あおい
タスク管理では、何を、誰が、いつまでに行うかと、今どこで止まっているかを共有します。チームの規模や作業のつながりによって、表、カンバンとプロジェクト管理ツールの向き不向きが変わります。
道具を選ぶ前に、必要な表示形式、外部メンバーの参加と料金の計算単位を整理しましょう。
ここでは5つのツールを用途別に比較し、最後にBoardmixでリストとカンバンを作る例を紹介します。
1. タスク管理とは何か
最初にタスク管理とは何なのかを、目的やメリットを改めて理解しておきましょう。
タスクは実行する作業の単位です。ToDoとの呼び分けは組織やツールで異なりますが、実務では担当者、期限と完了条件を付けて管理すると迷いにくくなります。
例えば「資料を準備」だけでなく、「担当者が木曜までに見積もり比較表を共有する」と具体化します。
1.1 タスク管理の目的
タスク管理の主な目的は、プロジェクトや業務全体を俯瞰したときに各タスクを誰がいつやるのかを明確にし、対応漏れがないようにするためです。
前の作業を待っている項目や、確認が必要な項目が見えると、遅れの原因を早めに相談できます。
1.2 タスク管理のメリット
タスク管理には多くのメリットがあり、ゆえに多くの企業や個人がタスク管理を行なっているわけです。主なメリットとしては次のようなものが挙げられます。
- タスクの優先度が明確になり、業務効率化に繋がる
- チームでタスク管理することで、タスクを視覚化し進捗をリアルタイムで共有できる
- 期限と完了条件を共有し、遅れそうな作業を相談しやすくする
1.3 タスク管理とプロジェクト管理の違い
タスク管理とプロジェクト管理は対象の広さが異なりますが、互いに関係しています。
タスク管理は個々の作業を扱い、チームで共有することもあります。プロジェクト管理は目標、範囲、日程、予算や依存関係を含めて全体を調整します。
プロジェクト管理では、プロジェクトに関わる個々人のタスクが密接に関連しており、一方が完了しないともう一方を始められないということがあります。そのため、プロジェクト全体を管理する必要があるのです。
2. タスク管理ツールを使おう
紙や表計算でも管理できますが、複数人で更新する場合は共有権限や変更の追跡が選択のポイントになります。
2.1 タスク管理ツールとは？
タスク管理ツールとは、その名の通り細々としたタスクを管理できるツールです。各タスクの期日や優先度、ステータスなどの情報を見える化し、遅れがないかを簡単に把握できるようになります。
2.2 使うメリット
導入には入力や運用を覚える手間もあります。まず小さな案件で試し、確認の手間が減るか、更新が続くかを確かめましょう。
- オンラインでいつでもどこでも閲覧や更新が可能
- チームで共有すれば、全体の進捗をリアルタイムで把握できる
- テンプレートや一括入力などの便利機能でタスクを簡単に追加できる
2.3 ツールの選び方
次の項目を実際の作業で試すと、名称や機能数だけの比較を避けられます。
- 表示形式にはどのようなものがあるか(リスト、カンバン、ガントチャートなど)
- 必要な機能が揃っているか
- 価格や無料トライアルの有無はどうか
3. おすすめのタスク管理ツール5選
価格はチーム単位かユーザー単位か、月払いか年払いかを区別してください。下記は公式案内の条件を添えて記載し、通貨を換算して単純に順位付けしていません。
3.1 Boardmix
画面は操作の参考例です。現在の機能と利用条件は本文の説明と公式料金ページを確認してください。
Boardmixは、タスクと関連する図、メモや資料を同じボードに置いて整理するオンラインホワイトボードです。
広い空間に文字や付箋や図形を自由に配置でき、さらにたくさんのフレームワークのテンプレートも用意されていて、気軽に様々な図表を表現することができます。
共有と共同編集を使って作業状況を検討できます。無料プランには編集可能なボード3つ、ボードあたり100オブジェクトと1GBの保存容量の条件があります。Starterは年払いで1ユーザーあたり月額US$5、月払いでUS$12です。AI機能や税・請求条件は公式料金ページと申込画面で確認してください。
3.2 Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、行と列でタスクを整理できる表計算ツールです。
タスク、担当者、期限と状態の列を作り、必要な相手に共有します。既存のGoogle環境で始めやすい一方、個人向け利用とGoogle Workspace契約の機能・管理条件は区別してください。
3.3 Backlog
「Backlog」は、コラボレーション型のプロジェクト管理ツールで、タスク管理としても利用できる便利なツールとなっています。
タスク管理に特化しており、誰が・何を・いつまでにやらなければならないかを視覚化でき、ステータス管理もできるので残タスクも把握が楽にできます。表示形式もカンバン型、リスト型、ガントチャートなど、複数の形式に対応しています。
Backlogのプレミアムはスペース単位で月払い27,000円（税別）、29,700円（税込）です。年払いは別条件となります。ユーザー数無制限の表示には安定運用のための推奨上限などの注記もあるため、利用人数と必要なプランを公式ページで確認してください。
3.4 Trello
「Trello」は、カンバン型のタスク管理に特化したツールです。プロジェクトや業務の大小に関係なく管理しやすいインターフェースが特徴です。基本はカンバン型ですが、その他のビューにも対応しており、タイムラインやカレンダーなどの表示もできるようになっています。
Trello Premiumは年払い換算で1ユーザーあたり月額US$10、月払いでUS$12.50と案内されています。税の適用と最終請求額は申込画面で確認します。Freeはワークスペースの参加者やボード数に条件があり、必要なビューもプランによって異なります。
3.5 Asana
Asanaはタスク、担当者と関連する作業を整理するツールです。日本語公式料金ページではStarterが年払い換算で1ユーザーあたり月額1,200円、月払いで1,475円と案内されています。表示額に適用される税と最終請求条件は申込時に確認してください。無料枠の人数と有料機能の境界も公式プランで比較します。
4. Boardmixでリストとカンバンを作る
まず一つの案件を選び、チームが迷わず更新できる項目に絞って作ります。
リストは担当・期限を一覧で確認したいとき、カンバンは作業の状態を移動で表したいときに使えます。
リストでは「作業」「担当」「期限」「状態」「完了条件」の列を作ります。例えば「比較表を作成／田中／木曜／作業中／3案の費用と条件を記載」と書けば、作業を終えたか確認しやすくなります。
カンバンでは「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」の領域を作り、各カードに作業名、担当と期限を記入します。状態を変える人とタイミングを決め、止まっている項目には理由を残しましょう。
5. まとめ
少人数の単純な作業なら表から、依存関係や複数案件を管理するならプロジェクト管理機能から試してみましょう。資料と図を並べて相談したい場合はホワイトボードが比較対象になります。
同じ小さな案件で入力、共有、更新と完了確認を試すと、チームに合う方式を判断しやすくなります。必要人数と請求条件も揃えて比較してください。
