ユウト
「オンラインホワイトボード」を使ったことのある方はまだまだ多くないでしょう。ただ、会議のほとんどがオンラインという方はぜひ使ってみてください。非常に便利でありながら使い方は簡単で、欠かせなくなること間違いなしです。
リアルの会議でのホワイトボードのように使えて、さらに便利な使い方があるサポートツールが「オンラインホワイトボード」です。この記事では、オンラインホワイトボードとは何か、オンラインホワイトボードのメリットから選び方まで説明し、最後に無料で便利なオンラインホワイトボードツールを紹介いたします。
1．オンラインホワイトボードとは？
「オンラインホワイトボード」はその名の通り、オンラインで利用できるホワイトボードの機能を備えたツールです。さらにそれだけに留まらず、オンラインならではのたくさんの機能が追加搭載されています。
テキストボックスを置いて文字を書いたり、付箋を貼りつけたりすることができ、図形などのテンプレートが豊富に用意されているためチャートを描くのも簡単です。また、複数人による同時書き込みができたり、書き込んだ内容を見たまま保存できたり、データとしてエクスポートもできたり、様々な使い方が用意されています。
そのような多彩な機能があるため、実際はホワイトボードの役割以外にも様々な用途で使われることが多くあり、とても便利なツールであることが窺えます。
2. オンラインホワイトボードを使うメリット4選
続いては、オンラインホワイトボードを利用するメリットを紹介いたします。
「今まで取り入れてなかったけどオンライン会議ができていたから今更いらないのでは…」と思われるかもしれませんが、使うメリットがたくさんあります。そのため使い始めれば「何で今まで使ってこなかったんだ！」と感じること間違いなしです。
2.1. Web会議でも議論を視覚化して効率的に進められる
オンラインだと会議中の内容は各自でメモを取ったり、書記が議事録を取ったりはしても、その場で共有することはあまりなかったと思います。
しかし、オンラインホワイトボードであれば、複数人が同時に閲覧・編集できるため、リアルタイムで議論を書き込んで共有できます。つまり、会議の内容をその場で視覚化できるので、従来のオンライン会議より効率的な議論が図れるのです。
2.2. 書いたものがそのまま議事録になる
今までのホワイトボードだと、スペースが限られるため会議の内容を簡潔に書き表わす必要があり、さらに一面がいっぱいになったら消さなくてはなりませんでした。
しかしオンラインホワイトボードであれば、実質無限大の広大なスペースに書き込めるため、会議の内容をそのまま書き表わせばいいのです。またわざわざ消すような手間もないため、会議後にそのまま議事録として残しておくことが可能になります。
2.3. 豊富なテンプレートで図を簡単に作れる
リアルのホワイトボードとの大きな違いとして、図形などのテンプレートが揃っているという点が挙げられます。
例えば、フローチャートなどの図式は図形を使って作成でき、また図式の一部をわざわざ消したり書き直したりせずに、手元の操作だけで図形を動かしたり追加したりするだけで修正もできるので、簡単にチャートを作成できるのです。
他にも、付箋の機能が標準で搭載されていることが多いため、ブレインストーミングなどにも大変重宝します。
2.4. 外部サービス連携で情報を簡単に共有できる
外部のサービス連携によって、ホワイトボードに書かれた内容をすぐに他の人に共有できるのも、大きなメリットと言えるでしょう。
例えば、会議後に未参加者に向けて議事録代わりに共有したい時に、外部サービスとの連携機能を使えば簡単に共有可能です。
3．オンラインホワイトボードの選び方のポイント
現在、オンラインホワイトボードツールはいくつかのものが存在しています。その中でどのようなものを選べばいいのでしょうか。ここからは、オンラインホワイトボードツールの選び方のポイントについて見ていきましょう。
3.1. 使いやすいか
一つ目は「使いやすいかどうか」です。やはり使い勝手が悪いと、使い続けることは難しいと言えるでしょう。例えば、ツールの切り替えやショートカットの利用などを確認すると使いやすいかどうかわかります。
多くのサービスが無料で使えるか、あるいは無料体験できるようになっていますので、実際に使ってみてその使用感を確かめてみるといいでしょう。
3.2. 機能は十分備わっているか
二つ目は「機能が十分かどうか」です。上で挙げてきた機能は一般的なホワイトボードツールに備わっているものですが、他にも様々な機能が存在しています。
例えば、会議システムが備わっているサービスもあり、オンライン会議に特化した機能と言えるでしょう。また、様々なテンプレートの中に使いたいフレームがあるかどうかもポイントになってきます。使い方に合った機能が備わっているツールを選ぶことが大切です。
3.3. 共有や連携はできるか
三つ目は「共有や連携が可能かどうか」です。そもそもこれらの機能が備わっていることが前提となりますが、どのような方法で共有可能なのか、どういったサービスと連携できるのか、といった観点も選ぶときに重要となります。
メールやSNSでの共有やそれらとの連携ができるか、エクスポートが可能なのかなど、必要な共有・連携ができるツールを選びましょう。
3.4. コスト面はどうか
四つ目は「料金はどうか」です。他の選び方の観点でとても素晴らしいツールを見つけたとしても、料金が割高だったら使いますか？使いませんよね。自分が求めるスペックと見合う料金設定になっているか確認しましょう。
なお、無料で利用できるサービスもあります。とりあえず使ってみたい、という時にはいいかもしれません。
4. おすすめのオンラインホワイトボードツール
最後に、さまざまあるオンラインホワイトボードツールの中で、おすすめのツールを紹介したいと思います。そのツールが、今注目され始めている新しいツール「boardmix」です。
4.1. boardmixとは - 無料のオンラインホワイトボードツール
「boardmix」は、まだリリースされて間もない、新しいオンラインホワイトボードツールです。リアルのホワイトボードを利用しているような感覚で使える便利ツールで、しかも無料で利用できます。
メインの使い方としては、広大なスペースに自由に文字を書き込んだり付箋を貼り付けたりして、オンラインホワイトボードとして使いますが、他にも図形などのテンプレートが揃っているので、フローチャートや様々なフレームワークを作成するのにも適しています。
また、複数人による同時編集もでき、コメントやチャット機能もあるため、コラボレーションツールとしても活用できます。
4.2. boardmixの使い方
基本的な使い方としては、とても簡単な操作しか必要ありません。気軽に使い始められます。ホワイトボードを使い始められる手順も、とても簡潔です。
step1:boardmixのトップページ右上の「ログイン」をクリック。アカウントがなければ登録する。
step2:boardmixのHome画面から「新規作成」をクリックして、新しいホワイトボードを作る。
step3:ホワイトボードの画面で各種メニューから使いたいアイコンを選択して、要素を追加する。
また、ホワイトボードの画面では、主に次のようなツールを利用できます。
- テキストボックス、付箋、図形などの描画ツール、テンプレート挿入、画像挿入
- 共有、コメント、チャットなどのコラボレーションツール
- 保存やリネームメニュー
- ハンドとポインタの切り替え
5. まとめ
今回はオンラインホワイトボードツールを紹介してまいりました。テレワーク時代にぜひおすすめしたいツールだということがわかったかと思います。そして、ツールにも様々ありますので、自分に合った使い方のできるものを選びましょう。その中でもboardmixが特におすすめですので、ぜひ使ってみてください。
