[급상승]프로젝트 관리란？올바른 프로젝트 관리 프로세스를 배우다!

프로젝트에는 대개 많은 사람들이 참여하기 마련입니다. 많은 이들이 정확한 정보를 빠르게 공유하고, 문제상황에 대처하기 위해서는 특별한 방법이 필요합니다. 이는 1인 프로젝트를 진행하는 경우에도 마찬가지입니다. 전체 진행상황과 필요한 업무, 업무별 진척도를 점검하기 위해서는 단순히 머릿속에 떠올리거나 메모장에 적어 두는 것으로는 모자라죠.

여러 업무를 동시에 관리하면서 많은 이들에게 적절하게 전달하는데 어려움을 겪었다면, 이 글을 통해 프로젝트 관리 프로세스에 대한 조언과 함께, 편하고 효율적인 툴에 대한 팁도 얻으실 수 있습니다.

Part1: 프로젝트 관리 정보 개요

1. 프로젝트 관리란?

프로젝트는 특정 목표를 달성하기 위한 일련의 작업을 의미합니다. 프로젝트 관리란 팀의 프로젝트가 완수될 수 있도록 기한과 참여자, 진척도 등을 추적하는 것입니다.

2.역사&발전

프로젝트 관리는 최근에 갑자기 생긴 개념은 아닙니다. 그러나 IT 위주로 여러 분야의 산업이 고도로 발달함에 따라 프로젝트의 규모가 점점 커지며 복잡해졌습니다. 또한, 팀에서 동시에 여러 프로젝트를 다루게 되면서 전문적인 프로젝트 관리의 필요성이 대두되었습니다.

현재의 프로젝트 관리 기법과 툴은 대부분 1950년대에 등장한 것입니다. 과거에는 PMI(Project Management Institute)에 의해 공식적으로 프로젝트 관리에 대한 정의와 절차, 기법 등이 논의되며 프로세스의 기반을 다졌습니다. 따라서 과거의 프로젝트 매니저는 방법론과 툴에 대한 전문적인 교육을 받은 전담 직원이었습니다. 그러나 오늘날에는 새로운 기법과 툴이 등장하면서 프로젝트 관리에 대한 관점과 접근 방법도 다양해졌습니다. 또한 소규모 프로젝트와 인디 프로젝트도 많습니다. 따라서 누구나 쉽게 접근할 수 있는 프로젝트 관리 툴을 통해 더욱 빠르게 프로젝트 매니저로서 전문성을 획득할 수 있습니다.

3.중요성

해당 프로젝트에 참여하는 인원을 체크하고, 필요한 작업을 목록화하여 담당자를 배당하는 일, 진척도를 체크하고 예상 완수 기간과 마감 기한을 대조하는 일... 모두 익숙하지 않으세요? 이것이 프로젝트 관리입니다. 그러나 전담 직원이 없다면 바쁜 와중에 모든 게 섞이고 똑같은 문서를 여러 번 작성하게 됩니다. 경험하신 적이 있으실 거에요. 프로젝트 관리의 중요성과 팀 성격과 규모, 프로젝트 특성에 따른 관리 기법과 툴을 고민하는 것은 성공적인 프로젝트를 위한 첫 걸음이자 필수 요소입니다.

4.프로젝트 관리 유형

대표적인 프로젝트 관리 유형 몇 가지를 소개합니다.

1)애자일 기법

애자일은 린 프로젝트 관리 기법의 한 유형으로, 최근 IT업계를 중심으로 가장 큰 관심과 지지를 받고 있는 관리 유형입니다. 프로젝트를 기능을 중심으로 쪼개고, 짧은 주기의 스프린트-프로토타입 검증을 통해 제품을 개선합니다. 애자일 기법의 장점으로는 문제상황에 신속하고 유연하게 대처할 수 있다는 것입니다.

2) 폭포수 모델

전통적인 프로젝트 수행 방식입니다. 필요한 일련의 작업을 선형적으로 배치해 하나씩 과제를 완수해 나갑니다. 다음 단계의 과제를 실행하기 위해서는 이전 단계가 완전히 마무리되어야 한다는 특징이 있습니다. 때문에 빠르고 유연한 대처는 어려울 수 있으나, 꼼꼼히 단계를 수행할 수 있다는 장점이 있습니다.

5.프로젝트 관리 용어10개 정리

본격적으로 프로젝트 관리에 입문하는데 도움이 되는 용어를 소개합니다.

