はじめに
特性要因図の定義
特性要因図は、ほとんどの管理者がビジネスプロセスにおける障害、欠陥、変動の理由を明らかにするために使用するツールです。一般に、それは特定の効果に大きく寄与する根本原因を階層的に分類します。これは原因結果分析とも呼ばれ、根本原因分析のときに使われる主要なツールの 1 つです。
従来のようにホワイトボードにダイアグラムを描く場合でも、デジタルボードにダイアグラムの骨組みをスケッチする場合でも、肝心なのは、このダイアグラムが効率を高め、問題解決プロセスを改善するということです。
特性要因図の歴史と発展
日本の工学教授、石川馨氏に敬意を表して、特性要因図を石川図と呼ぶ人もいます。このダイアグラムは 1920 年代から存在しているという報告もありますが、石川はそれを普及させ、1960 年代に品質管理技術の先駆者となりました。また、石川氏は川崎造船所の品質管理手順の導入にも大いに寄与しました。ほとんどの企業にとって、特性要因図は根本原因分析だけでなく、デザインの段階での問題を防ぐことに役立ちます。
問題解決における特性要因図の重要性
特性要因図は問題解決には不可欠で、企業が特定のビジネスのプロセスにおける失敗や欠陥の具体的な原因を発見するのに役立ちます。その過程で、チームはこれらの懸念に対処する方法を開発することができます。このダイアグラムにはいくつかのカテゴリーが含まれているため、プロセスのどの段階で緊急の解決が必要かを特定することもできます。
特性要因図の構成
主な問題提起
主な問題とは、チームが直面している具体的な課題を指します。全員が同じ考えを持っていることを確認するために、メンバー間で話し合うことが重要です。すべての特性要因図において、対処すべき問題は1つだけでなければなりません。一つの図表で2つの問題に対応するのは混乱を招きやすいです。
潜在的な原因の主なカテゴリー／ブランチ
これらのカテゴリーは、問題の一部となり得る要因を指します。チームが主な課題について意思決定をする方法と同様に、特性要因図に入れる重要なブランチについて全員が合意しなければなりません。システム、設備、人的資源、外的要因などが考えられます。これらは主に一般的なアイデアで、特性要因図のテンプレートに沿って、サブカテゴリーで指定することができます。
潜在的な原因のサブカテゴリー／ブランチ
各メインカテゴリーの下にはサブカテゴリーが置かれています。これらは、すべての主要なブランチに関連する問題の可能な原因です。サブカテゴリーには複数の見通しが期待できます。したがって、メインカテゴリーをサポートできる重要な詳細情報のみを確実に入力するように、徹底的なブレーンストーミングが必要です。ダイアグラムを進めるには、メインカテゴリーとサブカテゴリーに明らかな関係がなければなりません。
特性要因図のテンプレート
特性要因図のテンプレートは魚に似ています。問題 (下の図に示されたEFFECT) は、右を向いた魚の頭にあります。一方、原因は、骨格の骨をなして左側に広がります。主な原因はそれらのブランチです。サブカテゴリーは、各主な原因の下にある小さなブランチです。必要な数の階層に分岐できます。分析中に役立つように、それらが常に主要な問題に関連していることを確認してください。
出処：unichrone
特性要因図の作成手順
対処すべき問題または課題を明らかにする
チームメンバーが問題について同意していることを確認します。明らかにされた問題は特性要因図の先頭部分をなします。問題を明らかにするだけでなく、問題がいつどこで発生したかなどの詳細情報を追加できます。それはより具体的です。
潜在的な原因の主なカテゴリーを決める
ダイアグラムの背骨は、主要なカテゴリーが配置されるところです。背骨から分岐する線またはボックスを追加して、原因カテゴリーを表すことができます。ほとんどの企業は、労働力、材料、自然、測定、方法、機械を含む6つのMに重点を置いていますが、チームが必要と判断した場合は、さらにメインカテゴリーを設けることができます。
潜在的な原因のサブカテゴリーを特定して羅列する
サブカテゴリーは、主な原因カテゴリーのブランチをなします。各カテゴリーに関連するすべての要素を羅列し、どれをダイアグラムに含めるかチームと話し合うことができます。注意してほしいのは、より深く掘り下げて、サブカテゴリーの下にミニブランチを追加できることです。特性要因図に何を配置するかを決定する前に、この段階ですべてのアイデアを検討する必要があります。これは、できるだけ多くの意見を収集できることを意味し、それらが主な原因に関連していることを確保します。主な原因ごとに色や形を割り当てるのは、 データ収集中の混乱を回避する時に次のような場合に適しています。
