ユウト
コロナ禍でのリモートワークの浸透により、会議もリモートでおこなわれることが増えました。しかし、リモート会議では、映像でつながってはいますが、実際に全員が集まっているわけではないため、意思の疎通が難しくなります。そんな時に便利なのが、リモート会議でもビジュアルコミュニケーションをとれるオンラインホワイトボードです。
では、オンラインホワイトボードとはどのようなものなのでしょうか？
本記事では、オンラインホワイトボードについて詳しく説明していきます。オススメの無料ツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
1. オンラインホワイトボードとは？
オンラインホワイトボードとは、リモート会議において、共有画面上で相互に書き込みをおこない、情報共有できるホワイトボード機能のことです。
手書き入力、テキスト入力、テンプレートを使用したフローチャートの作成など、情報共有手段が多くあります。データは保存して、議事録としても使うことができます。
では、具体的にはどのような機能があるのでしょうか？以下で、オンラインホワイトボードの基本的な機能について紹介します。
1.1 基本的な機能
オンラインホワイトボードの基本的な機能には、以下のようなものがあります。
① ホワイトボード機能
参加者全員が共有のホワイトボードに書き込むことで、アイデアを一つの画面に集約でき、転記ミスなどのリスクを減らすことができます。
手書きとテキスト入力の両方から選べるため、字を書くのが苦手でも気にする必要がありません。
② 保存機能
ホワイトボードに書き込んだ図やコメントを保存することができます。保存した画面が議事録自体になったり、議事録の作成に大きく役立ちます。
③ テンプレート機能
図形やフローチャートがあらかじめ用意されており、作図の時間を削減できます。イメージしていることが簡単にビジュアル化できるため、会議の効率もよくなります。
④ 外部ツールからの取り込み・転送機能
PDFやWord文書などの外部ツールで作成したデータの取り込みや、保存したデータを転送することができます。データを共有できるため、会議資料の印刷や配布の手間が省けます。
2. オンラインホワイトボードの5つのメリット
オンラインホワイトボードを導入することで、以下のような5つのメリットを享受することができます。
2.1 情報共有できる
リモート会議やオンラインでは、言葉でのやりとりがメインになりますが、イメージしていることを言葉だけで的確に表現するのは、容易なことではありません。
しかし、オンラインホワイトボードを使うと、言葉だけでなく、文字・図などによるイメージの可視化が可能になります。そのため、全員で情報共有しながら会議を進めることができ、勘違いや思い違いも減らすことができます。
2.2 場所に捉われない
実際に会議をおこなうと、会議室や会議に適した場所と道具が必要になります。
しかし、オンラインホワイトボードであれば、会議室や意見などを書くリアルなホワイトボードなども必要なく、インターネット環境さえあれば、どこでも使用することができます。
また、オンラインホワイトボードは、リアルのホワイトボードのように場所を取らず、無限に書くことができます。
2.3 議事録として保存できる
チームメンバーが書き込んだ画面をそのまま保存できるため、議事録作成のためや議事録そのものとして使うことができます。
オンラインホワイトボードの中には、WordやExcelなどのファイル形式にエクスポートできるものもあるので、さらに議事録として使いやすくなります。
2.4 コスト削減に繋がる
わざわざ集まって会議をする必要がなく、コストや社員の交通費削減につながります。
また、無料ツールを使うことで、導入コストもかかりません。
2.5 過去の資料をすぐに取り出せる
紙の会議資料からピンポイントに過去の会議資料を見つけ出すためには、大量にファイリングされた会議資料の中から探す手間が発生します。
しかし、オンラインホワイトボードは、会議ごとに分けて会議資料を保存しておくことで、欲しい会議資料をピンポイントですぐに取り出すことができます。
3. オンラインホワイトボードのオススメの使い方
ここでは、オンラインホワイトボードのオススメの使い方を紹介します。
オンラインホワイトボードは、どのような場面で効果を発揮するのでしょうか？ぜひ参考にしてみてください。
3.1 Web会議
Web会議に使用することで、効率化とコスト削減が期待できます。
Web会議では、イメージしていることを表現しにくいデメリットがありますが、様々なテンプレートや図を使うことで、イメージしていることを可視化できます。
また、参加者全員が同時に編集したり、書き込んだりすることで、会議を効率的に進めることができます。会議の場所などのコストもかからなくなるため、コストの削減も可能です。
3.2 タスク共有
