あおい
情報伝達の重要なポイントとなる5W1H。ポイントを意識していれば、情報を分かりやすく整理しながら、正しく伝えることができます。本記事ではこの5W1Hの意味、正しい活用法や、それを実行する無料ツールについても見ていきましょう。
1. 5W1Hとは？
5W1Hとは、ビジネスの基本に欠かせないコミュニケーションフレームワークです。
５W1Hの主な目的としては、仕事の上でメールや文章を構成する際に相手に良く理解してもらえるコミュニケーションを取れるように活用されているビジネスフレームワークといった目的でよく使用されています。また、以下の例をご覧の通り、５W1Hには覚えておきたい要素が存在しますので実際に５W1Hをフレームワークとして活用する際には、必ず以下の基本5W1H要素と正しい順番を覚えていきましょう。
- What 何を（課題）：どういったものを課題と考え、目的は何かを明確にします。
- Why なぜ （動機）：なぜ、それを大切な課題であると考えたのか、その理由を明確にします。
- Who 誰に（対象）：それは誰のためになるのか、誰がそれを希望しているのかを明確にします。
- When いつ （時期、時間帯）：これには時期と時間帯の2つがあります。時期は長い時間の中で「いつまでに」や「いつごろ」を表しますし、時間帯は一日の中での「タイミング」を表します。
- Where どこで （場所）：どこで使われるのか、具体的な利用場所を明確にします。
- How どのように （手段）：これは手段ですので、実現するための方法を明確にします。
1.1 5W1H, 5W2H, 5W3Hのフレームワークとの違い
５W2Hは、５W1Hとよく似ているフレームワークですが、５W２Hは、基本的に以下の要素で組み合わせられています。
- いつ（When)
- どこで（Where）
- 誰が（Who)
- 何を（What)
- どうして（Why)
- どのように（How）
- いくら（How Much/Many)
５W2Hは、ビジネスシーンでもよく活用されるフレームワークであり、報連相の具体性が高まる確認事項フレームワークとして使用されています。５W１Hとの違いとしては、How muchとHow manyがあるところですね。
ちなみに、5W3HはHow muchとHow manyを一つずつとして捉えているだけなので、実質5W2Hと5W3Hは同じような意味と言えます。この二つについても意味を確認していきましょう。
- How Many どれくらい（規模）：ビジネスではこの点を意識しておかないと「やったはいいけど拡がらなかったね」で終わってしまうこともあります。目標とする規模をしっかりと考えておくことで、達成できなかった原因を考え、問題点を発見することができるようになります。
- How Much いくら（価格）：これもビジネス的な思考をするためには大切です。いくらでも予算をつぎ込めば規模は大きくできるわけですが、ビジネスであれば赤字にならないように調整する必要があります。
予算を見て、費用対効果をしっかりと意識することは重要なことなのです。また価格も同様です。規模を広げるには、価格も重要な検討要素です。これらを加味すると、ビジネスでは5W2Hもよく用いられるものであると言えるでしょう。
1.2 5W1Hフレームワークのメリット
5W1Hは、コミュニケーションや情報伝達の改善以外にも、コミュニケーションや説明を改善するフレームワークとして役立ちます。5W1Hを通すことにより、コミュニケーションがより効率的に、わかりやすく相手に伝えることができる効果があります。
また、5W1Hを意識することにより、ビジネス会議などでもいつまでに、何をどのようにすればいいのかを明確にすることが可能になります。
2. 5W1Hフレームワークの使い方
５W1Hの要素は前のセクションでも紹介した通り、簡単に活用することができます。
以下のガイドでは、５W1Hの使い方と書き出し方をサンプルと事例で一緒に学んで行きましょう。
ステップ１：まずは５W1Hの要素を書き出す
まずは、以下の例をご覧になれば誰でもすぐに５W1Hを意識しながら、情報を伝えていくことができます。５W1Hの書き出しは簡単に短くまとめることをおすすめします。
いつ When：1週間前
どこで Where：社内で
誰が Who：ディレクター
何を What：コンバージョン率について
なぜ？Why： 去年より向上する必要性
どのように How：ウェブデザインの改善
ステップ２：５W１Hを意識しながらコミュニケーションを実行する
5W1Hの要素を書き出した後には、ビジネス文章を作り上げていきましょう。ここで大切なポイントは、必ず５W1Hの要素を意識しながら余計な文章や長文を避けながら、誰が読んでも理解しやすいように情報を伝えていくことです。
また、以下の例のように、内容の要素により５W1H要素順番を変更することも必要ですので、これも押さえておきましょう。
例えば、問題を重視してコミュニケーションを行いたい場合には、「何を・What」をスタート要素として５W1Hの順番を変更させます。それに対して、問題を明確に理解してもらいたい際には「なぜ？Why」をスタートポイントとして文章を作り上げていきましょう。
2.1 5W1Hフレームワークの活用事例
相手に文章や情報を明確に、誰にでもわかりやすく理解してもらいたい場合には、以下の５W1Hを意識した例を参考にしてみてください。
「1週間前に社内で会議を行った際に、弊社のディレクターが商品ページのコンバージョン率をページのデザイン変更を通してコンバージョン率を去年より５０％上げる必要性があると決定しました。」
この例では、先ほどの例を参考に５W1Hに基づきながら作成された例ですが、Howが、Whatの前に変更された文章です。このように、実際に５W1Hを行った際に、必要に応じて順番を変えて行くことを覚えておきましょう。
3. 5W1Hの無料テンプレートならboardmix
ここまで5W1Hの必要性や活用方法などについて触れてきましたが、実際に活用する際には、手書きなどまとめるよりも専用のツールを使った方がとても効率が良くなります。また、個人的な効率に加えて、会社のチームで共同で作業を行うような場合は分かりやすくチームメンバーに事項を伝えることも必要です。そのような面でも専用ツールは必要であるでしょう。そこでおすすめなのが「boardmix」です。
このツールは無料で使用出来る上に、下の画像のように多くのテンプレートを備えています。手書きやエクセルを使うより遥かに効率的ですし、コストの面でツールに手が出しづらいという方も気軽に導入することが出来ます。
3.1 Boardmixを使った5W1Hの書き方
前の章での文章を元に、筆者もboardmixで5W1Hを作成してみました。ここでは7×7マスを使用していますが、このマス自体は数を調整できますし、新しいプロジェクトが始まればここに付け足していくことも可能です。筆者としてもビジネスにおいて非常に使い勝手が良いと感じました。
まとめ
5W1Hのフレームワークや、ビジネスやマーケティングでも欠かせない企画書や分析を行いたい際にも使えるboardmixで、早速あなたの業務を見える化で改善してみましょうか？日頃の複雑な作業を可視化して、円滑なビジネスフレームワークを実行していってください。
