ユウト
最近では、一人で複数の目標や納期の全く異なる仕事を同時にこなすことが増えてきています。そうなると、従来の手帳やExcelでの管理が難しくなります。このような状況で役に立つものが仕事やプロジェクトの管理に特化して作られた「プロジェクト管理ツール」です。
本記事では、2023年のベストプロジェクト管理無料ツール8選を紹介します。ぜひ参考にして、仕事の管理が困難になり、破綻してしまう前にプロジェクト管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
1. プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールとは、タスク管理や工程管理などを一括しておこなえるアプリケーションのことです。メッセージ機能やスケジュールの共有などもでき、複数人で仕事をする際にも役立ちます。このプロジェクト管理ツールを導入することで、仕事がスムーズに進み、より効果的な働き方を実現できます。
プロジェクト管理ツールはさまざまあり、ツールによって機能は少し異なりますが、主な機能は以下になります。
| プロジェクト管理ツール | 基本的な機能 |
|---|---|
| タスク管理機能（WBS機能） | チーム全体でタスクの進捗管理ができる機能 |
| 進捗管理機能（ガントチャートなど） | 作業進捗をチーム全体で共有できる機能 |
| 工数管理機能 | プロジェクト全体のスケジュールと関連性を把握できる機能 |
| 情報共有機能（カレンダー・チャットなど） | カレンダーやチャットなど、チーム内でのコミュニケーションを円滑にする機能 |
2. プロジェクト管理ツールを使うメリット
実際にプロジェクト管理ツールを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか？ここではプロジェクト管理ツールを使うメリットを紹介します。参考にして、プロジェクト管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
2.1 進捗管理・共有
タスク管理機能や進捗管理機能により、進捗管理と共有を素早く、簡単におこなうことができます。管理ツールに入力した情報はリアルタイムに反映されるので、最新の情報をメンバー全員で共有することが可能です。そのため、メンバー間の統率が取れ、仕事がスムーズに進むようになります。
2.2 コスト削減
仕事が効率よく、無駄なく進められることで、プロジェクト全体のコスト削減を実現することが可能です。プロジェクト全体のコストも明確にできます。プロジェクトの進行中も、リアルタイムにコストを管理できるので、利益率を見ながら動きや進め方を決めていくことができます。このようにプロジェクト管理ツール導入により、予算管理の観点からも、プロジェクトを成功させることが可能です。
2.3 組織力の向上
プロジェクト管理ツールは、タスクの進捗具合をメンバーで共有でき、業務がどこまで進んでいるかを確認しながら進められるので、モチベーションの向上につながります。また、プロジェクトの目標やタスクの進捗状況をメンバーで共有できるため、目標に向かって全員で取り組んでいるという一体感を生み出すことが可能です。このモチベーションの向上と一体感が組織力の向上につながります。
3. オススメのプロジェクト管理無料ツール8選
プロジェクト管理ツールとはいっても、具体的にはどのようなツールを使えば良いのでしょうか？ここでは、無料で使用できるオススメのプロジェクト管理ツールを8つ紹介します。ぜひ参考にして、自分にあった無料のプロジェクト管理ツールを見つけてください。
3.1 Boardmix
boardmixは、オンラインホワイトボードにより、複数人での共同作業を可能にした無料ツールです。デフォルトでさまざまなテンプレートや図形が用意されているので、簡単にタスクやプロジェクトの管理がおこなえます。プロジェクト管理ツールとしてはもちろんのこと、さまざまな資料や図の作成にも最適です。
