김희준
기업 조직이 커질수록 팀 생산성과 협업 효율성이 더욱 중요해집니다. 작은 조직의 경우 사무실 내에 모여 함께 대화하기 쉽고 메신저 하나만으로 거의 모든 업무를 소화할 수 있지만 조직이 커지면 쉽지 않습니다. 구성원 간 파일 공유하고 커뮤니케이션할 수 있을 뿐만 아니라 다양한 비즈니스 기능을 하나의 플랫폼에서 사용할 수 있는 그룹웨어(Groupware)는 필수적으로 사용해야 합니다. 그룹웨어에 관해 알아보고 팀워크를 돕는 그룹웨어를 소개해 드리겠습니다.
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Part 1: 그룹웨어에 관해 알아보기
1. 그룹웨어란
그룹웨어는 공동의 목표를 달성하기 위해 서로 협력하고 원활하게 업무 수행하는 그룹 작업을 돕는 업무용 협업 소프트웨어입니다. 이메일, 일정관리, 해야 할 일, 파일 공유, 문서 버전 관리, 전자결재, 메신저, 사내 게시판 등 다양한 비즈니스 기능을 통합하여 하나의 플랫폼에서 기업 구성원들이 동시에 사용할 수 있습니다.
2. 그룹웨어 필요한 이유
이메일로 파일을 주고받으며 업무할 수 있지만, 정보와 업무가 여러 군데로 분산되기 때문에 업무 이력 관리가 되지 않고 추후 파일을 조회하고 파악하기가 상당히 어려워집니다. 그래서 기업의 모든 자료가 한곳에 모여 있는 커뮤니티 공간이 필요합니다. 그룹웨어를 사용하면 기업 전체 업무를 효과적으로 관리하고 신속하게 의사결정을 내릴 수 있으며 대규모 자료를 보관하고 원활하게 정보 공유하여 업무 생산성을 극대화할 수 있습니다.
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3. 그룹웨어 특징
그룹웨어에는 업무에 도움되는 비즈니스 기능들이 다양하게 있으며 그중 필수 기능들을 알아 보겠습니다. 이외에도 필요에 따라 그룹웨어에 ERP, CRM, 근태 관리, 전자 결재 등 기능을 추가할 수 있습니다.
로그인 및 권한: 관리자는 그룹웨어에 접근할 수 있는 권한을 부여하며 부서별 혹은 담당자 별 접근할 수 있는 범위를 결정합니다. 누가 무엇을 하는지 로그가 남기 때문에 업무 이력을 관리할 수 있으며 추후 법적 자료로도 활용할 수 있습니다.
커뮤니케이션: 그룹웨어의 가장 큰 목적은 업무 공유 및 커뮤니케이션이기 때문에 기본적으로 사내 게시판과 메신저 기능이 제공됩니다. 사내 게시판은 부서별, 프로젝트별, 담당자별 게시판을 만들 수 있으며 자유롭게 게시글을 작성하고 자료를 공유할 수 있습니다. 담당자가 퇴사하더라도 모든 업무이력이 남기 때문에 차질없이 업무 진행할 수 있습니다. 메신저에선 일대일 혹은 다수가 모여 함께 채팅하고 자료를 공유할 수 있습니다.
클라우드 스토리지: 그룹웨어 클라우드에 자료를 저장하여 번거로운 전달 과정 없이 기업 구성원 간에 쉽게 공유하고 검색할 수 있습니다. 자료 기밀성에 따라 구성원별 접근할 수 있는 범위를 조정할 수 있습니다.
지식 공유: 업무에 필요한 모든 것을 통합한 곳이 그룹웨어이기 때문에 정보가 필요할 때마다 누군가에게 물어보는 대신 검색을 통해 적시에 적합한 정보를 얻을 수 있습니다. 반복되는 질문과 불필요한 회의를 줄어 직원들이 더욱 업무에 집중하는 환경을 구축할 수 있습니다.
프로젝트 관리: 그룹웨어에서 개인 혹은 팀 단위로 작업 목록을 정리하고 해야 할 일, 작업 우선순위, 마감일을 기록하여, 직원 전체가 프로젝트 현황을 빠르게 파악하고 계획대로 진행할 수 있습니다. 워크플로 형태로 계획을 세우면 프로젝트 전체 구성을 시각화하고 상황 변화에 따라 업무를 대응할 수 있습니다.
