김희준
어피니티 다이어그램은 메모나 아이디어를 관련 있는 내용끼리 모으고, 각 묶음의 공통점을 이름으로 표현하는 방법입니다. 흩어진 의견에서 반복되는 주제와 서로 다른 관점을 찾을 때 사용할 수 있습니다. 어피니티 다이어그램 템플릿을 쓰더라도 제목을 먼저 확정하지 말고 메모를 읽으며 분류를 조정하세요. 이 글에서는 준비 과정과 자동차 문 품질개선 예시, Boardmix에서 정리하는 방법을 설명합니다.
Part 1: 어피니티 다이어그램에 대한 모든 것
1. 어피니티 다이어그램이란?
출처:https://ivanvasilev.com/
어피니티 다이어그램(Affinity Diagram)은 복잡한 아이디어, 정보, 의견을 분류하고 구조화하여 시각적으로 표현하는 도구로, 주로 그룹 혹은 팀 내에서 협업과 문제 해결을 위해 사용됩니다.
이 도구는 다양한 아이디어나 의견을 모아서 유사한 주제나 카테고리로 그룹화하고, 라벨링하는 과정을 통해 그룹 내의 공통된 패턴과 관련성을 찾는 데 도움을 줍니다.
이렇게 구성된 다이어그램은 복잡한 정보를 시각적으로 이해하기 쉽게 만들어주며, 그룹 내의 의사소통을 개선하고 협력을 촉진합니다.
2. 어피니티 다이어그램의 유래 & 발전
ASQ의 설명에 따르면 어피니티 다이어그램은 1960년대 일본의 인류학자 카와키타 지로(Jiro Kawakita)가 개발한 기법입니다. 그의 이니셜을 따 ‘KJ법’이라고도 합니다.
이 기법에서는 미리 정한 분류에 자료를 끼워 맞추기보다, 개별 관찰이나 의견 사이의 관련성을 살펴보며 묶음을 만듭니다. 묶인 내용을 확인한 뒤 그 의미를 나타내는 이름을 붙이는 것이 중요합니다.
어피니티 다이어그램은 1960년대 이후 다양한 분야에서 사용되기 시작했습니다. 특히, 제품 개발, 마케팅, 교육, 경영 등에서 많이 사용되었습니다. 또한 컴퓨터 기술의 발전으로 어피니티 다이어그램을 온라인으로 만들고 공유할 수 있게 되었으며 어피니티 다이어그램을 시각화하는 방법도 다양해졌습니다.
어피니티 다이어그램은 복잡한 문제를 해결하고 새로운 아이디어를 도출하는 데 효과적인 도구입니다. 때문에 어피니티 다이어그램은 다양한 분야에서 사용되며, 그 발전은 계속되고 있습니다.
Part 2: 어피니티 다이어그램 그리기 전에 준비내용
어피니티 다이어그램을 그리기 전에 아래의 내용을 준비하는 것이 도움이 됩니다.
주제 및 목표 설정:
다이어그램의 목적과 주제를 정확하게 정의해야 합니다. 어떤 종류의 정보나 아이디어를 구조화하고자 하는지 명확히 이해해야 합니다.
참여자 선정:
다이어그램을 그릴 때 참여자를 선정해야 합니다. 이는 그룹 협업이거나 개인 작업일 수 있습니다. 참여자들의 다양한 시각과 아이디어가 필요하므로, 관련된 사람들을 모아야 합니다.
자료 수집:
다이어그램을 그리기 위해 필요한 정보나 아이디어를 미리 수집해야 합니다. 이를 위해 노트, 포스트잇, 논문 등을 사용하여 아이디어를 기록하거나 준비합니다.
공간 및 도구 준비:
어피니티 다이어그램을 그릴 수 있는 충분한 공간과 필요한 도구들을 준비해야 합니다. 포스트잇, 보드, 마커 등을 사용하여 아이디어를 정리하고 분류하는 데 사용할 수 있습니다. 혹은 Boardmix와 같은 온라인 다이어그램 제작기를 사용해 어피니티 다이어그램을 그릴 수 있습니다.
카테고리 라벨링:
처음부터 카테고리를 확정하지 말고 라벨을 적을 빈 메모를 준비합니다. 아이디어를 비슷한 내용끼리 묶은 다음 각 그룹의 의미를 나타내는 이름을 붙입니다. 기존 분류를 먼저 제시하면 새로운 패턴을 놓칠 수 있습니다.
시간 관리:
다이어그램 그리기에는 시간이 소요됩니다. 그룹 협업일 경우에는 시간을 관리하고 모든 참여자가 기여할 기회를 확보하는 것이 중요합니다.
