Введение
Объяснение матрицы Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра - это простой инструмент, разработанный, чтобы помочь вам организовать свои задачи и знать, какие из них приоритетные. Он назван в честь бывшего президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, который в своей речи 1954 года сказал, что его проблемы делятся на два типа - срочные и важные.
Эта система практична как для профессиональных, так и для личных целей. Каждая задача оценивается по важности и срочности и размещается в соответствующей области матрицы. Будь вы руководителем большого корпоративного проекта или просто пытаетесь справиться с повседневными делами, шаблон матрицы Эйзенхауэра пригодится.
Важность матрицы Эйзенхауэра
Так часто в нашей занятой жизни мы перегружаемся списком дел. Многократно этот список кажется становится лишь длиннее, а не короче, независимо от того, сколько вы уже сделали. Матрица Эйзенхауэра облегчает сортировку ваших задач, чтобы вы могли достигать большего и лучше управлять своим временем.
Основные принципы использования и внедрения матрицы Эйзенхауэра
Независимо от того, какой шаблон матрицы Эйзенхауэра вы используете, всегда существуют шесть основных принципов, которые вы всегда должны учитывать при сортировке ваших задач и размещении их в матрице.
- Задачи, которые попадают в категорию срочных, должны быть выполнены немедленно. Откладывать их не вариант.
- Важные задачи, независимо от срочности, должны быть выполнены хорошо, поскольку они имеют существенное влияние на вас или вашу организацию.
- Задачи, которые являются срочными и важными, должны быть выполнены вами, а не кем-то другим.
- Задачи, которые срочны, но не важны, должны быть делегированы другим, пока вы занимаетесь срочными и важными задачами.
- Задачи, которые важны, но не срочны, должны быть тщательно спланированы и реализованы. Уделите время, чтобы убедиться, что они выполнены хорошо, и таким образом, вы можете получить наилучшие результаты.
- Задачи, которые не важны и несрочны, можно отложить на потом, поскольку они не окажут большого влияния на вас или вашу организацию.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Шаблон матрицы Эйзенхауэра состоит из четырех квадрантов, которые содержат задачи в соответствии со срочностью и важностью. Чтобы использовать эту систему, вы должны начать с перечисления всех своих задач. Рассмотрите их по одному и определите, к какому квадранту они относятся.
Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра
Квадрант 1: Важные и срочные задачи
Задачи, имеющие срочные сроки и влияющие на остальную часть проекта, относятся к этому квадранту. Другими словами, это краткосрочные, но важные задачи, которым нужно немедленное и сосредоточенное внимание.
Квадрант 2: Важные, но несрочные задачи
Этот квадрант содержит задачи, которые не обязательно нужно делать сразу, но потребуют много внимательного планирования. Вы можете выполнять их самостоятельно или призвать на помощь других членов вашей организации, в зависимости от характера конкретной задачи.
Квадрант 3: Срочные, но не важные задачи
Поскольку они являются срочными, эти задачи должны быть выполнены незамедлительно. Но поскольку они не являются важными, вам не обязательно тратить свое собственное время на них. Вместо этого вы можете передать этот квадрант другим членам вашей команды, но убедитесь, что они завершают задачи как можно скорее.
Квадрант 4: Не срочные и не важные задачи
В любом проекте всегда есть задачи, которые не являются важными и не срочными, но входят в список дел. Матрица Эйзенхауэра позволяет легко идентифицировать эти задачи, чтобы вам не пришлось тратить на них время и усилия. Принимайтесь за эти задачи только после завершения всех остальных.
Приоритизация задач для максимальной эффективности
После того, как вы отсортировали каждую задачу в своем основном списке в соответствующий квадрант, ваши приоритеты определяются естественным образом. Задачи квадранта 1 и квадранта 2 получают самый высокий приоритет из-за их высокой срочности. Квадранту 3 уделяется наивысший приоритет в распределении времени, поскольку на них необходимо работать больше всего. Квадранту 4 уделяется наименьший приоритет во всех аспектах.
Примеры использования матрицы Эйзенхауэра в личных и профессиональных настройках
Пример матрицы Эйзенхауэра для менеджера проекта
Источник: AnalytixMinds
У менеджера проекта обычно есть несколько одновременных задач, которые кажутся одинаково важными. С помощью приведенной выше матрицы они могут легко определить, с какой задачи начать, какие задачи поручить другим, какие задачи запланировать на более позднее время и какие задачи удалить из списка дел.
