あおい
年表や予定表を作成する際に利用されるタイムラインですが、どのような意味を持ってどんな風に使われているのか、いまいちピンと来ないという方もいるのではないでしょうか。
また、最近の若い方たちにとってのタイムラインは、LINEやTwitterなどの履歴機能がイメージされがちだと思います。
本記事ではそんなタイムラインの、ビジネスでの意味、そしてツールを交えた使い方について解説していきます。
1.タイムラインとは？
タイムラインとは、時系列で変化する情報を表示したものを意味する言葉です。例えば、動画の編集ソフトとして作品の動きを時系列に表示させるシステムや、電車の時刻表、防災行動計画などもタイムラインに含まれます。
今回紹介するツールとしてのタイムラインは、予定表や計画表を活用して時間管理をしていくものです。タイムラインをうまく活用できれば、業務や勉強の計画表を立てたり、日程調整を行ったりすることに役立ちます。
何をするにも行き当たりばったりでは急な事態に対応できなくなってしまうので、ビジネスマンにはタイムラインを使って計画的に行動していくことが求められます。
1.1 ガントチャートとの違い
よく出てくる疑問として、「ガントチャートとの違いは何か？」というものがありますが、そこまで大きな違いはありません。ただ、ガントチャートはワークフローとタスクの依存に重点を置いています。さまざまな変更や同時進行する複数のタスクを考慮していないのが特徴です。一方でタイムラインは柔軟性があり、プロジェクト計画の変更に合わせて簡単に調整できます。
1.2 タイムラインの目的とそのメリット
ビジネスではその日に行われた業務に関する記録を残す日程記録や、時間管理を行うときにタイムラインが活用されています。日程記録を残すことでどのような変化があったのか、問題は起きなかったかなど確認できるようになるため、今後の業務を効率的にしたり改善したりできるようになるでしょう。
さらに時間管理としてタイムラインを活用することで、いつまでに仕事を終わらせなければいけないのか、それぞれのスタッフがどのような業務を行っているのか分かるようになります。
2. タイムラインの作り方
ここでは実際にタイムラインを作成するときのステップをそれぞれ解説していきます。
2.1 プロジェクト要旨を作成する
プロジェクト計画を関係者全員に周知するには、プロジェクトの要旨を作成することから始める必要があります。これはロードマップとして使えるほか、プロジェクト全体の目的や目標、マイルストーン、ビジョンを説明する手段ともなります。
2.2 To-Doリストを作成する
プロジェクトを成功させるには、そこに至るまでのプロセスで実行すべき全タスクをリストアップする必要があります。ステップに関しては、全体を俯瞰するマクロの視点とミクロの視点を持ちましょう。プロジェクトを予定通りに、予算内で完了させるために役立つタスクはすべてこのリストに入れます。
2.3 各ステップに要する時間を予測する
各ステップを完了するための所要時間を割り振ります。このとき、チームがタスクを完了させるために必要な時間を十分とりつつ、決められた全体的なスケジュールを守るというバランスが大切です。各タスクの所要時間がわかれば、適切にそれぞれのスケジュールを立てて、順序を決め、プロジェクトロードマップを作成できます。
2.4 タイムラインを作成する
ここで初めてタイムラインを作成します。ここまでのステップを踏んでいれば、容易にタイムラインを作成できるはずです。下の画像はboardmixという無料のツールの中にある、タイムラインのテンプレートです。このようなテンプレートに、先程までのステップで固まったプロセスを入れ込んでいくことになります。
2.5 プロジェクトの関係者と共有する
プロジェクトの関係者にタイムラインを共有することは、タイムラインを作成してから真っ先に行いましょう。1人で作成していては気づかないような穴が見つかりやすいです。
プロジェクト管理ツールを使ってタイムラインを作成すれば、簡単にシェアできます。メールやドキュメントも必要ありません。プロジェクト管理ツールひとつで、関係者は誰が何をいつまでに実行するのかをすぐ知ることができます。boardmixは、クラウド上で即座に仲間とタイムラインを共有することが出来ます。
2.6 実際にプロジェクトを進めながら、その都度対応する
物事はいつも計画通りに進むわけではなく、不測の事態や予定外のできごとが起こる可能性は大いにあります。しかし、変更に合わせる準備ができていれば、それに対応することはさほど難しくないのです。
タイムラインは計画づくりに力を発揮するツールですが、必ず起こる計画の遅れや変更に応じて、調整を行う際にも役立ってくれます。
3.タイムラインを作るのにおすすめの無料ツールboardmix
ここまでタイムラインの定義や、作り方について解説してきましたが、これらが分かったとしても実際にビジネスでタイムラインを作成するとなった時に、自分で一から作るのはかなりの手間になりますよね。
出来れば既成のツールを使って、テンプレートに沿ってタイムラインが作成出来たほうが効率は遥かに上がるはずです。そこで今回おすすめするのが「boardmix」というツールです。先程のタイムラインを作るステップでも少し触れましたが、このツールは無料な上に、ビジネスにおいて便利な機能が多くあります。
3.1 豊富なテンプレート
boardmixは無料で利用できるツールであるにもかかわらず、かなり多くのテンプレートを利用することが出来ます。下の画像は実際のboardmixで利用できるテンプレートになります。
このように豊富なテンプレートを兼ね備えています。ビジネスではタイムライン以外にも多くのテンプレートが必要となる場合が多いですから、これだけの量があるのはビジネスマンにとってもありがたいのではないでしょうか。
3.2 プロジェクトの見える化に役立つ
タイムラインを作成する上で、根本のプロジェクトを見失わないようにすることはとても重要です。そしてそれをプロジェクトの仲間と常に共有していく必要があります。この点においてboardmixは、テンプレートの見やすさ、クラウド上での素早い共有など、ビジネスに必要とされるような機能が十分に揃っています。
まとめ
タイムラインはビジネスや教育の中で時間管理を行うツールとしても利用されていて、時系列で情報を整理してまとめることができるため、課題を見つけ出したり、計画表を作ったりすることが可能でした。
しかし、タイムラインの作成に慣れていない方には、どのように手をつければいいのかわかりづらいところもあると思います。ですが、今回紹介したような手順を踏んでいけば慣れない方でもプロジェクトを成功に導けるような綿密なタイムラインを作成できるようになるでしょう。
また、boardmixなどのツールも、無料で利用できるにしては十分すぎるほどの便利さを持っていますので、このようなテンプレートを探している方は是非一度試してみてはいかがでしょうか。
