쉽게 찾아 사용할 수 있도록 해줍니다. 각 요소별로 텍스트 박스를 추가할 수 있어서, BPMN 도형 도구를 효율적으로 활용하는 것이 가능합니다.

그럼에도 불구하고 UML이나 BPMN에 맞춰진 특수 도구들이 존재하는 것은 사실입니다. 이런 도구들은 주로 소프트웨어 개발에 초점을 맞추고 있어서, 상당한 양의 기능들을 갖추고는 있지만, 인터페이스는 직관적으로 파악하기 어려울 뿐만 아니라 미디어 삽입, 공유, 협업 도구 등의 추가 기능을 찾기가 쉽지 않습니다. 여러분들이 다양한 분야의 팀원들과 협업이 필요하시고, 이뻐 보이는 시각 자료가 필요하다면, 저희는 꼭 한번쯤 Boardmix를 사용해보시길 추천드립니다.

좌측의 사이드바에서 도형 도구를 클릭하고, 팝업 메뉴의 탭에서 BPMN을 선택하세요. 앞서 설명드렸던 Event, Task, Gateway 등의 모형이 이미 준비되어 있습니다.

개체 생성

만들고 싶은 도형을 클릭하고, 화이트보드위에서 드래그하면 도형을 그릴 수 있습니다.

도형 서식 변경

도형을 클릭하면 서식 변경 팝업 메뉴가 나타납니다. 색상을 바꿔보세요. 또는 도형 툴 자체에서 Colortheme을 이용할 수도 있습니다.

텍스트 입력 및 서식 변경

이미 생성된 텍스트 박스를 클릭하세요. 텍스트를 변경할 수 있는 커서와 함께, 서식 변경 팝업 메뉴가 나타납니다. 좌측 사이드바에 문단과 텍스트박스를 생성할 수 있는 도구도 있습니다.

화살표 입력

기타 기능

인터넷에서 영감을 주는 이미지를 발견하셨나요? 자유롭게 복사/붙여넣기 하세요. 물론 좌측 사이드바에서 디바이스에 저장된 사진을 업로드할 수도 있습니다.

또한, 스티키노트를 이용해, 팀원에게 메모를 남기거나 아이디어를 작성하세요.

3. 내보내기 및 공유

Boardmix는 클라우드에 자동으로 저장되기 때문에, 작업중인 파일을 소실할 염려가 전혀 없습니다. 이것을 다른 사람들에게 전달하기 위해서는 두가지 옵션을 제공합니다.

내보내기： PNG, JPG 등 이미지는 물론, SVG 형식의 벡터 파일, PDF 형식의 출력 파일 그리고 Boardmix 전용 확장자 파일을 제공합니다.

공유 기능：URL을 생성해 누구나 웹브라우저로 문서를 열람할 수 있습니다. 또는 이메일을 이용해 팀원을 추가하세요. 동시 편집이 가능합니다.

마무리

BPMN 무엇인지, 얼마나 중요하고 왜 비즈니스에 꼭 필요한 것인지 이제는 아시겠죠?

비즈니스는 참 복잡합니다. 때문에, BPMN을 처음 정리한다면 엄청난 시간을 소모하는 고된 일이 될지도 모릅니다. 그러나, 비즈니스가 이루는 각 단계를 세분화하고, 어떤 흐름으로 처리되는지 이해한다면 조직의 각 구성원이 담당하는 일을 한 눈에 조망하는 것은 물론 반복되는 업무를 찾아내 시간과 자원 소모를 줄이고, 자동화를 통해 더욱 효율적으로 업무를 처리할 수 있습니다. 성장을 위해 꼭 필요한 단계인 것입니다.

오늘 편리한 저작도구인 Boardmix를 알려드렸으니, 이것과 함께 BPMN 작성을 꼭 시도해보세요!

BPMN 해보세요!