議事録のテンプレート

非常に良い記憶力を持つ人もいるかもしれないが、このような才能ある人々でも、特に長時間の会議の間に行われたすべての議論を覚えるのは大変でしょう。そのため、会議の議事録を取ることは標準的な手段となっています。最近では、さらに効率的に作業を行うためにさまざまな種類の会議録のテンプレートも利用できます。テンプレートに入る前に、まずは会議録について話しましょう。

会議録とは？

会議録は会議の形式的な書面記録であり、議論の完全な記録、出席者リスト、参加者の発言のメモなどが含まれます。決定事項や新しい目標、期限などの主要な議題も含まれており、包括的な文書化がなされます。

会議録の目的は？

会議録は将来の参照のための重要な書面記録として機能します。プロジェクトマネージャーやチームメンバーは、詳細を簡単に確認したり、情報を解釈したり、最新の進捗と計画を全ての組織メンバーに報告するために利用できます。この包括的な記録は透明性、結束力、効果的な意思決定を促進し、将来の議論で、協力が順調に進むことにつながります。

会議録は組織内で複数の重要な役割を果たします。参加しなかったメンバーでも、ミーティングの進捗や計画について最新の情報を得ることができますし、参加者の役割を明確にし、追いやすいタイムラインを確立します。さらに、議事録は法的な基準を満たしており、特に大規模な企業では、理事会の会議で正確に記録された議事録が必要とされる場合があり、必要に応じて裁判で証拠として利用できます。どんな目的であろうと、適切な会議録のテンプレートを見つけることは、特定のニーズに応えるのに重要です。

なぜ会議録が重要なのか？

会議録は、記録保持、組織の手続きへの適合、そして将来の取り組みや進行中プロジェクトの後続の段階での重要な参照情報の提供において極めて重要です。会議録は包括的な文書として、効果的なコミュニケーションを促進し、説明責任を高め、チームメンバーやステークホルダー間の円滑な協力を促進します。

参加者は会議録を参照して忘れてしまった詳細を確認したり、説明を求めたりすることができます。欠席者は包括的な議事録を読むことで進捗遅れを取り戻すことができ、すべての人が最新情報を把握することができます。

会議録は組織のパフォーマンスの記録やプロジェクトの進捗状況の追跡にも非常に重要です。よく設計された会議録のテンプレートを使用することで、これらの機能を完全に実現することができます。たとえば、Boardmixの会議録のテンプレートは非常に包括的で、これらのすべての機能を果たすことができます。

議事録には何を含めるべきか？

議事録を取る際には、いくつかの重要な要素を含める必要があります。それらの要素を忘れないように、会議の議事録のテンプレートをガイドとして使うといいでしょう。

まず、会議の日時と参加者のリストを書きます。ホストやノートテイカーのような特別な役割を持つ参加者は、彼らの名前の隣にその役割を示すことができます。会議が終了したら、このセクションに戻って会議が終了した時間を記入します。

次に、会議の目的を述べ、その後に議題とすべての話し合ったトピックの概要を記述します。議事録は文字通りの記録ではないので、すべての言葉を一語一句書き取る必要はありませんが、重要なトピックやアイデアは必ず含める必要があります。

その後、議事録は会議で決定したことと、それを踏まえて取るべき行動を概説します。包括的な結論には、次回の会議の日付と場所を具体的に示すとともに、参照と追跡のためにすべての関連文書を添付し、記録します。これらの包括的な議事録は、チームメンバーやステークホルダーが情報を得るため、進捗を追跡するため、そして成功したプロジェクト管理と実施を確保するための重要な資源として利用できます。

会議の議事録についてよくある質問

会議の議事録と会議のメモの違いは何か？

議事録は、その仕事に特別に指名された人によって取られる公式の書面による記録です。会議のメモは、会議の任意の参加者が取る非公式のメモです。

議事録を取る際の注意点は？

まず第一に、信頼できる議事録のテンプレートを使ってタスクを簡単にし、重要な部分をうっかりスキップしないようにします。上記のすべての部分を含めなければなりません。また、追いつくのが難しい場合はオーディオレコーダーを使うこともできます。最後に、最終コピーを出来るだけ早く作成し、配布用に提出します。

議事録を取る際の禁止事項は？

不明瞭な部分をスキップしないでください。いつでも説明してもらえます。個人的な意見、論争的なコメントを含めないでください。議長の承認なしに議事録を配布しないでください。