Пример матрицы Эйзенхауэра для людей, работающих из дома
Источник: Habits Buzz
Достижение идеального баланса работы и личной жизни является огромным вызовом для тех, кто работает удаленно из дома. Хотя в общем случае не рекомендуется объединять личные и профессиональные задачи в одну матрицу Эйзенхауэра, удаленный работник является исключением из правила. В этом случае приоритизация задач через матрицу помогает вам выполнить больше работы, как на работе, так и в личной жизни.
Преимущества использования матрицы Эйзенхауэра
Легко видеть, что шаблон матрицы Эйзенхауэра действительно поможет тем, кто часто перегружен задачами или часто испытывает трудности в соблюдении сроков. Вот некоторые конкретные преимущества, которыми вы можете наслаждаться.
Увеличение продуктивности
Этот метод побуждает вас сосредоточиться на одной задаче за раз, начиная с самой важной и срочной, вместо того, чтобы быть отвлеченным другими задачами низшего приоритета. Это в конечном итоге увеличивает продуктивность и деловую эффективность.
Снижение уровня стресса и тревоги
Организованная категоризация задач, обеспечиваемая шаблоном матрицы Эйзенхауэра, позволяет легко визуализировать список дел, вместо того чтобы быть перегруженным, что только добавляет стресса к уже напряженному расписанию.
Улучшенное управление временем
Шаблон матрицы Эйзенхауэра способствует эффективному планированию и соответствующему делегированию работ, что в конечном итоге приводит к лучшему управлению временем и распределению его.
Большее сосредоточение на задачах высокого приоритета
Без использования шаблона матрицы Эйзенхауэра очень легко отвлечься на неважные задачи, которые могут быть легко выполнены. Но если вы следуете матрице, ваше сосредоточение будет на более важных задачах, которые имеют большее влияние на вас или вашу компанию.
Недостатки использования матрицы Эйзенхауэра
Несмотря на множество преимуществ, есть несколько случаев, когда матрица Эйзенхауэра может принести больше вреда, чем пользы. Вот некоторые из возможных недостатков, о которых следует подумать.
Возможное слишком упрощенное определение приоритетов задач
Когда вы сортируете свои задачи с использованием матрицы Эйзенхауэра, все кажется черно-белым, ясным и понятным. Но мы все знаем, что в жизни не всегда все так просто. Срочная и важная задача может зависеть от другой задачи, которая была признана несрочной, что сразу же создает проблемы в матрице.
Сложность определения степени важности или срочности задачи
Во многих случаях существует множество перекрывающихся факторов, определяющих, какая задача более срочна или важна, чем другие. Некоторые задачи могут быть важнее, чем они кажутся, и ошибочно попадать в низкоприоритетный квадрант шаблона матрицы Эйзенхауэра.
Ограничение на креативность и гибкость мышления
Матрица требует от вас размещать задачи в рамках определенных границ. Это противоречит практике мышления за пределами этих границ, которое может быть решающим для достижения гораздо более плодотворного результата.
Альтернативы матрице Эйзенхауэра
Нет сомнения в эффективности и инновативности, которые приносит метод Эйзенхауэра. Но в случае, если его применение не подходит для определенной ситуации, есть несколько альтернативных вариантов, которые вы можете использовать.
Система квадранта Кови
Основной принцип системы квадранта Кови очень похож на метод Эйзенхауэра. Однако самое большое отличие заключается в том, что фокус матрицы Кови – это количество времени, выделенное на задачи в каждом из квадрантов.
Таким образом, первый квадрант, содержащий срочные и важные задачи, должен быть выполнен незамедлительно, но не должен занимать слишком много времени. Квадрант с срочными и неважными задачами также должен быть выполнен незамедлительно, но не вами, так как они не очень важны. Важным, но не срочным задачам должно быть выделено больше всего времени, так как они требуют тщательного планирования. Минимальное время, следует уделять задачам, которые не срочны и не важны.
Метод ABCDE
Мы уже упоминали, что матрица Эйзенхауэра может вызывать затруднения в определении того, какие задачи важнее других. Хорошей альтернативой в таких случаях будет использование метода ABCDE Брайана Трейси.
Этот метод требует сначала просмотреть ваш список задач, оценивая каждую основную задачу по приоритету от А до Е. У каждой из этих основных задач будут дополнительные подзадачи, которые вы разберете по номерам. Продолжайте просматривать свой список задач, пока каждая из них не получит свой номер или букву.
Персонализированные системы управления задачами
Для людей в движении или тех, кто слишком занят, чтобы использовать обычный шаблон матрицы Эйзенхауэра, сейчас есть множество персонализированных систем управления задачами, которые вы можете скачать в Интернете. Некоторые из них бесплатны, некоторые платные. Большинство из них доступны на мобильных устройствах, что означает, что вы можете получить доступ к своему списку дел, где бы вы ни находились.