boardmixの特徴は以下になります。
- 無料プランでのユーザー数は無制限、オブジェクト数は2000
- オンラインホワイトボードによって、複数人での共有が可能
- 直感的な操作性で、簡単に操作ができる
3.2 Trello
Trelloは数多くのチームが使用しているプロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理、タスク管理、チームワークの促進などチームの生産性を向上させる機能が充実しています。ドラッグアンドドロップで「カード」を貼り付けていき、タスクごとに管理が可能です。「カード」は開くだけで、タスクの期限や添付ファイル、会話などを確認できるので、管理作業だけでなく、メンバーの情報共有もスムーズになります。プロジェクト別にタスクを管理したい人にオススメです。
Trelloの特徴は以下になります。
- カンバン方式のプロジェクト管理ツール
- 無料プランでもユーザー数、タスク数が無制限
- 感覚的な操作でタスクを細かく管理できる
3.3 wrike
wrikeは、使いやすさや分かりやすさにおいて高い支持を得ているプロジェクト管理ツールです。業務内容と進捗状況の見える化や自動化で、チームの生産性を向上させることができます。特に、カスタマイズ性に優れていて、幅広いプロジェクトや業務プロセスに合わせたタスク管理が可能です。自動化の適用で、連絡や調整などの業務負担も減らすことができます。カスタマイズ性を重視する人にオススメです。
wrikeの特徴は以下になります。
- 無料でのユーザー数が無制限
- 3つの表示方式を切り替えながら進捗管理が可能
- 20以上のシステムとシステム連携が可能
3.4 Asana
Asanaは、チームの仕事を一箇所に集約して、整理や管理をおこなうことのできるプロジェクト管理ツールです。レイアウトはカンバン方式とリスト方式の2つがあり、業務内容に応じて適切な管理方法を選ぶことができます。直感的な操作で分かりやすいプロジェクト管理ツールを使いたい人にオススメです。
Asanaの特徴は以下になります。
- 細分化したタスクから、プロジェクト進捗、メンバーの仕事量までレポート化できる
- 異なるプロジェクトのタスクを同期可能
- テンプレート利用できるグラフやプロジェクト
3.5 jooto
jootoは、クラウド型のプロジェクト管理ツールです。付箋を貼ったり、剥がしたりする感覚で簡単に使うことができ、1800社以上の企業での導入実績があります。プロジェクトのスケジュールを管理するためのガントチャート機能を無料で利用できることが特徴です。難しい知識がなくても簡単に使えるツールが欲しい人にオススメです。
jootoの特徴は以下になります。
- 最大4人まで無料で使える
- タスクを色分けして見やすく管理できる
- カンバン方式とガントチャート方式を切り替えながら使える
3.6 タスクワールド
タスクワールドは、製造業やシステム開発、医療分野など複数業態で多く導入されているプロジェクト管理ツールです。基本操作のほとんどがドラッグアンドドロップででき、簡単に操作できます。プロジェクトをボードやテーブル形式で表示でき、進捗状況をタイムラインで可視化することができます。
タスクワールドの特徴は以下になります。
- 無料プランのユーザー数は15人まで、タスク数とプロジェクト数は無制限
- タスクごとにコメントやファイルのやり取りが可能
- タスク作成、コメント返信をメールの送受信でできる
3.7 Chatwork
Chatworkは、もともとメッセージツールですが、プロジェクト管理に役立つ機能が多く搭載されています。チャットルームごとにタスクや概要を設定でき、ナレッジツールやプロジェクト管理ツールとして管理することも可能です。タスクを完了させると自動でチャットを流すことができるので、完了報告の手間が省けます。