SMART목표

SMART는 Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-Bound의 이니셜을 모은 것입니다. 여기에 좋은 프로젝트의 조건이 집약되어 있습니다. 목표는 구체적이고, 성과를 정량적으로 측정 가능해야하며, 기한 내 현실적인 방안으로 성취 가능해야만 합니다. <목표를 달성할 수 있도록 알아야 하는 smart 기법>에서 원하는 내용을 확인하세요.

프로젝트 리스크

프로젝트를 수행하는데 있어 발생할 수 있는 문제상황을 일컫습니다. 예산 초과, 마감일 경과 등이 대표적인 예시입니다. 이를 현실적으로 예측하고 적절한 방식으로 통제하는 것이 필요합니다. 이를 리스크 관리라고 합니다.더 많은 구체적인 내용은 여기에 확인하세요.

리소스 관리 계획

리소스란 프로젝트에서 사용가능한 인력과 장비, 예산, 툴 등의 자원을 말합니다. 모든 자원은 한정되어 있습니다. 더구나, 바쁘게 일하다보면 동시에 여러가지 프로젝트를 진행하게 되죠. 아마 다른 사람들도 마찬가지 일 것입니다. 따라서, 프로젝트를 완수하기 위한 현실적 계획을 세우려면, 구성원의 가용 시간, 능력, 장비, 툴 등을 파악하는 것이 필요합니다. 

이해관계자

프로젝트 관리에서 이해관계자란 팀 구성원을 뜻합니다. 이해관계자 맵이 무엇이고 어떻게 이해관계자 맵을 작성할 수 있는지 <이해관계자 맵: 프로젝트 성공의 숨겨진 보석> 알아보겠습니다.

타임라인

SNS에서도 자주 쓰이는 단어입니다. 프로젝트 계획과 실행, 종료 전 과정에 걸쳐 과업과 성과 등을 시간에 따라 배열한 것을 의미합니다. 프로젝트 타임라인을 사용하며 언제 어떤 업무를 해야할지 한눈에 파악할 수 있으므로 프로젝트가 탈선하고 혼돈에 빠지는 일이 방지합니다. 효율적인 프로젝트 관리의 기본인 타임라인 만들기를 알려드리겠습니다. 바로 가기

마일스톤

이정표라는 뜻으로, 프로젝트 관리에서는 특정 업무가 시작되거나 마무리되는 ‘시점’을 의미합니다.

종속관계

프로젝트를 이루는 각 과업은 유기적인 관계를 이루고 있습니다. 개중에는 특정 작업이 완수되어야만 다음 단계로 나아갈 수 있는 과제도 있습니다. 이를 일컬어 종속 관계에 있다고 말합니다.

간트 차트

프로젝트 관리에서 매우 자주 쓰이는 차트 형태입니다. 과제의 시작과 마감 기한을 타임라인에 표기해, 전체 흐름을 한 눈에 볼 수 있습니다.여기에 가장 많이 쓰이는 문서 툴인 엑셀을 이용해 간트 차트 엑셀을 작성하는 방법을 배우게 될 것입니다.

산출물/납품

프로젝트의 결과로 만들어진 제품이나 서비스를 뜻합니다. 이를 고객사에 전달하는 것을 납품이라고 합니다. 데이터나 무형의 서비스도 ‘납품’에 해당됩니다.

예산/산출내역서

프로젝트를 수행하는데 필요한 금액을 예산이라고 합니다. 단순히 금액만 정하는 것이 아니라, 예상 지출 항목과 비용을 꼼꼼히 계획해야 합니다. 이는 청구서에도 반영되는 내용이며, 산출내역서라는 이름으로 프로젝트 시작 전 제출이 요구되기도 합니다.

Part2:프로젝트 관리의 장점

프로젝트 관리를 통해 명확하고 구체적인 목표를 설정, 공유할 수 있습니다.

프로젝트를 통해 어떤 결과물이 나올 것인지, 이것이 가져올 효과는 무엇인지 명료한 비전이 없다면 프로젝트가 완수되기는 매우 어렵습니다. 그러나, 프로젝트 프로세스를 따라 구체적이고 명확한 목표를 세우고, 이것이 지시하는 비전을 구성원 모두와 나눈다면 직접적으로는 소통에 큰 효율성을 가져올 뿐만 아니라 조직의 성취율을 높이는 효과를 가져옵니다.

