Процесс согласования закупки превращает пожелание «нам это нужно» в зафиксированное решение и понятное поручение отделу закупок. На полезной схеме видны три исхода: согласовать, запросить уточнения или отказать. Если в заявке нет срока поставки, её нужно вернуть заявителю. Если закупка согласована, заявку следует передать тому, кто оформит заказ. Это разные маршруты.
Используйте пример ниже, чтобы построить свой процесс в редакторе блок-схем Boardmix. Здесь есть заполненная заявка на оборудование, разбор каждого решения и форма, которую можно перенести на общую доску. Пример заканчивается передачей согласованной заявки в отдел закупок. Приёмка товара и оплата счетов относятся к более широкому закупочному процессу.
Определите, какое решение нужно согласовать
В этом условном примере операционная команда запрашивает четыре ноутбука для новых сотрудников. Заявитель объясняет потребность, ответственный за бюджет решает, можно ли разрешить закупку, а отдел закупок проверяет, соответствует ли будущий заказ согласованным условиям. Так распределены роли в нашем примере; в вашей организации они могут быть устроены иначе.
Границы процесса: заявка подана → по заявке отказано либо она принята отделом закупок. Статус «Согласовано» разрешает действовать в пределах зафиксированных условий. Он не означает, что поставщик уже принял заказ, оборудование поступило или счёт можно оплачивать.
- Заявитель: указывает характеристики, количество, деловую потребность и требуемый срок, прикладывает предложение поставщика.
- Ответственный за бюджет: оценивает потребность, наличие средств и собственные полномочия на принятие решения.
- Отдел закупок: получает согласованную версию заявки и сверяет с ней заказ, который планирует направить поставщику.
Прежде чем рисовать схему, определите, кто замещает отсутствующего согласующего. Напоминание не является согласованием, а отсутствие ответа не должно незаметно превращаться в стрелку «Да».
Пример заполненной заявки на закупку
Ниже приведена заявка PR-104, версия 2, дополненная после уточнения из следующего раздела. Заявка, дата и предложение поставщика вымышлены; указанная сумма не является ценой Boardmix.
- Предмет и количество
- Четыре ноутбука для новых сотрудников, каждый с 16 ГБ оперативной памяти и SSD на 512 ГБ.
- Причина
- Четырём новым сотрудникам нужна техника, а все имеющиеся подменные устройства уже закреплены за другими людьми.
- Требуемый срок
- 16 ноября 2026 года, до вводного обучения новых сотрудников.
- Стоимость и поставщик
- Предложение поставщика Q-204, редакция 2: всего 4 000 долларов США, включая доставку и применимые налоги. Источник оплаты — бюджет операционной команды на оборудование.
- Кто запрашивает решение
- Координатор операционной команды. Заявку рассматривает сотрудник, уполномоченный согласовать эту закупку из бюджета команды на оборудование.
- Условия на ветке согласования
- PR-104, версия 2: четыре ноутбука, каждый с 16 ГБ оперативной памяти и SSD на 512 ГБ, на общую сумму 4 000 долларов США по предложению Q-204, редакция 2. Доставка требуется к 16 ноября 2026 года. Изменение характеристик, общей суммы или срока доставки возвращает заявку на проверку, предусмотренную правилами организации.
Фраза «прошу согласовать несколько ноутбуков» заставляет согласующего самостоятельно восстанавливать детали закупки. Но и целиком переносить договор в блок-схему не стоит: её будет трудно читать. Оставьте в блоках короткие названия действий, а подтверждающие материалы разместите рядом с нужным шагом или добавьте ссылками.
Покажите три маршрута рассмотрения заявки
1. Верните неполную заявку её автору
В первой версии PR-104 не был указан требуемый срок. Ответственный за бюджет вернул заявку координатору с вопросом: «К какой дате ноутбуки должны быть готовы к работе?» Координатор подтвердил срок — 16 ноября 2026 года, добавил его в заявку и повторно направил на рассмотрение заполненную версию 2, показанную выше.
Подпишите этот маршрут «Нужны уточнения», а не «Отказано». Решение о закупке ещё не принято. Укажите, каких сведений не хватает, чтобы заявитель мог дополнить документ без очередного обмена догадками. Обратная стрелка ведёт к действию «Дополнить заявку», после которого заявка снова поступает на рассмотрение.
2. Передайте в закупки согласованную версию
На ветке согласования сотрудник проверяет свои полномочия по правилам организации и согласовывает PR-104, версию 2: четыре ноутбука, каждый с 16 ГБ оперативной памяти и SSD на 512 ГБ, на общую сумму 4 000 долларов США по предложению Q-204, редакция 2, со сроком поставки к 16 ноября 2026 года. Отдел закупок получает эту версию, зафиксированное решение, имя фактического согласующего и все условия. Отдельного сообщения «всё хорошо» недостаточно, чтобы понять, какое количество и какое предложение были согласованы.