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4.그룹웨어 종류
그룹웨어는 설치형(On Premise)와 임대형(Saas)로 크게 두 가지로 나뉩니다.
구축형(On Premise): 클라우드 서버를 직접 구매하고 맞춤형 시스템을 구축하는 방식이기 때문에 기업 특성에 맞게 커스터마이징된 시스템을 구축할 수 있다는 장점이 있습니다. 하지만 커스터마이징으로 초기 비용이 높으며 요건에 따라 구축 기간이 길어질 수 있습니다. 코아시아, 포스코 등 대기업이 아닌 이상 대다수가 구축형 그룹웨어를 도입하기 어렵습니다.
임대형(Saas): 클라우드 사업주가 구축한 시스템을 월 단위 이용료를 지불한 후 바로 사용하는 방식입니다. 커스터마이징이 아닌 설정을 통해 필요 기능을 선택할 수 있어서 도입 기간이 짧고 초기 비용이 적습니다. 유지 보수 및 버전 업그레이드가 이뤄지기 때문에 고객사가 따로 관리할 필요가 없습니다.
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Part 2: 빠른 구축, 효율적 협업 가능한 무료 그룹웨어 추천
Boardmix는 프로젝트 중심으로 협업하고 소통하여 원활하게 업무 처리를 돕는 웹 그룹웨어입니다. SaaS 방식의 그룹웨어이기 때문에 회원가입한 후 바로 이용할 수 있습니다. PC에 별도로 설치할 필요 없이 웹 브라우저만 있으면 언제 어디서든지 업무 처리할 수 있습니다. 무한 확장 가능한 보드 하나에 프로젝트와 관련된 모든 것을 공유하고 팀원들과 소통하도록 설계되었기 때문에 업무 생산성과 효율성을 극대화할 수 있습니다.
화이트보드에 포스트잇을 붙이듯이 아이디어를 손쉽게 시각화하고 엑셀, 문서 등 다양한 파일을 공유하는 것이 특장점이기 때문에 그룹웨어 Boardmix를 사용자가 어떻게 사용하느냐에 따라 팀에 맞는 최적화된 협업 환경을 만들 수 있습니다. Boardmix는 무제한 클라우드를 제공하기 때문에 대용량 파일도 쉽게 공유할 수 있습니다. 프로젝트에 참여하는 팀원뿐만 아니라 이해 관계자, 외부 파트너에도 초대하여 공동으로 작업하고 실시간 영상 회의는 물론 메시지 채팅, 코멘트 작성 등 여러 커뮤니케이션 기능을 통해 빠르게 승인받고 의사결정을 할 수 있습니다.
특징
- 무한 확장 가능한 보드, 무제한 클라우드 용량 지원
- 온라인 웹 기반 실시간 동기화 및 협업 기능 지원
- 프로젝트 중심의 기능 설계로 빠른 업무 처리
- 스티커 메모, 이미지, 마인드 맵, 비디오, 다이어그램 등 무제한 추가
- 아웃라이어, 슬라이드쇼, 히스토리 버전 관리 기능 지원
- 칸반 보드, 타임라인, 플로우차트, 전략계획 등 다양한 다이어그램 제공
- 강력한 보안으로 고객사의 데이터 보호
- 최신 버전으로 지속적인 무상 업그레이드 지원
가격
무료 이용자도 제한 없이 이용 가능한 그룹웨어
더욱 강력한 보안 기능이 추가된 Organization 요금제는 팀원당 월 $12
Enterprise 요금제 구독은 영업팀 문의
정리하며
이렇게 팀 생산성과 협업 효율성을 증대하는 그룹웨어에 관해 알아보았습니다. 업무에 관련된 모든 것을 한곳에 저장하고 소통하는 그룹웨어를 사용하면 조직과 프로젝트를 관리하기가 쉬워집니다. 그룹웨어는 구축형인 경우가 많아 비용적으로 크게 부담되고 임대형이라고 하더라도 생각보다 큰 규모의 조직을 위한 시스템이라 주저하게 됩니다. 하지만 Boardmix는 무료 이용자도 클라우드 용량 걱정 없이 무제한 보드에서 풍부한 리소스와 효율적인 협업 기능을 자유롭게 이용할 수 있습니다. Boardmix를 사용하여 효율적으로 조직과 프로젝트를 관리해 보세요!
