あおい
ビジネスでは大規模なプロジェクトもあれば、とても小さい案件まで様々あります。しかし、そのどちらにも共通するのが、それらを極限まで細分化すると「タスク」にまで落とし込めるということです。
当然、大きなプロジェクトであるほどタスクは膨大になります。すると、1つ1つのタスクを完了したのか完了していないのか、上手にタスク管理しないと把握できなくなってくるのです。
この記事では、上手にタスク管理するための「タスク管理ツール」を紹介してまいります。タスク管理の目的やメリットなどと併せて知っていきましょう。
1. タスク管理とは何か
最初にタスク管理とは何なのかを、目的やメリットを改めて理解しておきましょう。
そもそもタスクとは、大きなプロジェクトや業務を細分化した最小単位の作業のことです。似たような言葉にToDoがありますが、タスクは期日が決まっていると定義されることが多く、そういった面でToDoと異なります。
そして期日が決まっているからこそ、タスクはきちんとした管理が必要となってくるのです。
1.1 タスク管理の目的
タスク管理の主な目的は、プロジェクトや業務全体を俯瞰したときに各タスクを誰がいつやるのかを明確にし、対応漏れがないようにするためです。
大きいプロジェクトや業務であるほど、一つひとつのタスクの対応漏れが全体の致命的なスケジュール遅れに繋がりかねません。仕事の最小単位ということでたかがタスクと侮ることなく、管理することが重要なのです。
1.2 タスク管理のメリット
タスク管理には多くのメリットがあり、ゆえに多くの企業や個人がタスク管理を行なっているわけです。主なメリットとしては次のようなものが挙げられます。
- タスクの優先度が明確になり、業務効率化に繋がる
- チームでタスク管理することで、タスクを視覚化し進捗をリアルタイムで共有できる
- 期日を守ることができ、クライアントや上司から信頼されることに繋がる
1.3 タスク管理とプロジェクト管理の違い
タスク管理と似たようなキーワードとしてプロジェクト管理というものがあります。2つは明確に異なるため注意しましょう。
タスク管理は個々人が管理するという側面が強い一方で、プロジェクト管理はプロジェクトマネージャーやリーダーがプロジェクト全体の進捗を管理する点が違います。
プロジェクト管理では、プロジェクトに関わる個々人のタスクが密接に関連しており、一方が完了しないともう一方を始められないということがあります。そのため、プロジェクト全体を管理する必要があるのです。
2. タスク管理ツールを使おう
タスク管理は、従来も紙とペンを使って手書きで行われたり、あるいはExcelなどの表計算ソフトウェアで行われたりしてきました。しかし、今のタスク管理は、複数人で同時に共有できるタスク管理ツールが主流となっています。このパートでは、タスク管理ツールを使うメリットなどを紹介いたします。
2.1 タスク管理ツールとは？
タスク管理ツールとは、その名の通り細々としたタスクを管理できるツールです。各タスクの期日や優先度、ステータスなどの情報を見える化し、遅れがないかを簡単に把握できるようになります。
2.2 使うメリット
タスク管理ツールを使うメリットはいくつかあります。使用し始める時のコストが多少かかりますが、それを上回るベネフィットを得られますので、導入を検討しているならぜひ使い始めるといいでしょう。
- オンラインでいつでもどこでも閲覧や更新が可能
- チームで共有すれば、全体の進捗をリアルタイムで把握できる
- テンプレートや一括入力などの便利機能でタスクを簡単に追加できる
2.3 ツールの選び方
タスク管理ツールは多くのものが世に出ています。その中からどのツールを選べば良いかよくわかりませんよね。いくつか選び方の基準を示しますので、選ぶときの参考にしてみてください。
- 表示形式にはどのようなものがあるか(リスト、カンバン、ガントチャートなど)
- 必要な機能が揃っているか
- 価格や無料トライアルの有無はどうか
3. おすすめのタスク管理ツール5選
ここからは、たくさんあるタスク管理ツールの中でおすすめの5つを紹介してまいります。それぞれの特徴や注意点、料金などについてまとめていますので、導入の参考にしていただければと思います。