オンラインホワイトボードは、参加者全員が見ることも、編集することも可能なため、タスク共有にも適しています。
対面の会議では、共有するためには全員がメモをとる、書記役を決めて後日議事録として配布するなど非効率的です。
しかし、オンラインホワイトボードでは、画面を保存できるうえ、議事録を作る必要もないため、効率的です。
4. オンラインホワイトボードおすすめツール比較
オンラインホワイトボードには様々なツールがあり、それぞれ特徴なども異なります。
ここではオンラインホワイトボードを初めて使う人のために、オススメのツールを紹介します。それぞれの特徴を知り、自分たちに合ったオンラインホワイトボードを見つけましょう。
4.1 Miro
Miroは、外部連携サービスが豊富なオンラインホワイトボードです。
アプリをダウンロードすれば、パソコンだけでなく、iPhoneやiPad、Androidでも使うことができます。
Miroの特徴は以下になります。
- 豊富なテンプレート機能
- 無料プランでも閲覧人数は無制限
- 100以上の外部ツールとの連携が可能
4.2 Zoom Whiteboard
Zoomは、もともとミーティング中に使えるホワイトボード機能がありましたが、2022年4月にZoom Whiteboardがリリースされました。
Zoomにサインインして使うため、アカウントを作る必要がありますが、基本的に無料で使うことができます。Zoomをすでに導入している企業にとっては、始めやすいです。
Zoom Whiteboardの特徴は以下になります。
- ミーティングの最中や前後でも編集可能
- 無料で使える
- PDFかPNGを選択して出力できる
4.3 Strap
オンラインホワイトボードは、海外製が多いなか、Strapは日本語でのサポートも充実しており、導入後の初期設定までおこなってもらえるので安心です。Strapには、有料プランしか用意されていませんが、2週間の機能無制限の無料トライアルがあります。
Strapの特徴は以下になります。
- スマートアド機能を使い、フローチャートの作成が簡単にできる
- ホワイトボードの広さは無制限
- セキュリティ面が強い
4.4 teams
Microsoft Teamsは、Microsoft社が開発したWeb会議アプリです。セキュリティ対策も充実しているため、安心できるオンラインホワイトボードとして、国内外の多くの企業が導入しています。
Teamsの特徴は以下になります。
- 高度なセキュリティ機能
- 多くのアプリと連携可能
- 利用前・利用時のサポートが充実
4.5 Google Jamboard
Google Jamboardは、Google社が提供する、オンラインホワイトボードです。Googleのアカウントさえあれば、無料で利用できます。
Google Meetからホワイトボードが開けたり、データがGoogleのドライブに保存されるため、Googleユーザーの導入は低いです。
Google Jamboardの特徴は以下になります。
- Google製品との相性がいい
- OSを問わず利用可能
- PDFかPNGを選択して出力可能
5. オンラインホワイトボード最新無料ツールboardmix
オンラインホワイトボードには、様々な種類がありますが、ここで最新のオンラインホワイトボード無料ツール「boardmix」を紹介します。
他社製品にない機能性を備えていますので、ぜひ参考にして使ってみてください。
5.1 Boardmix
boardmixは、オンラインホワイトボードによりタスクをチームで共有し、共同編集を可能にした次世代型ツールです。
boardmixの特徴は以下になります。
- 無料で利用可能
- 多く機能を備えている
- オンライン会議で利用可能
- シンプルな設計
- 直感的な操作性
- チームで共有、編集が可能
boardmixは、他社製品にない機能性を備えているため、さらなるオンライン会議の効率化が期待できます。
5.2 Boardmixの機能性
boardmixの機能性には、具体的にどのようなものがあるか紹介していきます。
boardmixは、上記キャプチャのように様々なテンプレートが用意されており、イメージしているものを可視化しやすかったり、ロジックツリーなどの図の作成も簡単にできます。
上記のキャプチャは、実際の作業画面ですが、テキスト入力と手書き入力の両方ができ、字を書くことが苦手でも気にすることなく会議に参加できます。
そのほかにも、参加者全員が同時に編集できたり、書き込んだ内容を簡単に保存できるなど、無料とは思えないような機能を備えています。
まとめ
本記事では、オンラインホワイトボードについて紹介してきました。オンラインホワイトボードは、うまくコミュニケーションの取れにくいWeb会議を効率的かつ、コストの削減をすることが可能です。無料のツールboardmixを使用することで、コストを掛けることなく、簡単に導入できますので、ぜひ試してみてはいかがでしょう。