구성원의 역할을 분담해 혼란을 방지하고, 생산성을 올립니다.

모든 구성원이 어떤 일이든 먼저 나서서 맡는다면 참 좋겠죠? 그러나 비현실적인 상상입니다. 더군다나, 모든 구성원이 어떤 일이든 맡는게 조직의 효율성을 높이는 것은 아닙니다. 각자의 능력에 맞춰 일을 배분해야만 헛수고를 줄이면서 결과물의 질을 높일 수 있습니다. 이를 위해 조직의 리소스를 체크하고 계획 수립 단계에서 적절히 분배하는 것이 바로 프로젝트 관리입니다.

커뮤니케이션 프로세스를 통제해 소통의 효율과 정확성을 추구합니다.

프로젝트 관리를 통해, 조직 내 소통 채널과 양식을 제한할 수 있습니다. 예컨대, 사내 메신저나 게시판을 정해 검색과 추적이 용이하도록 태그나 검색어를 이용하는 방식이 있습니다. 조직 내 의견의 흐름이 모이면 모일수록 추진력도 강해집니다.

Part3:프로젝트 관리 프로세스

1. 프로젝트 개시

프로젝트가 시작되었습니다. 프로젝트를 구성하는 주춧돌은 목표입니다. 앞서 언급한 ‘SMART’를 떠올리며 목표를 설정해보세요. 이 단계에서 목표를 통해 얻을 수 있는 효과도 유념하는 것이 좋습니다.

2. 프로젝트 계획 수립

목표를 달성하기 위한 과제와 조직의 리소스를 점검하여 전체 프로젝트를 여러개의 소과제로 나누세요. 이 단계에서, 기한 내 프로젝트를 완수하기 위한 타임라인도 꼭 나와야 합니다.

3. 프로젝트를 위한 과제 수행하기

프로젝트를 진행하기 위한 방법론은 다양합니다. 앞서 언급한 애자일, 폭포수 모델 등도 있죠. 어떤 방법이든, 계획에 준수해 프로젝트를 위한 과업을 수행합니다.

4. 프로젝트의 성과 평가하기

프로젝트의 막바지가 보입니다. 산출물에 대해 평가하고, 계획 단계에서 예상한 결과물과 비교도 해보세요. 처음 기대한 효과가 나왔나요? 이 단계에서 얻은 데이터는 다음 프로젝트를 수립하는 바탕이 됩니다.

5. 프로젝트 종료

고생 많으셨습니다! 프로젝트가 종료되었습니다. 이제 다음 프로젝트를 개시할 시간입니다.

추가팁: 우수한 프로젝트 관리 툴

프로젝트 관리를 위해 매우 도움이 되는 툴을 고르는 방법을 알려드리겠습니다. 첫째로, 설치가 간편하고 운영체제와 상관없이 접근 가능해야합니다. 두번째로, 인터넷을 이용한 실시간 업데이트 반영이 가능해야만 합니다. 세번쨰로, 멀티미디어 첨부와 도형 그리기, 글자 서식 적용하기, 하이퍼링크 추가하기 등이 자유로워야 합니다. 마지막으로, 다양한 포맷으로 쉽게 내보낼 수 있어야 합니다.

위의 네가지 조건을 모두 충족하는 좋은 프로그램이 있습니다. Boardmix는 설치 없이 무료로 이용할 수 있는 화이트보드 프로그램으로, 실시간 업데이트 반영과 댓글 기능을 지원하여 협업을 더욱 즐겁고 간편하게 만들어줍니다. 이 글에서 소개한 프로젝트 관리 프로세스를 기억하시고, 꼭 Boardmix를 사용해보세요.

마무리

‘프로젝트 관리’라는 용어가 주는 전문적인 인상때문에 어려움을 느끼셨나요? 하지만 글에서 익숙한 부분을 많이 찾아내셨을 겁니다. 프로젝트 관리에 대한 주목과 함께 새로운 툴과 기법이 발명되기 시작한 것은 오래되지 않았습니다. 그러나 우리가 목표를 달성하기 위해 스스로를 점검하고, 결과를 평가하고 이것을 다음 목표에 반영하는 것은 아주 오랜 시간 전부터 존재해왔던 방식입니다. 프로젝트 관리가 전문가만의 일이라고 생각하지 마시고, 1인 규모의 작은 프로젝트부터 새롭게 접근해보세요. 분명 더욱 효율적으로 일하는 방식을 찾아내실겁니다.

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