特性要因図を描く
図形、画像、ステッカーを使用して特性要因図のテンプレートを描けます。ダイアグラムは魚のように形作らなければなりません。この時、オンライン作図ツールを利用できます。これらのツールは、主な原因やブランチに対し、異なる色を柔軟に組み込むことができます。ほとんどは編集可能なため、必要に応じて図内のいくつかのポイントを簡単に変更できます。
ダイアグラムの形、または向きが上向きか横向きかを問わず、魚の構造に従っていればいいです。線を使用してダイアグラムを完成させることもできます。
潜在的な原因を分析し、根本原因を明らかにする
特性要因図に必要な詳細情報をすべて入力した後、チームはダイアグラムの潜在的な原因を調べて、問題の根本原因を見つけなければなりません。すでに知られているように、各メンバーにはさまざまな意見があるかもしれませんので、これはまさに言うは易く行うは難しの通りです。
当面の問題の根本原因を見つけ出す前にブレインストーミングを行う必要があります。その過程で、特性要因図に含まれる懸念事項を修正するような、より適切な解決策を打ち出すことができます。
ソリューションと推奨事項を開発する
根本原因を明らかにすることは 1 つの難題ですが、ソリューションと推奨事項を考え出すことも対処しなければならない課題です。問題のソリューショを開発するときは、より具体的になることが重要です。これは、ビジネスが繰り返し同じ問題に対処することがないようにするためです。また、問題を解決して再発を防止することもでき、時間、労力、その他のロジスティクスを節約できます。
特性要因図のテンプレートを使うメリット
問題解決スキルの向上
特性要因図のテンプレートは問題解決へのガイドであるため、仮定や推測は存在しません。その結果、チームは組織を悩ませている問題を解決するための戦略的アプローチを取ることができます。すでに知られているように、これらの問題はビジネスプロセスに関連する課題でもあるかもしれませんので、問題を早期に検出して解決すればするほど、事業運営に有利になります。
問題とその潜在的な原因をよりよく理解する
主な原因の下でブランチを展開すると、主な懸念に影響を与える要因をよりよく把握できるようになります。さらに、特性要因図のテンプレートを使用すると、より明確な問題の全体像が得られ、チームがそれに応じて対処できるようになります。イラストをできるだけ具体的にできるので、見通しは漠然としなくなります。
チームメンバー間のコミュニケーションとコラボレーションの強化
特性要因図テンプレートはコラボレーションを促進し、それに伴って、メンバー間の健全なコミュニケーションももたらされます。ダイアグラムの作成は一人で行うものではないことはご存知でしょう。各メンバーは、ダイアグラムについて可能な限り一番いい見通しを得るために積極的に貢献する必要があります。チームメンバー以外にも, このツールを使用すると、他の部門とのやり取りやコラボレーションが向上し、社内のさまざまな分野からの意見を必要とする広範な問題に明らかに適用します。
社内の他の部門に相談すると、組織はより調和のとれた仕事環境を作ることができます。
意思決定と問題解決の改善
チームは、目前の問題を解決するために実行する必要がある推奨事項を後から推測することはありません。特性要因図を完全に把握すると、より良い意思決定が期待できます。ソリューションと推奨事項は、十分具体的で、問題に応じて対処するのに役立ちます。
おわりに
特性要因図は、何十年もの間、企業の指導に当たり、さまざまな組織の問題を解決するのに役立ってきました。他の企業では、事業運営に影響を及ぼす将来の問題を防ぐためにこのツールを使用しています。目的に関係なく、特性要因図のテンプレートを使用すると、問題解決がより効率的かつ簡潔になります。
テクノロジーのおかげで、組織や企業は特性要因図を使用したソリューションの開発が容易になりました。現在、より多くの作図ツールがオンラインで利用可能で、チームが活用できるようになりました。特性要因図のテンプレートの従来の描画を飛ばし、より便利な方法に移行することができます。最も重要なことは、他のメンバーがどこにいてもダイアグラムにアクセスできるため、彼らと共同作業できることです。
