У команды много тем для разговора, но регулярная встреча каждый раз идёт по одному сценарию. Первую половину занимает вопрос о релизе, вторую — новости руководителя, а то, что хотели обсудить участники, так и остаётся за кадром. Lean Coffee предлагает другой порядок: люди вместе выбирают темы, а затем обсуждают их по очереди.
Формат подходит для профессиональных сообществ, обмена опытом внутри команды и открытых обсуждений, полезную повестку которых трудно определить заранее. Нужны понятная цель и ведущий, но ведущий не приходит с готовым решением о каждом разговоре.
Что отличает встречу Lean Coffee?
Официальное руководство Lean Coffee описывает структурированную встречу, повестку которой создают сами участники. Джим Бенсон и Джереми Лайтсмит начали использовать этот формат в Сиэтле в 2009 году. Базовая доска содержит три состояния: Ready, Doing и Done — «К обсуждению», «Обсуждаем» и «Обсудили». Люди предлагают темы, кратко их представляют и голосуют за интересующие вопросы.
В руководстве каждому участнику отводится два голоса: оба можно отдать одной теме или распределить между двумя. Это понятное начальное правило. Объясните его до голосования, чтобы люди не пытались угадать порядок по действиям первого участника.
Карточки обозначают разговоры, а не рабочие задачи. Перенос «Как обрабатывать срочные запросы?» в колонку «Обсудили» означает, что группа пока закончила обсуждение. Он не означает, что проблема срочных запросов решена. Не каждый разговор обязан завершаться поручением: обмен опытом сам по себе может быть целью встречи.
Задайте тему встречи, оставив участникам свободу
Хорошее приглашение помогает принести уместный материал. Вопрос «Что мешает нашей продуктовой работе в этом месяце?» оставляет больше пространства, чем заранее выбранные пять отчётов о статусе. «Обсудим что угодно» подходит для неформального сообщества, но на ограниченной по времени рабочей встрече может запутать участников.
Представим продуктовую группу из восьми человек: дизайнеров, разработчиков, специалистов поддержки и продуктовых менеджеров. Они хотят извлечь уроки из недавних рабочих затруднений. Встреча не предназначена для утверждения релиза или распределения бюджета на следующий квартал. У этих решений есть отдельные ответственные, и популярность темы не заменяет их полномочий.
Попросите участников принести вопрос, ситуацию, в которой нужна помощь, или полезный для коллег опыт. «Онбординг» — слишком широкая подпись для одной карточки. «Как заметить, что новый администратор застрял до приглашения коллеги?» уже задаёт разговор, в который можно включиться.
Выберите другой формат, если повестку определяет инцидент, обязательное согласование или срок, не оставляющий выбора тем. Можно использовать наглядную доску обсуждения, не называя любую встречу Lean Coffee.
Подготовьте доску и договоритесь о времени
Создайте три колонки и оставьте достаточно места в «К обсуждению». Добавьте небольшую область для вопросов, к которым группа хочет вернуться позже. Отделите её от «Обсудили», чтобы незавершённая тема не выглядела решённой.
Для нашего примера с восемью участниками выделим 45 минут. Один из возможных вариантов: пять минут на запись тем, пять на их представление и голосование, около тридцати на разговор и пять на завершение. Это выбор для конкретной встречи, а не обязательные интервалы Lean Coffee.
Заранее договоритесь, сколько продлится первый разговор и что произойдёт по истечении времени. Например, начните с пяти минут, затем спросите, нужны ли ещё три или пора переходить дальше. Определите способ принятия этого решения: ведущий может попросить поднять руки или высказаться. Для простой встречи не обязательны автоматический таймер и система голосования.
Перед удалённой встречей отправьте ссылки на доску и созвон. Убедитесь, что участники могут добавить стикер и прочитать текст при удобном масштабе. Тем, кто не может редактировать доску, дайте возможность передавать предложения через ведущего.
Соберите повестку из карточек
До представления тем дайте людям немного времени записать их в тишине. Так участник с ещё не оформившейся мыслью сможет её сформулировать, не соревнуясь с первым выступающим. На каждой карточке должен быть один вопрос; попросите автора кратко его пояснить.
Уточнение ещё не является обсуждением. Если одна карточка сразу вызывает оживлённый спор, зафиксируйте вопрос и верните группу к оставшимся темам. Иначе повестку уже определило первое интересное отступление.
