ユウト
オンラインホワイトボードという言葉をご存じでしょうか？オンラインホワイトボードとはクラウド上で共有できるホワイトボードです。これまで会議室で存在感を発揮していたホワイトボードですが、昨今のビジネスシーンの変化から、活躍の場を新たなステージに移しています。
本記事ではオンラインホワイトボードツールの使い方やメリット・デメリット、おすすめの無料ホワイトボードツールについて徹底解説をしていきます。
1. オンラインホワイトボードツールとは？
ビジネスシーンなどでも最近よく耳にするオンラインホワイトボード。
オンラインホワイトボードとは、会議などで使用するホワイトボードをオンライン上に作成し、プロジェクトメンバーと共有を行う便利ツールです。リモートワークやオンラインミーティングの需要の高さから誕生した新たなサービスです。
ではオンラインホワイトボードの性質やメリット・デメリットについて解説をしていきます。
2. 従来のホワイトボードとの比較
物理的なホワイトボードは会議やセミナー、授業など幅広いシーンで使用されてきました。昨今の密集や接触を好まない風潮から、ビジネスシーンでもリモートワークやオンライン会議などを導入し、変革期にいると言われています。これまで会議室で顔を突き合わせてきたミーティングでは、ホワイトボードを使用することで会議の進行や、アイデアや意見を整理するために活用されていました。
オンラインミーティングで使用されるツールの多くは、音声ミーティング中にボードを共有するとソフトが重くなってしまう問題を含んでいました。そこで登場したサービスがオンラインホワイトボードです。
3. オンラインホワイトボードの3つの自由
3.1 スペース
オンラインホワイトボードには物理的なホワイトボードと比較してスペースの制限がありません。物理的なホワイトボードは一面に書ききってしまえば、消して書き直さなくてはいけません。消してしまった内容は書記を担当する人材がいなければ記録することは難しいでしょう。オンラインホワイトボードは縦も横も際限なく書き続けることが可能です。蓄積すれば情報資産としていつでも参考になれます。
3.2 時間
従来のホワイトボードを使用した会議やミーティングでは、参加するメンバーの時間をすり合わせる必要がありました。時間の制限もあるため、時間内に会議を取りまとめる必要があります。そのため進行役の手腕が重要で、この人選を間違えてしまうと生産性が低く、内容の伴っていない会議となってしまいます。
オンラインホワイトボードは会議室で膝を突き合わせる必要はなく、リモートワークやオンライン会議で力を発揮します。スケジュールの都合もつけやすく、内容の濃い時間を共有することができるでしょう。
3.3 場所
オンラインホワイトボードを使用する会議では会議室という概念がありません。リモートワークや、オンライン会議は自宅・カフェなどこれまでのビジネスシーンでは考えられない場所から会議への参加も可能です。会議室という独特なプレッシャーから解放されることで、よりクリエイティブで自由な発想を得られることも珍しくないでしょう。
4. オンラインホワイトボードのメリット・デメリット
4.1 オンラインホワイトボードのメリット
オンラインホワイトボードを使用するメリットはまず生産性の向上が第一に考えられます。物理的なホワイトボードはマーカーを使用して記入する手間や、議事録を作成する書記など、ミーティングに没頭できないメンバーが少なからず存在しました。
オンラインホワイトボードを使用したミーティングでは参加者が自由にアイデア出しができることから、内容の濃いミーティングを実現することが可能です。
4.2 オンラインホワイトボードのデメリット
オンラインホワイトボードの使用はミーティングや会議を活発化させる非常に便利なツールであることに間違いはありません。ですが注意しなくてはいけないこともあります。オンラインホワイトボードツールは従来の会議やミーティングのように、言葉や文字で伝えきれないことを整理するホワイトボードの機能をオンライン上に落とし込んでいます。
そのため、ITリテラシーの低い人は操作に戸惑いを隠せないでしょう。伝えたいことがうまく表現できない可能性もあるため、プロジェクトの参加するメンバーがどのような人材かを見極める必要があります。
5. オンラインホワイトボードツールboardmixの3つの特徴
新しいツールをプロジェクトに導入しようとした時に、その数の種類の多さから何を導入すれば良いかわからないという人も多いのではないでしょうか？オンラインホワイトボードも同様で類似するサービスが多いことが特徴的です。
ここでは無料で使用可能な2022年最新オンラインホワイトボードツール・boardmixの3つの特徴をご紹介していきます。
5.1 無料で無制限
boardmixは次世代のブラウザーベースのホワイトボードプラットフォームです。物理的なホワイトボードはユーザーに多くの制限を与えていました。場所・時間・スペースなど物理的なホワイトボードは人の行動に制限を与える性質があります。
無料オンラインホワイトボード・boardmixはこれまでの物理的なホワイトボードの使用感をそのままに、よりクリエイティブさを追求して進化したツールと言えるでしょう。
5.2 豊富なテンプレート
boardmixには豊富なテンプレートが予め用意されています。心理図や、組織図、フローチャートやSWOT分析などビジネスシーンから、セミナー・授業まで幅広く活躍のできるオンラインホワイトボードです。
従来の無料で使用できるオンラインホワイトボードなどは、体験期間が限られていたり、機能の制限などがユーザーにストレスを与えることが少なくありません。boardmixは全てのテンプレートが無料で制限なく使用できるため、ユーザーの目的に合ったオンラインホワイトボードを作成できるハズです。ビジネスシーンの生産性を引き上げ、効率的にプロジェクトを推進する強い味方となるでしょう。
5.3 リアルタイムで共有可能
boardmixのボードで作成したプロジェクトは同じメンバーに共有することが可能です。コメントやチャット機能などを使用すれば、リアルタイムでプロジェクトに参加するメンバーの意見を交換することができます。
そして、boardmixは複数の部門に分かれたメンバーでオンライン会議をする時になどに力を発揮します。プロジェクトに参加するメンバーには編集権限や制限を与えることができるため、作成したフレームワークのデザインを守りながらミーティングを進めることができます。
さらに、boardmixはクラウド上に存在する無制限のホワイトボードですので、参加するメンバーに窮屈な思いをさせることなく、自由な発想をカタチにする場所を与えることでしょう。
まとめ
オンラインホワイトボードツールはこれからのビジネスシーンでも重宝されるツールであることに間違いはありません。テンプレートが多ければより独創的な表現が可能となり、クラウド上で繋がることができれば自宅にいながらプロジェクトを効率的に推し進めることができるハズです。
ユーザビリティに特化したオンラインホワイトボードツール・boardmixは無料で利用が可能のため、初めての方にはおすすめのツールと言えるでしょう。