Отдел закупок сверяет будущий заказ с этими условиями. Если поставщик предлагает только другую комплектацию или меняет итоговую стоимость, изменённую заявку возвращают на рассмотрение в соответствии с правилами организации. Исходное решение должно оставаться доступным для проверки; оно не должно автоматически распространяться на существенно изменившуюся закупку.
3. Закройте отклонённую заявку с объяснением причины
Предположим, ответственный за бюджет вместо закупки решает перераспределить подходящие устройства внутри компании. На ветке отказа фиксируют эту причину и уведомляют заявителя. Маршрут заканчивается состоянием «Заявка закрыта», а не автоматически отправляет её на повторное согласование.
Позже заявитель может предложить другое решение, но для него понадобится новая или пересмотренная заявка. Отказ — это решение по текущей заявке. Запрос недостающих сведений означает другое состояние.
Скопируйте форму заявки и решения
Разместите следующие поля рядом с блок-схемой. Они связывают короткие подписи на схеме с информацией, которая нужна каждому участнику.
- Заявка: номер, версия, заявитель, товар или услуга, количество, характеристики, деловая потребность, требуемый срок, предложение поставщика и бюджет.
- Решение: согласующий, дата, результат, согласованные условия или причина отказа, дополнительные ограничения.
- Уточнения: недостающие сведения, кто их предоставит и на какое рассмотрение вернётся дополненная заявка.
- Передача в закупки: получатель, полученная версия заявки, сопровождающие документы и результат сверки будущего заказа с согласованными условиями.
- Изменение условий: что изменилось, какая версия заменяет предыдущую и какое согласование требуется до продолжения работы.
В PR-104 запись «четыре ноутбука, 16 ГБ оперативной памяти / SSD 512 ГБ, нужны к 16 ноября 2026 года» относится к заявке. «Версия 2 согласована на сумму 4 000 долларов США по предложению Q-204, редакция 2; изменения требуют предусмотренной проверки» — к решению. «Отдел закупок получил PR-104, версию 2, и предложение Q-204, редакцию 2» — к передаче. Такое разделение помогает понять причину задержки: не хватает информации, ещё не принято решение или отдел закупок пока не принял заявку в работу.
Соберите общую схему в Boardmix
Откройте доску и расположите на холсте названия трёх ролей. Разместите каждое действие под именем того, кто его выполняет. Для схемы с дорожками действует тот же принцип: в руководстве Microsoft по межфункциональным блок-схемам (на английском) шаг процесса располагается на дорожке отвечающего за него подразделения.
- Разместите основные действия. Добавьте «Подать заявку», «Рассмотреть заявку», «Зафиксировать решение» и «Принять согласованную заявку в закупки». Используйте прямоугольники для действий и блок решения в месте, где маршрут разветвляется.
- Подпишите результаты на соединениях. На соответствующих ветках напишите «Нужны уточнения», «Согласовано» и «Отказано». Цвет может дополнять подписи, но не заменять их.
- Оставьте форму рядом со схемой. Сначала заполните её для PR-104. Если вашей команде нужна дополнительная проверка, например техническая, покажите ответственного и сведения, которые он передаёт по её результатам.
- Разберите одну заявку вместе. Попросите заявителя объяснить, что он подал, согласующего — назвать рассмотренную версию, а отдел закупок — показать полученные материалы. Исправьте схему в тех местах, где описания участников расходятся.
Доска помогает зафиксировать и обсудить процесс. Сама по себе она не контролирует полномочия на расходование средств и не размещает заказы. Для этих действий используйте действующую систему закупок и правила вашей организации.
Откройте рабочее пространство Boardmix, чтобы нарисовать свой процесс, или выберите основу в коллекции шаблонов блок-схем.
Адаптируйте процесс, не пряча исключения
Нужно несколько согласований: покажите, выполняются ли они последовательно или параллельно. Если обязательны все решения, маршрут должен дождаться каждого. Если достаточно одного уполномоченного согласующего, обозначьте это правило. Две стрелки, ведущие в отдел закупок, не объясняют условие перехода.
Согласующий недоступен: направьте заявку уполномоченному заместителю или тому, кто отвечает за дальнейшее рассмотрение по согласованному порядку. До действительного решения заявка остаётся в ожидании. Сроки задавайте по реальному процессу команды, а не с помощью произвольного таймера на схеме.
Поставщик изменил предложение: сравните новые условия с согласованной версией и направьте заявку на проверку, которую требуют ваши правила. Статус «Поставщик недоступен» не должен означать разрешение купить любой похожий товар.
Закупка срочная: отдельно покажите действующий ускоренный порядок, если он предусмотрен. Срочность — повод воспользоваться согласованным маршрутом, а не отказаться от фиксации решения.
Когда процесс согласования понятен, соедините принятую отделом закупок заявку с более широкой схемой закупочного процесса (на английском). Приёмку, сопоставление документов и оплату показывайте уже там, чтобы на каждом этапе слово «согласовано» имело однозначный смысл.