- 無料で14個のチャットルームを利用できる
- タスク管理やファイル共有など、プロジェクト管理に役立つ機能が充実している
- Googleカレンダーや経費精算システムとの多彩な連携
3.8 Brabio!
Brabio!は、直感的な操作で簡単にガントチャートのできるプロジェクト管理ツールです。多機能なうえ、Excel、CSVの入出力が可能です。コストをかけずに、プロジェクト管理ツールを導入したい人にオススメです。
Brabio!の特徴は以下になります。
- マウス操作だけでガントチャート作成可能
- プロジェクト横断、担当状況など多角的に進捗状況を把握できる
- 無料プランのユーザー数は5人まで
最後に、今回紹介した8つのプロジェクト管理ツールを表にして比較してみます。
| 個人利用 | ガントチャート機能 | テンプレート機能 | 連携 | 対応言語 | 無料プラン | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| boardmix | ◯ | ◯ | ◯ | Pixso、Figma、Sketch、Adobe XD | 日本語、英語、中国語、韓国語 | ◯ |
| Trello | ◯ | ✖️ | ◯ | Googleドライブ、Googleカレンダーなど | 日本語、英語 | ◯ |
| Wrike | ◯ | ◯ | ◯ | Googleカレンダー、Slack、MSTeamsなど | 日本語（要問い合わせ） | ◯ |
| Asana | ◯ | ◯ | ◯ | Slack、Gmail、Zoomなど | 日本語、英語、中国語など | 最大15ユーザーまで |
| jooto | ◯ | ◯ | ◯ | Googleカレンダー、Chatwork、Slackなど | 日本語、英語 | 1組織100MBまで |
| タスクワールド | ◯ | ◯ | ◯ | Outlook、Google Meet、Googleドライブなど | 日本語、英語など | ◯ |
| Chatwork | ◯ | ✖️ | ✖️ | Gmail、Googleカレンダーなど | 日本語、英語、ベトナム語など | ◯ |
| Brabio! | ◯ | ◯ | ✖️ | Salesforce、Microsoft Teamsなど | 日本語 | ◯ |
上記の図を参考に、各ツールを比較して、自社に合った無料ツールを選んでみてください。
4. プロジェクト管理無料ツールを選ぶポイント
使用するプロジェクト管理無料ツールを、数ある中から選ぶには、どれを選べばいいのか迷ってしまう人も多いでしょう。では、どのような基準でプロジェクト管理無料ツールを選ぶといいのでしょうか？ここでは、プロジェクト管理無料ツールを選ぶポイントを紹介します。ツール選びに困った人は、ぜひ参考にしてみてください。
4.1 互換性が高いか
互換性の高さは、時間の節約につながります。すでに使用しているエクセルで作った簡易型タスク管理ツールや、スケジュール管理ツールなどと連携できることで、面倒な移植の手間が省けます。ただし、こだわりすぎるとツールの選択肢が極端に狭まってしまうので注意が必要です。
4.2自社に適した機能性か
備わっている機能は、プロジェクト管理ツールの種類によって大きく違ってきます。そのため、自社に合った機能が備わっているかをしっかり確認する必要があります。そのためには、プロジェクトの内容やメンバーのスキル、タスク管理で求めることなどで選ぶ基準を決めるといいです。
例えば、メンバーに機械に弱い人が多ければ、ドラッグアンドドロップのような簡単な操作でできるツールを選ぶようにしましょう。適したツールを選べなければ、余計にコストがかかってしまうケースもあるので注意が必要です。
4.3サポート体制
ツールを使っていると使い方がわからず困ることがあります。その時に、サポートデスクにすぐに連絡の取れることが重要です。なかなか連絡が取れず、使い方がわからないままだと、進捗に影響してきます。
また、すぐに連絡が取れるだけでなく、ツールに詳しく、分かりやすく、簡単な言葉で説明してくれる人がいるかどうかも重要です。ネットなどの口コミで、電話に出ない、問い合わせの返事が遅い、不親切などの書き込みが多い場合は注意しましょう。
まとめ
本記事では、2023年ベストプロジェクト管理無料ツール8選を紹介してきました。内容をまとめると以下になります。
- プロジェクト管理ツールとは、タスク管理や工程管理を一括して行えるアプリケーションのこと
- プロジェクト管理ツールのメリットは主に3つある
- ツールを選ぶ際には、特に3つのポイントに注意するといい
最近では、一人で複数の仕事を兼任したりと、仕事の進め方が複雑になっています。そのため、プロジェクトやタスクの管理ができていなければ、プロジェクト自体が崩壊してしまうこともあります。今回紹介したツールを参考にして、スムーズなプロジェクト遂行を目指しましょう。
