ユウト
「プロジェクト管理」と一口に言っても、実際に管理すべき項目は多岐に渡ります。したがって、プロジェクト管理を適切に行うためには、どのような管理項目が存在するのか、あらかじめ把握しておくことが大切です。
そこで本記事では、プロジェクト管理に必要な管理項目を紹介するとともに、マネジメントを成功させるためのポイントを解説します。
1.プロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントとは、定められた期日までにプロジェクトの目的を達成できるように導く管理手法で、課題管理や成果物管理、スケジュール管理や工数管理などがあります。そして、ビジネスにおけるプロジェクトとは、事業の目的を達成するための期間が限定されている業務のことで、新商品開発やITプログラム開発、建設工事や新サービス開発などがあります。
2.ビジネスにおいてプロジェクト管理をする目的
プロジェクト管理の目的は、「定められた期限と予算内でプロジェクトの目的を達成するために必要な管理を行うこと」です。
一般的には、プロジェクトに要求される「Quality（品質・仕様）」「Cost（コスト・予算）」「Delivery（納期）」の頭文字を取った「QCD」を守ることがプロジェクト管理として求められます。
3.プロジェクト管理の必要項目
続いては、プロジェクト管理においてはどのようなことを管理する必要があるのかについて、各項目の内容を解説します。
3.1 コスト管理
プロジェクトを予算内に収めるためのコスト管理も、プロジェクトマネージャーの重要な仕事です。コスト管理においては第一に、プロジェクトに必要と考えられるコストの見積もり計算を行い、その算出額を予算として会社に求めなくてはなりません。
この見積もりはあくまで概算に過ぎないため、不測の出費などに備えて予備費も確保した方がいいでしょう。コスト管理を適切に行うことは、予算内に支出を抑えるだけでなく、利益を出すためにも重要です。
3.2 スコープ管理
プロジェクトの開始時には、スコープ管理を行います。スコープ管理においては、プロジェクトの目標を最初に設定し、次いでその達成のために必要な作業内容や成果物などの作業計画を作成していきます。
このスコープ管理を適切に行うことで、プロジェクトで必要とされるタスク内容を明確化し、プロジェクト終了後の検証も効率的に行えるようになるでしょう。
3.3 スケジュール管理
スケジュール通りに仕事を進めることは、プロジェクトチームが期限までに目標を達成するために必要なことです。プロジェクトマネージャーはプロジェクト全体や個々のタスクに設定されたスケジュールを説明し、各メンバーのタスク状況が計画通りに進行しているかを管理しなければなりません。
3.4 品質管理
品質管理とは、成果物に対してクライアントが望んでいる要件や仕様、品質基準などを明確化し、それらを実現できるように計画を立てて実現していく取り組みです。成果物の品質を実際に確認する際には、チェックリストなどを活用するのがおすすめです。
3.5 コミュニケーション管理
プロジェクト全体を通して、緊密かつ効率的なコミュニケーションを保つことは、チームメンバーや関係者がタスクの進捗状況など必要な情報を共有するために非常に重要です。コミュニケーション管理においては、各種の連絡を誰にどのような手段でいつ行うかなどを設定し、実際にそのように実行できているかを監視する必要があります。
3.6 リスク管理
プロジェクトマネージャーは仕事の遅延といった問題を引き起こす潜在的な危険を洗い出し、予防策を練らなければなりません。リスク管理においては、想定されるリスクやその原因の特定・分析を行い、リスクを予防できる行動計画の作成および実施が必要です。
3.7 ステークホルダー管理
ステークホルダーとは簡単に言うと、プロジェクトの利害関係者のことです。どのようなプロジェクトにも、プロジェクトに影響を与えるステークホルダーが存在します。
ステークホルダー管理においては、プロジェクトの関係者の名前はもちろん、その影響度や関心などをあらかじめ洗い出し、適切なタイミングでコミュニケーションを取っていくことが重要です。各ステークホルダーと適切な関係を構築することは、プロジェクトのスムーズな進行に直結します。
4. プロジェクト管理の流れ
4.1 プロジェクトの立ち上げ
プロジェクトの立ち上げ時には、当該プロジェクトが何を目標にしているのかを明確にし、チーム全体で認識の共有を行うことが重要です。逆に、目標が明確化されていないと、各メンバーがそれぞれの判断や価値観で動いてしまいがちになるので、意見のすり合わせなども行いにくくなってしまいます。
4.2 計画の立案
目標を明確化したら、プロジェクト全体の概要が記載されたプロジェクト管理計画書を作成していきます。この計画書の中には、上記で紹介した各管理項目に応じた計画が記載されるのが通例です。
たとえば、スコープ管理、コスト管理、スケジュール管理、品質管理、リスク管理などはプロジェクト管理計画書に必要となる代表的な項目です。
4.3 進捗管理
プロジェクト管理計画書が確定したら、いよいよプロジェクトが実際に動き始めます。プロジェクトマネージャーは、各管理項目に応じて、プロジェクトが計画通りに進行しているかを監視しなければなりません。
たとえば、各メンバーはそれぞれのタスクをスケジュール通りに進められているか、コストは想定通りの範囲に収まっているかなどです。もしそこで問題が見受けられたら、その都度プロジェクトマネージャーが必要な措置を講じなければなりません。問題が深刻な場合などは、プロジェクト管理計画書を修正しなければならないこともあるでしょう。
4.4 振り返り・改善策の立案
成果物をクライアントに納品しても、それですぐにプロジェクト管理が終了するわけではありません。そのプロジェクトで培われた経験や反省を次に活かしていくためには、発生したトラブルの内容や原因、このプロジェクトで良かったところ・悪かったところなどを多角的に検討し、その改善策とともに記録を残すことが重要です。
5.実際にツールを使うなら無料のboardmixから
プロジェクト管理と言っても、実際の管理項目は様々で、従来はその方法論が確立されていませんでした。そこで登場したのがboardmixです。従来のプロジェクト管理においてはどのような管理項目が必要なのかは人それぞれの判断によって左右されていましたが、boardmixによってそれらの目安が明らかになりました。
プロジェクト管理を行う際は一度このツールに目を通しておくのがおすすめです。画像のように豊富なテンプレートを誇り、プロジェクト管理に使えるテンプレートも多く存在します。
5.1 専用ツールだからこそ出来ること
エクセルやパワーポイントなど、何にでも広く対応しているアプリを使用するのも良いのですが、このようなアプリはそれなりに料金がかかる上に、プロジェクト管理専用というわけではないため使いやすさにも難がある場合があります。
その点boardmixのようなツールはビジネスに特化したツールの上、無料で使用することが出来ます。すぐに事業のために使えるツールを探している方にはうってつけです。
まとめ
プロジェクト管理の項目は、スコープ管理やコスト管理をはじめ、その種類は多岐に渡ります。こうした多くの管理項目を適切にマネジメントしていくには、プロジェクト管理計画書を作成する際に十分な計画を練り、それに従って継続的に進捗状況などをboardmixでしていきましょう。