참여자들 간 의사소통:
참여자들에게 다이어그램 작업의 목적과 방법을 설명하고, 협력과 의사소통을 독려해야 합니다. 모든 참여자가 활발하게 참여하고 의견을 나눌 수 있도록 지원해야 합니다.
이러한 준비 단계를 거쳐 어피니티 다이어그램을 그리면 보다 효과적으로 아이디어를 정리하고 구조화할 수 있습니다.
Part 3: 어피니티 다이어그램 그리는 단계 설명
1. 어피니티 다이어그램 그리는 단계
아이디어 수집 및 기록:
그룹 내 참여자들로부터 다양한 아이디어나 의견을 수집합니다. 이 아이디어들은 포스트잇이나 메모지 등에 각각 작성하여 준비합니다. 이 단계에서는 생각나는 대로 모든 아이디어를 기록하는 것이 중요합니다.
아이디어 분류:
수집한 아이디어를 읽고 관련된 내용끼리 가까이 배치합니다. 어느 그룹에도 맞지 않는 메모는 억지로 넣지 않고 따로 남겨 둡니다. 한 메모가 여러 주제와 관련되면 복사해 두고 원래 관찰 내용이 바뀌지 않도록 확인합니다.
그룹에 라벨 부여:
각 그룹에 대한 라벨 또는 제목을 작성합니다. 이 라벨은 그룹의 내용을 간단하게 설명하며, 나중에 다이어그램을 살펴볼 때 각 그룹의 내용을 빠르게 파악하는 데 도움을 줍니다.
다이어그램 작성:
조직화된 그룹과 아이디어를 바탕으로 어피니티 다이어그램을 작성합니다. 보통 다이어그램은 상단에 큰 카테고리를 배치하고, 그 아래에 작은 그룹과 해당 그룹에 속하는 아이디어들을 표시합니다.
2. Boardmix를 사용해 어피니티 다이어그램 그리기
그러면 온라인 다이어그램 제작기인 Boardmix를 사용해 어피니티 다이어그램을 어떻게 그릴 수 있을까요? ‘자동차 문 품질개선’이라는 주제로 예시를 들어보겠습니다.
보드 생성:
대시보드에 접속하여 새 화이트보드 파일을 생성합니다. 이 화이트보드가 어피니티 다이어그램을 작성하는 공간이 될 것입니다.
컨테이너(프레임) 추가:
화이트보드 내에서 다이어그램의 컨테이너(프레임)를 추가합니다. 각 컨테이너는 다이어그램의 분류된 그룹을 나타냅니다.
왼쪽 도구 상자에서 프레임 버튼을 사용하여 추가할 수 있습니다. 우선 아이디어를 적을 수 있는 컨테이너를 추가해 보았습니다.
카드(포스트잇) 추가:
각 컨테이너 내에서 아이디어를 나타내는 카드(포스트잇)를 추가합니다. 각각의 카드에는 한 가지 아이디어 또는 정보가 들어갑니다.
왼쪽 도구 상자에서 노트 버튼을 사용하여 추가할 수 있습니다.
아이디어 분류:
추가한 컨테이너와 카드들을 원하는 위치로 이동하고 분류합니다. 이를 통해 다이어그램의 구조와 시각적 표현을 조정할 수 있습니다.
연결과 라벨링:
각 컨테이너나 카드 간의 연결을 생성하고, 필요한 경우 관련성을 나타내는 라벨을 추가합니다.
카드를 드래그해 관련된 내용끼리 모은 뒤 그룹 이름을 붙입니다. 그림처럼 그룹 사이의 관계를 표시하려면 연결선을 추가합니다. 카드를 이동하는 작업과 연결선을 그리는 작업은 구분합니다.
편집 및 수정:
Boardmix는 실시간 협업을 지원하므로 여러 참여자가 동시에 보드를 편집할 수 있습니다. 오른쪽 상단의 공유 버튼을 누르면 팀원과 함께 카드 내용을 수정하거나 위치를 조정할 수 있습니다.
이처럼 Boardmix를 사용하면 직관적인 인터페이스를 통해 어피니티 다이어그램을 손쉽게 작성하고 협업할 수 있습니다.
자동차 문에 관한 메모를 묶을 때의 판단 예시
위의 자동차 문 품질개선 예시에서 중요한 것은 포스트잇을 예쁘게 배치하는 일보다, 어떤 관찰을 왜 한 묶음으로 볼지 정하는 일입니다. 다음은 그 판단을 연습하기 위한 예시 메모입니다. 실제 조사에서는 관찰한 상황이나 발언의 출처도 함께 남깁니다.
