あおい
オンラインホワイトボードという言葉をご存じでしょうか？オンラインホワイトボードとはクラウド上で共有できるホワイトボードです。これまで会議室で存在感を発揮していたホワイトボードですが、昨今のビジネスシーンの変化から、活躍の場を新たなステージに移しています。
本記事ではオンラインホワイトボードの使い方やメリット・デメリットを説明し、Boardmixの機能と利用例を紹介します。
1. オンラインホワイトボードツールとは？
ビジネスシーンなどでも最近よく耳にするオンラインホワイトボード。
オンラインホワイトボードとは、会議などで使用するホワイトボードをオンライン上に作成し、プロジェクトメンバーと共有を行う便利ツールです。リモートワークやオンラインミーティングの需要の高さから誕生した新たなサービスです。
ではオンラインホワイトボードの性質やメリット・デメリットについて解説をしていきます。
2. 従来のホワイトボードとの比較
物理的なホワイトボードは会議室で同じ面を見ながら話し合うのに便利です。オンラインホワイトボードでは、離れた場所から参加したり、会議後に内容を修正したりできます。
オンラインホワイトボードは、ブラウザなどを通して図や付箋を編集するサービスです。動作の快適さは端末、通信環境、ボードの内容によって変わります。
3. オンラインホワイトボードの3つの自由
3.1 スペース
オンラインホワイトボードには物理的なホワイトボードと比較してスペースの制限がありません。物理的なホワイトボードは一面に書ききってしまえば、消して書き直さなくてはいけません。消してしまった内容は書記を担当する人材がいなければ記録することは難しいでしょう。オンラインホワイトボードは縦も横も際限なく書き続けることが可能です。蓄積した内容は情報資産としていつでも参照できます。
3.2 時間
従来のホワイトボードを使用した会議やミーティングでは、参加するメンバーの時間をすり合わせる必要がありました。時間の制限もあるため、時間内に会議を取りまとめる必要があります。そのため進行役の手腕が重要で、この人選を間違えてしまうと生産性が低く、内容の伴っていない会議となってしまいます。
オンラインホワイトボードは会議室で膝を突き合わせる必要はなく、リモートワークやオンライン会議で力を発揮します。スケジュールの都合もつけやすく、内容の濃い時間を共有することができるでしょう。
3.3 場所
オンラインホワイトボードを使用する会議では会議室という概念がありません。リモートワークや、オンライン会議は自宅・カフェなどこれまでのビジネスシーンでは考えられない場所から会議への参加も可能です。会議室という独特なプレッシャーから解放されることで、よりクリエイティブで自由な発想を得られることも珍しくないでしょう。
4. オンラインホワイトボードのメリット・デメリット
4.1 オンラインホワイトボードのメリット
オンラインホワイトボードを使用するメリットはまず生産性の向上が第一に考えられます。物理的なホワイトボードはマーカーを使用して記入する手間や、議事録を作成する書記など、ミーティングに没頭できないメンバーが少なからず存在しました。
オンラインホワイトボードを使用したミーティングでは参加者が自由にアイデア出しができることから、内容の濃いミーティングを実現することが可能です。
4.2 オンラインホワイトボードのデメリット
オンラインホワイトボードの使用はミーティングや会議を活発化させる非常に便利なツールであることに間違いはありません。ですが注意しなくてはいけないこともあります。オンラインホワイトボードツールは従来の会議やミーティングのように、言葉や文字で伝えきれないことを整理するホワイトボードの機能をオンライン上に落とし込んでいます。
操作に慣れていない参加者がいる場合は、付箋の追加や移動、コメントの方法を最初に説明しましょう。短い練習時間を設けると、発言内容に集中しやすくなります。
5. オンラインホワイトボードツールboardmixの3つの特徴
新しいツールをプロジェクトに導入しようとした時に、その数の種類の多さから何を導入すれば良いかわからないという人も多いのではないでしょうか？オンラインホワイトボードも同様で類似するサービスが多いことが特徴的です。
ここでは無料で使用可能なオンラインホワイトボードツール・boardmixの3つの特徴をご紹介していきます。
5.1 無料プランから始められる
boardmixは次世代のブラウザーベースのホワイトボードプラットフォームです。物理的なホワイトボードはユーザーに多くの制限を与えていました。場所・時間・スペースなど物理的なホワイトボードは人の行動に制限を与える性質があります。
無料オンラインホワイトボード・boardmixはこれまでの物理的なホワイトボードの使用感をそのままに、よりクリエイティブさを追求して進化したツールと言えるでしょう。
5.2 豊富なテンプレート
boardmixには豊富なテンプレートが予め用意されています。マインドマップや組織図、フローチャート、SWOT分析などビジネスシーンから、セミナー・授業まで幅広く活躍のできるオンラインホワイトボードです。
Boardmixには、マインドマップや組織図、フローチャート、SWOT分析などのテンプレートがあります。無料プランは編集可能なボード3個、1ボードあたり100個のオブジェクト、1GBのストレージが対象です。テンプレートを使う場合もこれらの利用条件が適用されます。詳しくは料金プランで確認できます。
5.3 リアルタイムで共有可能
boardmixのボードで作成したプロジェクトは同じメンバーに共有することが可能です。コメントやチャット機能などを使用すれば、リアルタイムでプロジェクトに参加するメンバーの意見を交換することができます。
そして、boardmixは複数の部門に分かれたメンバーでオンライン会議をする時などに力を発揮します。プロジェクトに参加するメンバーには編集権限や制限を与えることができるため、作成したフレームワークのデザインを守りながらミーティングを進めることができます。
広いキャンバスに付箋や図形を配置して、チームのアイデアを整理できます。キャンバスの広さと、プランごとのボード数やオブジェクト数の上限は別の条件です。
導入前に試しておきたいこと
実際の会議資料を一つ使って、参加方法、編集権限、書き出しを試してみましょう。必要な機能と無料プランの範囲を確認してからチームに展開すると、用途に合うか判断しやすくなります。