Объединяйте карточки только с согласия авторов, когда речь действительно об одном разговоре. «Слишком много срочных запросов» и «За срочные запросы никто не отвечает» связаны, но их объединение может скрыть разницу между объёмом работы и ответственностью.
| Предложенная тема | Голоса в примере | На чём сосредоточиться |
|---|---|---|
| Как поддержке передавать срочные продуктовые запросы? | 6 | Где нарушается передача запроса между командами |
| Как сделать обратную связь по дизайну полезной и конкретной? | 5 | Примеры замечаний, по которым можно действовать |
| Почему нам трудно писать описание релиза? | 3 | Недостающая информация и неясная аудитория |
| Что мы узнали на сессиях онбординга? | 2 | Наблюдения, полезные коллегам с разными ролями |
Восемь участников с двумя голосами каждый дают здесь шестнадцать голосов. Эти числа описывают пример, а не результаты исследования. Расположите карточки в полученном порядке. При равенстве голосов используйте понятное правило, например короткое дополнительное голосование между темами. Не присваивайте ведущему решающий голос, если об этом не договаривались.
Ведите один разговор за раз
Перенесите выбранную карточку в «Обсуждаем» и попросите автора дать ровно столько контекста, сколько нужно для начала. В теме срочных запросов поддержка может описать недавний случай, который переходил между тремя командами, но никто его не принял. Другие участники объяснят, как запрос выглядел с их стороны.
Записывайте важные мысли рядом с темой, не превращая доску в стенограмму. «Срочность путают с ответственностью» передаёт полезное различие. «Разработчики проигнорировали поддержку» превращает интерпретацию в обвинение и может увести разговор в сторону.
По истечении согласованного времени остановитесь и спросите, нужно ли продолжение. В нашем примере группа выбирает ещё три минуты, чтобы разобраться с ответственностью. Второе продление оставит меньше времени на обратную связь по дизайну, поэтому ведущий обозначает этот выбор перед следующим вопросом.
Если обсуждение превратилось в подробную проработку решения двумя людьми, спросите, нужно ли остальным продолжать участвовать. Группа может предпочесть отдельный короткий разговор и перейти дальше. Это не то же самое, что закрыть неудобную тему только потому, что её трудно обсуждать.
Соберите доску обсуждения в Boardmix
Откройте Boardmix и разместите три больших прямоугольника с подписями «К обсуждению», «Обсуждаем» и «Обсудили». Добавьте четыре темы из примера на стикеры, а рядом — небольшие кружки для ручной отметки голосов. Правило голосования оставьте видимым над доской.
- Переместите карточку срочных запросов в «Обсуждаем». Три остальные темы оставьте в очереди в согласованном порядке.
- Рядом с активной карточкой добавьте две заметки: «Срочность ≠ ответственность» и «Кто принимает запрос?». Они сохранят полезные детали разговора.
- Возле текущей темы напишите договорённость о времени: «5 минут, затем решаем, продолжать ли». За временем следит ведущий.
- Когда группа перейдёт дальше, перетащите тему и заметки в «Обсудили». Для дальнейшего действия, которое кто-то действительно принял на себя, оставьте отдельную запись.
В настройках общего доступа предоставьте участникам нужные права. Карточки, кружки и подписи времени в этой раскладке — обычные объекты доски, поэтому ведущий может менять их по ходу разговора.
Что делать с темами, до которых не дошли
Тема с небольшим числом голосов может быть очень важна для одного человека. Перед завершением спросите, нет ли среди оставшихся карточек обязательства или непосредственного риска, который нужно рассмотреть отдельно. Шесть голосов не делают вопрос более значимым с правовой, технической или операционной точки зрения, чем два.
Для обычных необсуждённых тем дайте участникам выбрать: перенести их, продолжить асинхронно или отказаться от дальнейшего разговора. Не превращайте каждую оставшуюся карточку в поручение. Встреча для обмена опытом может закончиться более точными вопросами, а не увеличенным списком задач.
Если разговор о срочных запросах привёл к реальному изменению правил, зафиксируйте решение отдельно в журнале решений (на английском) вместе с человеком, который вправе его принять. На доске Lean Coffee можно оставить доводы и открытые вопросы. На следующей встрече участники по-прежнему должны иметь возможность предложить темы, актуальные именно тогда.
