김희준
새로운 프로젝트를 시작하고 또 프로젝트의 성공을 바란다면 무엇을 고려해야 할까요? 먼저 누구를 참여시켜야 할지, 누구에게 상황을 업데이트해줘야 할지 생각해보고, 질문이나 이의 제기를 가질 사람은 누구일지 역시 생각해 봐야 할 것입니다. 이해관계자 맵은 프로젝트의 시작부터 이해관계자를 정리하고 적극적으로 의사소통하며 프로젝트를 진행할 수 있도록 도와주는 필수적인 도구입니다. 그럼 이해관계자 맵이 무엇이고 어떻게 이해관계자 맵을 작성할 수 있는지 알아보겠습니다.
Part 1: 이해관계자
1.이해관계자 지도란?
이해관계자 지도는 프로젝트에 영향을 주거나 프로젝트의 영향을 받는 사람과 조직을 정리하는 도구입니다. 각 이해관계자의 역할, 요구사항, 우려 사항과 관계를 시각화해 누구와 어떤 내용을 논의해야 하는지 파악합니다.
이해관계자 지도를 작성하면 조직 내부 및 외부 이해관계자들의 위치와 영향력을 파악할 수 있습니다. 또한, 각 이해관계자들의 요구사항과 이슈를 파악하여 조직이나 프로젝트에 미치는 영향을 예측하고 대처할 수 있도록 도와줍니다.
이해관계자 지도는 조직 내부의 의사결정과 전략 수립, 그리고 이해관계자들과의 관계 유지와 발전에 매우 유용한 보석같은 도구입니다.
2.왜 이해관계자 맵을 사용하나요?
프로젝트를 진행할 때 이해관계자 지도를 사용하는 이유는 다음과 같습니다.
(1)프로젝트의 성공 요소 파악
이해관계자 지도를 사용하면 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위해 필요한 이해관계자들을 파악할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위한 핵심 이해관계자와 그들의 요구사항을 파악할 수 있으며, 이를 바탕으로 프로젝트의 성공 요소를 파악할 수 있습니다.
(2)프로젝트 관리 및 의사결정
이해관계자 지도를 사용하면 프로젝트를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 프로젝트를 진행하면서 발생하는 이슈를 파악하고, 이해관계자들의 요구사항을 반영하여 프로젝트 관리 및 의사결정을 수행할 수 있습니다. 또한, 이해관계자 지도를 기반으로 전략적인 의사결정을 할 수 있으며, 이를 바탕으로 프로젝트의 진행 상황을 적극적으로 관리할 수 있습니다.
(3)프로젝트 성과 평가
이해관계자 지도는 누구에게 결과를 확인하고 피드백을 받아야 하는지 찾는 데 도움이 됩니다. 다만 지도만으로 프로젝트 성과를 평가할 수는 없습니다. 고객의 사용 경험, 승인권자의 수용 기준 등 각 이해관계자와 확인할 항목을 정하고 실제 결과와 비교해야 합니다.
Part 2: 이해관계자 맵 작성법
그럼, 어떻게 이해관계자 맵을 작성할 수 있을까요? Boardmix를 사용하면 간단하면서도 쉽게 이해관계자 맵을 작성할 수 있으며, 다른 팀원과의 협업도 가능합니다.
Boardmix를 사용해 이해관계자 맵을 작성하는 방법은 다음과 같습니다.
1.먼저 Boardmix 웹사이트에 접속하여 ‘무료 이용’을 클릭하여 계정을 등록합니다.
2.상단의 ‘Create whiteboard file’을 클릭합니다.
3.좌측에서 ‘Mind map’ 아이콘을 클릭 후 적절한 마인드 맵 유형을 선택합니다.
4.원하는 위치에 클릭하여 이해관계자 맵의 위치를 정하고, 맵의 중심에 있는 원 안에 프로젝트명이나 주된 이해관계자를 적습니다.
5.‘+’ 아이콘을 클릭하여 맵 중심의 프로젝트명 주변에 나머지 이해관계자의 이름을 추가합니다.
6. 이해관계자별 역할, 요구사항, 우려 사항을 ‘주석’에 추가합니다. 예를 들어 새 제품의 공급업체에는 납품 일정, 관리 책임자에게는 승인 기준을 적을 수 있습니다. 영향력이 크다는 이유만으로 모든 요구를 우선하지 말고, 실제로 영향을 받는 사용자와 필요한 의사소통도 함께 확인하세요.
7. 이해관계자 맵을 완성한 뒤 파일로 전달하려면 그림의 ‘Export’ 기능을 사용합니다. 함께 내용을 수정하려면 보드 공유 링크와 접근 권한을 확인해 전달하세요. 내보낸 파일과 공동 편집용 보드 링크는 용도가 다릅니다.
마무리
지금까지 이해관계자 지도가 무엇인지 어떻게 작성할 수 있는지 살펴보았습니다.
Boardmix에 정리한 맵을 팀과 검토하면서 빠진 이해관계자가 있는지 확인해 보세요. 각 항목에 연락 담당자와 다음에 확인할 내용을 덧붙이면, 관계를 나열한 지도를 실제 의사소통에 활용할 수 있습니다. 프로젝트의 범위나 담당자가 바뀌면 해당 항목도 함께 수정하세요.
