あおい
リモートワークが浸透する中、イベントのオンライン開催も増えてきています。ビジネスシーンも同様、オンラインでの研修や集会の需要が高まっています。オンラインで研修を開催したいけれど、どうすれば良いかわからない…。
そんなお悩みにお答えするため、オンラインワークショップとは何か、リモートワークに使えるツールや特徴を徹底比較していきます。
1. ワークショップとは？
本来、ワークショップ（workshop）とは「作業場」「仕事場」を意味する言葉です。しかし現代では体験型の講座やグループ学習、研究集会などを指す言葉として用いられます。
1.1 オンラインワークショップとは？
オンラインワークショップとは、オンラインを活用し、今まで直接対面で行われていたワークショップを、場所を問わずに開催・参加可能にしたものです。
そのため、オンラインワークショップを開催するにはネット環境が必須となります。
1.2 オンラインワークショップの流れ
- ワークショップを開催してみよう
ワークショップを開催するには、どのように進めれば良いのでしょうか。一例として、研修型ワークショップ進行時の流れを確認してみましょう。ワークショップの内容により進め方にも若干の違いがありますが、様々なシチュエーションを想定してみましょう。
- 参加者をグループで分ける
参加者が大人数である場合、複数のグループに分けることで研修自体が進めやすくなります。少人数であればグループ分けする必要はありません。
- 自己紹介をする
初対面のメンバーが多ければ、簡単に自己紹介をしましょう。互いを知れば、コミュニケーションも円滑になります。
- 制限時間を決める。
あらかじめ話し合いの時間を決めることで、計画的かつ建設的な話し合いが行えるでしょう。
- 課題に対する話し合いを行う
参加者全員に研修課題を発表し、話し合いを始めます。
- グループごとに発表を行う
制限時間が終了したら、各グループごとに話し合いの結果を発表します。
2. オンラインワークショップを活性化させるポイント
オンラインワークショップを開催する場合、ただ漠然と進めるだけでなく、工夫を凝らすことにより、話し合いが活性化し、多くの意見を引き出すきっかけにもなります。主催側は参考にしてみてください。
・共有可能なオンラインツールを活用する
直接対面のワークショップであれば、ホワイトボードの内容を参加者全員で共有したり、商品サンプルなどに対し共同で調整することが可能です。しかしオンラインの場合、やり取りが会話のみになりがちです。
そのため、参加者全員で共有できるオンラインツールの活用を推奨します。離れた場所でもリアルタイムで共同作業を行えるため、スピーディーかつ連帯感を持ったワークショップを展開できるでしょう。
・話し合いの結果を発表し合う
ワークショップで研修などを行う場合、話し合いにのみ終始してしまうと全体的なメリハリが無くなってしまいます。話し合いに時間制限を設けて、その結果を発表する場を設けてみましょう。制限された中で一定の成果を求められると、より積極的な意見交換が生まれやすくなります。
一定の結果を出すためにもスムーズな意見交換は必須となります。その際、通信や情報共有に長けた専用ツールを使用してみましょう。それだけで議論の活性化が期待できます。
3.オンラインワークショップで使えるツール5選
3.1 boardmix
boardmixは、オンライン・コラボレーションホワイトボードです。基本無料で使用でき、リアルタイムで情報の共有やデータの編集を可能とします。
boardmixを活用すれば、ワークショップ中に議論を視覚化し、効率的に進められます。
通常のオンラインの場合、内容の記録などは個別で行われ、共有が難しいとされていました。しかし、オンラインホワイトボードであれば、複数人が同時にボード内容を閲覧し、リアルタイムで情報を共有できます。
3.2 Zoom
Zoomは2011年に設立されたアメリカ企業の製品で、日本で最も知名度の高いWeb会議ツールと言っても過言ではありません。
✔Zoomのメリット:
日本の多くの企業が採用しているメジャーなツールです。そのため、使用方法の理解が早く、導入から運用まで、迅速に行えるのが大きなメリットです。必要な機能があれば有料で追加できます。
✘デメリット:
無料のベーシックは使用時間が40分と短く、長時間の研修やミーティングには不向きです。
3.3 Microsoft Teams
Microsoft Teamsとは、マイクロソフトが開発、提供するコラボレーションプラットフォームです。
✔メリット:
Microsoft WordやMicrosoft Excelなどのファイルを、複数人による同時編集が可能です。
✘デメリット:
データ量により、通信が不安定になる場合があります。また操作方法に独自性があり、使いこなすためには若干の慣れが必要です。
3.4 Google Meet
Google MeetはGoogleが提供するオンライン会議ツールです。Google MeetはGoogleアカウントユーザーであれば誰でも利用可能です。また専用のアプリをインストールする必要もありません。
✔メリット:
Google MeetはGoogleアカウントで利用でき、Googleの操作になれた人であれば気軽に利用できます。ブラウザで全機能が利用でき、画面共有や電話による参加なども可能です。
✘デメリット:
無料で使用する場合、参加人数により使用時間に制限があったり、録画機能が利用できないなどのデメリットがあります。用途に合わせて有料プランへのグレードアップを検討してみましょう。
3.5 Webex Meetings
Webex Meetingsを提供しているアメリカのシスコシステムズは、ネットワーク機器の最大手です。ビデオ会議、オンライン会議、クラウド電話などが手軽に行えます。世界で最も利用されていると言われるツールの一つです。
✔メリット
Webex Meetingsはネット回線があれば世界中の会議に参加できます。 映像・音質が高品質で、安定した通信も大きなメリットです。多言語対応など豊富な機能を搭載しているため、幅広い活用法が期待できます。
✘デメリット
無料プランの場合、最大利用時間が50分と短く長時間の使用には向きません。また操作や設定がやや複雑であるため、慣れるのに若干の時間が必要です。
まとめ
今の時代、直接的な人との接触や交流が難しくなったとお感じの方もいらっしゃることでしょう。
しかしネット環境を活用すれば、より多くの人達との交流が可能となり、多様な意見や思考に巡り合うことができます。これらはビジネスにおいても人生においても非常に価値ある経験となるでしょう。オンラインワークショップならそれらが可能になります。ぜひ活用してみてください。
