Si alguna vez ha entrado en una cafetería concurrida y se ha preguntado cómo funciona detrás de escena, está en el lugar correcto. En este artículo, le llevaremos a un viaje detrás del mostrador y le mostraremos cómo se estructura una cafetería desde adentro, utilizando un organigrama. Además, le presentaremos a Boardmix, una herramienta en línea que hará que crear un organigrama sea pan comido, incluso si ere un principiante. Así que siéntese, tome su taza de café y prepárese para un viaje detrás de escena en el mundo de las cafeterías.
¿Qué es el organigrama de una cafetería?
El organigrama de una cafetería es una representación visual que muestra la estructura organizacional de la misma. Este mapa jerárquico detalla las diferentes posiciones y roles dentro del negocio, estableciendo claramente quién es responsable de qué y cómo se interrelacionan las diversas funciones.
Obtener la plantilla de organigrama de una cafetería
Es importante tener en cuenta que cada cafetería puede tener un organigrama ligeramente diferente dependiendo de su tamaño, ubicación y necesidades específicas. Por ejemplo, una pequeña cafetería local puede no necesitar un gerente de recursos humanos dedicado, mientras que una cadena grande podría tener varios niveles adicionales de gerencia.
Para conocer un ejemplo concreto del organigrama de una cafetería, vaya a visitar Explore el organigrama de Starbucks: ¿Cómo funciona la gigante del café?
Funciones de los puestos de una cafetería
La estructura organizativa de una cafetería se presenta a menudo en un formato vertical, agrupando al personal según las responsabilidades que asumen en cada sector del establecimiento. Sin embargo, hay que tener en cuenta que estas funciones no son universalmente iguales para todas las cafeterías. No podemos comparar una pequeña cafetería local con una franquicia gigante - cada una tiene sus propias demandas y requisitos.
Lo que es incuestionable, no obstante, es la importancia capital del equipo de trabajo en el triunfo general de la cafetería. Aquí se encuentran diferentes puestos y funciones como, por ejemplo, el gerente general, quien dirige y coordina todas las operaciones; el gerente de operaciones, quien supervisa el funcionamiento diario; los meseros y baristas, quienes crean una experiencia única para los clientes; los cajeros, quienes gestionan las transacciones; y el personal de limpieza y mantenimiento, cuyo trabajo es esencial para mantener un ambiente acogedor y agradable. Profundicemos un poco más en cada uno de estos roles:
Director o Gerente general
El Director o Gerente general de una cafetería es el individuo que supervisa y coordina todas las operaciones diarias de la cafetería. Sus funciones son variadas y abarcan muchos aspectos del negocio, entre las cuales se incluyen:
- La gestión de la empresa, tomar las decisiones cruciales del café, supervisar y actuar como líder es su papel principal.
- Es responsable de la organización estructural de la empresa, definiendo roles y responsabilidades de cada miembro.
- Es su deber planificar, organizar y supervisar tanto los objetivos generales como los específicos a corto y largo plazo.
- Gestiona todos los recursos empresariales y coordina a todas las partes integrantes.
- Establece la estrategia y marca metas para el crecimiento del café.
Gerente
El segundo al mando tras el director general es el gerente, con la principal responsabilidad de armonizar las tareas administrativas, idear las agendas laborales y coordinar las funciones cotidianas que deben ejecutar los empleados. Su rol abarca una multitud de funciones:
- Asegura que las tareas cotidianas se realicen sin contratiempos y generen rentabilidad.
- Mantiene un enfoque en preservar los presupuestos y en la optimización de gastos.
- Administra el proceso de contratación y formación del personal, brindándoles consejos siempre que lo necesiten.
- Elabora informes cíclicos para el Director General.
- Diseña el menú.
- Vela por el cumplimiento de los estándares de seguridad e higiene.
Gerente segundo
El papel que desempeña es esencial en una gran cafetería, ya que es quien vigila de cerca todas las acciones que se llevan a cabo en el establecimiento, así como a los miembros del equipo. Sin embargo, en locales más pequeños, este puesto no se suele encontrar.
Además, es responsabilidad de este puesto transmitir a los niveles superiores cualquier anomalía que pueda surgir en la rutina diaria, atender las reclamaciones y errores que puedan surgir y solucionarlos, si el personal de más alto rango no está presente.
