김희준
코로나 이후 일정 관리의 중요성은 더 떠오르는 주제가 되었습니다. 재택근무, 프리랜서, 투잡을 하는 분들이 많아졌기 때문인데요. 짜여진 스케쥴이 아니라 스스로 일정을 관리하는 일이 좀처럼 쉽지 않습니다. 오늘은 효율적인 일정 관리를 하려면 어떻게 해야하는지, 개인 일정 관리를 해주는 좋은 프로그램이 있는지 알아보겠습니다.
Part1: 시간 절약 방법---일정 관리
1.일정 관리란?
일정 관리는 모든 일정이 정한 기간 내에 또는 적절한 시기에 끝내도록 하는 행위를 뜻하는 말입니다. 업무 일정 관리라면 업무가 적절한 시간에 끝나도록, 프로젝트 일정 관리는 프로젝트를 기간 내로 끝내는 것이 목표가 되겠죠.
2. 일정 관리의 중요성
단순하게 생각하면 일정 관리는 그렇게 어렵지 않은 일처럼 보입니다. 마감 시간, 기간을 미리 메모해두고 그전까지 일을 끝내면 되니까요. 그렇지만 그렇게 단순한 문제는 아닙니다. 특히 컴퓨터 앞에서 작업하시는 분들이라면 더더욱 그렇죠. 우리는 SNS, 이메일, 알림 등 다양한 것들의 방해를 받습니다. 또 단순히 시간 순서가 아니라 우선순위가 높은 작업, 긴급한 메일 등으로 인해 계획이 틀어집니다. 업무 일정 관리 프로그램이나 앱이 수없이 나오는 건 다 이유가 있어서죠.
Part2: 일정 관리 꿀팁 공개!
1. 타임 박싱
많은 분이 1시간이면 끝낼 일도 2시간, 심지어 종일 걸려서 마치는 경우가 있습니다. 작업 시간에 제한이나 경계가 없을수록 더욱 그런데요. 미루지 않고 작업 시간에 시간을 낭비하지 않도록 해주는 일정 관리 팁으로는 타임 박싱이 있습니다. 타임 박싱은 하드 타임 박싱과 소프트 타임 박싱으로 나뉘는데, 하드 타임박싱은 타임 박스가 끝나면 완료하지 못해도 작업이나 활동을 중단하는 일입니다. 소프트 타임 박스는 하던 일을 마무리하고 다음 작업으로 넘어가는 방식입니다.
2. 타임 블로킹
타임 블로킹은 하루 모든 일과를 계획하는 일정 관리 방식입니다. 업무 일정 관리 프로그램으로 타임 블로킹을 사용한다면 업무 수행뿐 아니라 이메일 확인, 프로젝트 수행, 휴식, 운동 등을 모두 특정 시간에만 실행해야 합니다. 지나치게 잦은 멀티 태스킹으로 주의가 산만해지고 개인 일정 관리에 방해 받는 사람에게 유용합니다.
3. 뽀모도로 기법
뽀모도로 기법은 가장 유명한 일정 관리 팁 중 하나입니다. 보통 25분 동안 할 일을 하고, 그 사이에 5분 휴식 하는 방식으로 진행됩니다. 25분간 일하고 5분간 휴식하는 과정을 4회 반복한 다음, 4 번째 작업 세션이 끝나면 20분에서 30분 정도 긴 휴식을 취합니다. 뽀모도로 기법으로 개인 일정 관리를 하면 규칙적인 휴식을 할 수 있어 동기 부여와 두뇌 활성에 좋습니다. 휴식 시간에는 스트레칭을 하거나 몸을 움직이거나 간단한 간식을 먹는 편이 좋습니다. 전자 기기는 많이 쓰지 않는 편이 좋지만, 꼭 확인해야 할 중요한 메시지를 보는 건 괜찮습니다.
4. 개구리 먹기
업무 우선 순위 차이가 있을 땐 '개구리 먹기' 라는 일정 관리 기법을 활용해보세요. 마크 트웨인이 '당신이 하는 일이 개구리를 먹는 일라면, 아침에 일어나 제일 먼저 하는 것이 좋다.'라는 말을 남겼는데 그 격언에서 따온 단어입니다. 가장 중요하고 복잡한 작업을 처리한 다음, 중요도가 낮거나 덜 급한 작업을 하도록 권장하는 일정 관리 방식입니다. 일상적인 업무와 우선 순위가 높은 작업을 하루 일정에 나눠서 계획할 때 유용합니다.
5. 파레토 법칙
개구리 먹기가 모든 사람에게 통하는 일정 관리 팁은 아닙니다. 복잡하고 중요한 업무를 아침부터 처리하기에 어려움을 겪거나 의욕을 잃는 분도 있으니까요. 이런 분들에겐 파레토 법칙이 적절합니다. 빨리 끝나는 작업을 먼저 처리하여 하루를 시작하면 더 많은 성취감과 동기 부여를 느끼게 됩니다.
6. 미리 일정 계획하기
많은 분들이 업무를 시작하기 전에 이메일이나 공유 문서를 들여다보면서 그 날 우선 순위를 정합니다. 매일 일과가 끝나고 5분만 투자해서 다음 일을 준비하면 더 좋습니다. 다음 날 한 번 더 확인을 하겠지만, 중요한 업무를 잊어버리지 않고 동기 부여도 높이는 좋은 업무 일정 관리 방법입니다.
7. Boardmix 업무 일정 관리 프로그램
앞에서는 개인 일정 관리 팁을 위주로 말씀드렸습니다. 그렇지만 프로젝트 일정 관리나 팀 작업은 별도의 업무 일정 관리 프로그램으로 관리해주면 좋습니다.
<업무 효율 높여주는 일정 관리 프로그램>에서 프로젝트 일정 관리 프로그램은 여러가지가 있는데 그 중 Boardmix가 유용합니다. Boardmix는 조작법이 간단하고 마인드맵, 브레인스토밍 기능 등이 지원됩니다. 실시간으로 협업하며 작업을 진행하다보면 창의성을 높이고 적절한 기간까지 프로젝트를 마치는 일에도 도움이 됩니다.
Boardmix 업무 일정 관리 프로그램은 무료 평가판을 제공하고, 다양한 사람과 협업하도록 지원합니다. 사용자가 등록한 데이터는 암호화하여 안전한 위치에 저장됩니다. 평가판 이후 라이센스 버전을 등록하면 더 많은 일정 관리 기능을 활용할 수 있습니다.
마무리
지금까지 여러 일정 관리 팁에 무엇이 있는지 말씀드렸습니다. 일정 관리는 간단해보이지만 무척 어렵기도 하고, 업무를 수행하는데 가장 중요한 일 중 하나이기 때문에 이렇게 다양한 팁이 나왔습니다. 하지만 우리의 뇌는 한정적이기 때문에 업무 일정 관리 프로그램의 도움을 받는 경우가 많은데요. Boardmix는 사용법이 간단하고 시각적으로 보기 편안해서 협업이나 프로젝트 일정 관리 프로그램으로 적절한 편입니다. 이처럼 자신만의 좋은 일정 관리 프로그램을 찾아 이용해보시기 바랍니다.