3.1 boardmix
「boardmix」は新しいオンラインホワイトボードツールで、本物のホワイトボードを利用しているような感覚で使える便利ツールです。
広い空間に文字や付箋や図形を自由に配置でき、さらにたくさんのフレームワークのテンプレートも用意されていて、気軽に様々な図表を表現することができます。
また、チームメンバー全員による同時編集も可能で、コメントやチャット機能を使えばコラボレーションツールとして活用できます。そして、無料で利用できます。
3.2 Googleスプレッドシート
「Googleスプレッドシート」は、GoogleWorkspaceの表計算ツールです。
Googleをグループウェアとして導入している会社であれば、スプレッドシートを頻繁に使用するかと思いますので、普段の感覚でタスク管理を追加料金なしで手軽に始めたいときにピッタリです。テンプレートもいくつか用意されているため、一から作り始めることもありません。
3.3 Backlog
「Backlog」は、コラボレーション型のプロジェクト管理ツールで、タスク管理としても利用できる便利なツールとなっています。
タスク管理に特化しており、誰が・何を・いつまでにやらなければならないかを視覚化でき、ステータス管理もできるので残タスクも把握が楽にできます。表示形式もカンバン型、リスト型、ガントチャートなど、複数の形式に対応しています。
利用は有料ですが、組織・チームで使うプランを選ぶことで、ユーザーを無制限で作成できます。一番人気のプレミアムプランだと、29,700円/月で利用できます。
3.4 Trello
「Trello」は、カンバン型のタスク管理に特化したツールです。プロジェクトや業務の大小に関係なく管理しやすいインターフェースが特徴です。基本はカンバン型ですが、その他のビューにも対応しており、タイムラインやカレンダーなどの表示もできるようになっています。
無料での利用も可能ですが、機能が制限されてしまいます。有料プランのPremiumの場合、1ユーザーあたり$10から利用できます。
3.5 Asana
「Asana」は、タスクなどを一元管理できる企業向けの仕事管理ツールです。チーム全員がリアルタイムでタスクを把握でき、またインターフェースも使いやすいため、企業の課題解決にとても役立つツールになっています。無料から使用し始められますが、さらに多機能なプランとなると、1ユーザーあたり1,200円/月から利用可能となっています。
4. 無料のタスク管理ツールboardmixの使い方
boardmixはオンラインホワイトボードツールということもあり、使用方法は自由です。様々な用意されている機能を駆使して、自分にとって使いやすいタスク管理方法を見つけ出してもらえればと思います。
そうは言っても、ゼロベースから作り出していくのはとても大変なので、基本的なリスト型とカンバン型のタスク管理のフレームを作る方法を説明します。
リスト型は、「テーブル」でリストを用意するところから始めます。必要な項目数分だけ列を用意し、行を多めに用意しておきます。一番上に項目名を書いて、その下の行からタスクを列挙していきます。行が足りなくなったら、下に行を足すことも可能です。
カンバン型は、最初にステータスごとの「フレーム」を用意しておきます。その後、「カード」を使ってタスクを書き出していきます。カードには色だけでなく、重要度やステータス、期日や担当者、さらには自分で作成できるタグが付けられます。カードは自由に動かせるため、タスクのステータスが変わるごとにカードを移動させて使います。
5. まとめ
プロジェクトや様々な業務のタスクを管理できるツールを紹介してまいりました。非常にたくさんのタスクを管理する必要があるなら、どのようなタスクがあるのか、進捗はどうなのかを視覚化できるタスク管理ツールを利用するのが最善の方法でしょう。
ただツールはとてもたくさんのものがあります。ご自身やチームがツールをどのように使いたいのかの希望に沿って選ぶようにしましょう。その中で、もし汎用性を求めているのであれば様々な機能が備わっているboardmixがおすすめです。ぜひ使ってみてください。