Director de operaciones
Es la persona a cargo de liderar y organizar el sector de operaciones de la cafetería, es decir, se encarga de los procesos de mejora continua en aspectos clave como la economía, la productividad o la satisfacción del cliente.
Dependiendo de sus acciones se puede mejorar la posición del negocio, por lo que necesita conocer y optimizar los mecanismos que contribuyen al valor operativo de la cafetería, incluyendo los procesos, el diseño, los aspectos técnicos y las compras. Además, sirve de puente con otros departamentos e incorpora los procesos internos de la empresa para asegurar que todo el personal trabaje hacia un mismo objetivo.
Responsable de marketing
Es el responsable de formular la estrategia de marketing de la cafetería, analizando y evaluando las potencialidades de los productos y servicios que ofrece. Además, es quien diseña las campañas publicitarias teniendo en cuenta la demanda existente en el mercado objetivo.
Su meta primordial es aplicar la táctica apropiada para incrementar la notoriedad y el reconocimiento de la marca, fomentar las ventas y el crecimiento del negocio a través de la puesta en marcha de distintas técnicas de marketing.
Jefe de recursos humanos
En las grandes cafeterías, esta persona es la encargada del área de Recursos Humanos y su tarea principal es organizar, liderar y coordinar las relaciones laborales y las actividades de los empleados, así como las políticas y prácticas del establecimiento. Sin embargo, en las cafeterías más pequeñas, estas responsabilidades suelen recaer en el gerente o dueño del lugar.
Además, se encarga de la contratación y selección del personal, con la capacidad de identificar qué perfil se adecúa mejor a cada rol dentro de la cafetería. Asimismo, está a cargo de los procedimientos de formación, promoción, traslados y desvinculación del personal.
Gerente de ventas
El gerente de ventas se ocupa de todos los aspectos relacionados con el comercio en la cafetería, es decir, las ventas. Sus responsabilidades incluyen planificar, implementar y supervisar las estrategias de ventas más competitivas, motivando a su equipo para que alcance los objetivos establecidos.
Es fundamental que el departamento de ventas colabore estrechamente con el área de marketing y publicidad para diseñar campañas de ventas más eficaces que permitan penetrar en un mercado más amplio.
Empleados de cocina
Los empleados de cocina es una pieza esencial en el funcionamiento de una cafetería. Los clientes acuden a disfrutar de un buen café y de exquisitos platos, tanto dulces como salados, mientras comparten tiempo con amigos o simplemente se toman un respiro.
Para garantizar un servicio de calidad en el establecimiento, dependiendo del tamaño de la cafetería y del volumen de trabajo, resulta crucial contar con suficientes cocineros capaces de preparar la comida con eficacia, destreza y rapidez, siempre respetando las normativas de seguridad e higiene alimentaria.
Baristas
El barista es una figura crucial en una cafetería, en particular en las de especialidad, pues tiene la responsabilidad de preparar y servir un café excepcional, moliendo los granos justo antes de su preparación, ofreciendo distintas variantes del café, con diversos grados de tostado y dando al cliente la opción de escoger el café que más se acomode a su paladar.
Los baristas son expertos en la elaboración de cafés, dominan todo lo referente al universo del café, desde su origen, su producción y la forma óptima de prepararlo, utilizando variados métodos de elaboración, aunque también se encargan de servir otras bebidas, ya sean calientes o frías.
Meseros
Los meseros son los encargados de recoger los pedidos de los clientes en la cafetería y, si es necesario, solicitarán la bebida al barista y la comida al equipo de cocina para luego llevarlos a las mesas de los clientes.
Además de su papel principal de atender y servir a los clientes en las mesas, deben realizar su trabajo con rapidez y eficacia, proporcionando el mejor servicio al cliente. En las cafeterías pequeñas, también suelen encargarse del proceso de pago de los clientes.
Responsable de caja
Dentro de la estructura de una cafetería, el cajero es el encargado de gestionar los pagos de los pedidos de los clientes, y tiene una comunicación constante con el camarero, quien se encarga del servicio y atención al cliente.
Normalmente, la posición de cajero se encuentra en cafeterías grandes donde hay un alto volumen de trabajo. Sin embargo, en las cafeterías más pequeñas, los camareros suelen hacerse cargo del cobro antes de que los clientes dejen el establecimiento.