- 문이 무거워 한 손으로 열기 어렵다.
- 손잡이를 잡은 채 다시 힘을 줘야 문이 열린다.
- 빗물이 고무 패킹 안쪽에 남는다.
- 비가 온 뒤 문 아래쪽이 젖어 있다.
- 겨울에만 문을 열 때 소리가 난다.
앞의 두 메모는 문을 여는 동작에 부담이 있다는 공통점이 있으므로 ‘문을 여는 동작이 버겁다’로 묶을 수 있습니다. 다음 두 메모는 물이 남는 위치와 상황에 관한 내용이므로 ‘비가 온 뒤 물이 남는다’라는 별도 묶음으로 둡니다. ‘겨울에만 소리가 난다’는 메모는 어느 쪽과 관련되는지 아직 불분명하므로, 두 묶음 중 하나에 억지로 넣지 않고 옆에 남깁니다.
묶음 이름은 메모에 실제로 적힌 내용을 요약하기
두 묶음에 모두 ‘품질 문제’라는 이름을 붙이면 무엇이 다른지 알기 어렵습니다. 반대로 ‘경첩 불량’처럼 원인을 이름에 넣으면, 관찰만으로 확인하지 못한 내용을 사실처럼 보이게 할 수 있습니다. 메모를 읽고 공통된 경험을 문장으로 적은 뒤, 그 문장이 묶음 안의 모든 메모를 설명하는지 살펴보세요. 일부 메모에만 맞는 이름이라면 묶음을 나누거나 이름을 더 구체적으로 바꿉니다.
한 메모가 두 주제에 모두 관련된다면 복사본을 둘 수 있지만, 같은 관찰을 두 개의 독립된 사례처럼 세지 않도록 같은 출처 표시를 유지합니다. ‘문이 무거워 열기 어렵지만 닫힐 때 소리는 작다’처럼 서로 다른 내용이 한 메모에 들어 있으면, 원문을 남긴 채 두 관찰로 나누는 편이 읽기 쉽습니다.
해결 아이디어는 관찰 묶음과 구분하기
‘윤활제를 바꾸자’, ‘패킹을 다시 설계하자’는 해결 아이디어이지 관찰 자체가 아닙니다. Boardmix에서는 관찰을 묶은 프레임 옆에 검토할 아이디어를 따로 놓고, 어떤 메모를 보고 제안했는지 연결해 둘 수 있습니다. 연결선은 검토 관계를 나타낼 뿐, 그 아이디어가 원인을 해결한다는 증명은 아닙니다.
분류가 끝나면 이름만 읽지 말고 원래 메모도 다시 읽습니다. 계절에 따라 달라지는 소음처럼 남겨 둔 내용은, 어떤 상황에서 발생하는지 추가로 살펴볼 질문으로 남깁니다. 묶음 밖의 메모가 있다는 이유로 작업이 실패한 것은 아닙니다. 아직 설명되지 않은 차이를 보존하는 편이, 모든 내용을 하나의 결론에 맞추는 것보다 다음 조사에 도움이 됩니다.
3. 어피니티 다이어그램 작성 시 유의사항
주제는 구체적이고 명확해야 합니다. 주제가 너무 광범위하면 아이디어를 정리하기 어려울 수 있습니다.
참여자에게 분석할 질문과 자료의 맥락을 설명합니다. 현장을 아는 사람의 경험을 활용하되, 다른 관점의 참여자가 제기한 질문도 함께 기록하면 익숙한 해석을 다시 살펴볼 수 있습니다.
아이디어는 비슷한 주제끼리 그룹핑해야 합니다. 비슷한 주제끼리 그룹핑하면 아이디어를 이해하고 분석하기 쉽습니다.
다이어그램은 시각적으로 표현해야 합니다. 다이어그램을 시각적으로 표현하면 아이디어를 이해하고 공유하기 쉽습니다.
자동차 문 품질개선 예시에서는 ‘여닫기 어려움’과 ‘힘이 많이 듦’처럼 관련된 관찰을 먼저 묶고, 그다음 ‘조작 용이성’과 같은 이름을 붙입니다. 템플릿 센터의 양식을 사용할 때도 미리 적힌 제목에 맞추기보다 실제 메모를 읽고 그룹 이름을 조정하세요.
마무리
완성한 어피니티 다이어그램에는 그룹 이름과 원래 메모를 함께 남겨 두세요. Boardmix에서 팀원과 내용을 검토할 때도 이름만 보고 결론을 내리지 않고, 묶음이 어떤 관찰에서 나왔는지 확인할 수 있습니다.