Elabore un organigrama de una cafetería en minutos con Boardmix
Boardmix simplifica la tarea de crear un organigrama con sus funciones fáciles de usar y plantillas profesionales.Boardmix es una herramienta de diagramación en línea que ofrece una amplia gama de plantillas y herramientas de diseño para crear organigramas, mapas mentales, diagramas de flujo y más. Es perfecto para aquellos que desean crear visualizaciones claras y profesionales sin necesidad de habilidades de diseño avanzadas.
Pasos para crear un organigrama de una cafetería con Boardmix:
Paso 1: Describa la estructura de su equipo
Empiece por enumerar los puestos clave de su cafetería. Por lo general, esto incluye puestos como el director de la cafetería, gerentes de distantas áreas, baristas, meseros, etc.
Paso 2: Añada sus funciones a Boardmix
Una vez definidas las funciones, puede introducirlas en Boardmix. La facilidad de uso de la plataforma de software le permite simplemente hacer clic y añadir funciones, que formarán automáticamente cuadros ordenados en su organigrama.
Obtener la plantilla de organigrama de una cafetería
Paso 3: Establezca líneas jerárquicas
El siguiente paso consiste en indicar las relaciones jerárquicas entre las distintas funciones. Con Boardmix, puede trazar fácilmente líneas entre los cuadros para representar estas relaciones e ilustrar eficazmente la jerarquía de su organización.
Paso 4: Personalice su gráfico
Boardmix le permite personalizar completamente su gráfico para reflejar la naturaleza única de su negocio. Ya sea cambiando los colores para representar los distintos niveles o departamentos, ajustando el tamaño de las casillas o reorganizando el diseño, Boardmix permite crear sin esfuerzo un gráfico que se adapte perfectamente a su cafetería.
Paso 5: Actualice según sea necesario
Una de las mayores ventajas de utilizar Boardmix es su flexibilidad. A medida que su cafetería evoluciona, ya sea por crecimiento, rotación de empleados o cambios en la estructura, Boardmix facilita la actualización del organigrama.
Un organigrama de una cafetería bien elaborado, especialmente uno creado con una herramienta versátil como Boardmix, sirve como un faro de claridad en medio del ajetreo de las operaciones de la cafetería. Establece un camino claro para la responsabilidad y la autoridad dentro de su equipo, lo que le prepara para operaciones eficientes y el éxito.
Beneficios de hacer el organigrama de una cafetería
Hay muchos beneficios de tener un organigrama bien diseñado para una cafetería. Algunos de los más importantes son:
- Claridad en la estructura organizativa: Un organigrama proporciona una visión clara y concisa de la estructura organizativa de la cafetería. Esto puede ayudar a todos los miembros del equipo a entender su papel y responsabilidades dentro de la organización.
- Mejora la comunicación: Al tener un organigrama, se facilita la comunicación entre los miembros del equipo, ya que saben a quién reportar y quién es responsable de qué tareas.
- Facilita la toma de decisiones: Un organigrama también puede facilitar la toma de decisiones al proporcionar una visión clara de quién tiene autoridad para tomar decisiones en ciertas áreas.
- Ayuda en la planificación: Con un organigrama, puedes visualizar fácilmente cómo se distribuyen las tareas y responsabilidades, lo que puede ser útil para la planificación y asignación de recursos.
- Promueve el crecimiento organizativo: Un organigrama bien diseñado puede ayudar a identificar áreas donde se necesita crecimiento o cambio, lo que puede ser útil para la planificación estratégica a largo plazo.
- Mejora el rendimiento del equipo: Al tener roles y responsabilidades claramente definidos, cada miembro del equipo sabe exactamente lo que se espera de él, lo que puede mejorar el rendimiento general del equipo.
Conclusión
Los organigramas son herramientas poderosas que pueden ayudar a mejorar la comunicación y la eficiencia en cualquier organización, incluidas las cafeterías. Con Boardmix, la creación de organigramas es rápida, sencilla y accesible para todos, incluso para aquellos sin experiencia en diseño. Así que no espere más, ¡comience a visualizar la estructura de su cafetería hoy mismo con Boardmix!
