あおい
プロジェクトや作業工程など、スケジュールの提出や共有が必要になったときには、どのようなスケジュール表を準備すればいいでしょうか。
一概にスケジュール表といってもカレンダー方式、ガントチャート、タイムスケジュール、年間や月間のスケジュール表など、多くの形式が考えられます。
スケジュール表を自作する場合は、表自体の設計プランが必要になるでしょう。また、テンプレートを活用する場合も、用途に合わわせた選択が大切になります。ここでは、上手なスケジュールの作り方も含めて解説していきます。
1.ビジネスにおいてスケジュール表を作る目的、メリット
1.1 日のやるべきことが明確になる
スケジュール管理をすることで、1日にやるべきことを把握できます。自分のやるべきことが明確になると、作業の効率化も図れるのです。
また、無駄な作業を減らすことで時間にも余裕をもてるため、うっかりミスを防止できます。日々を充実させるためにも、スケジュール管理は大切なことなんですね。
1.2 スケジュール忘れによって信用を失わずに済む
誰にでも「ついうっかり忘れてしまう」ということがあるものです。しかし、あまりにも頻繁にミスを繰り返していると、周りの人の信用も失ってしまいかねません。特に、仕事での物忘れはデメリットが大きいのが現実でしょう。
スケジュール管理をきちんと把握しておくことで、仕事の抜け漏れの防止にも繋がるでしょう。
1.3 作業の効率がアップする
スケジュール管理がしっかりできていると「今日は何をするんだっけ？」と、作業が終わる度に確認する必要もありません。
迷う時間を減らすことで、やるべきことに集中できるため、効率よく物事をすすめられるのです。作業の効率を上げたい方こそ、スケジュール管理を徹底するとよいでしょう。
1.4 優先順位がはっきりする
スケジュールを管理することで、自分にとっての優先順位がはっきりするメリットもあります。
たとえば、何も考えずに仕事を進めてしまうと、優先順位を間違えて重要な仕事をあと回しにしてしまうかもしれません。事前に優先順位を定めた上で予定を組んでいれば、このようなミスも防ぐことができるのです。
1.5 達成感が得られる
スケジュール通りに行動できると、予定をクリアしていくことで達成感を感じられ、スケジュールを立てるのが楽しくなっていくでしょう。自分で決めたスケジュールをこなしていくことで自己肯定感も得られ、自分自身への自信へと繋がっていきます。
こうすることで、大きな視点で俯瞰的に予定を確認した上で、ディテールまで把握することが可能になるのです。年間スケジュール表は、あくまでも「一年間の大きな流れ」をつかむものと考えましょう。
2.スケジュール管理を成功させるコツ
2.1 自分が毎日見る場所で管理する
スケジュール管理は、自分のやるべきことの内容や時期を把握するために行うものです。
せっかく予定を立てても、確認していなければ意味がありませんよね予定を立てることを習慣化させるためにも、自然と毎日見る場所で管理を行うようにしましょう。手帳に書くのも良いですが、毎日触るスマートフォンのアプリや、パソコンのツールで管理するのもおすすめです。
とにかく自分が強制的にスケジュールをチェックできるような環境を作ってみましょう。
2.2 予定を詰め込みすぎないようにする
スケジュールを組むうえで大切なのが、余裕をもたせることです。「もしもの時の為の余裕」を、ビジネスではバッファを持たせるともいいます。
中には、無駄な時間を作りたくないあまりに、予定を詰め込み過ぎてしまう人もいるでしょう。ところが、余裕のないスケジュールだとなかなか上手く実行できずに、嫌になってしまうかもしれません。
また、仕事をしていると思わぬ予定が入ることもありますよね。そのような時にも、バッファをもたせたスケジュール管理をおこなうことで、臨機応変に対応できるのです。
2.3 他人と共有する
会社であれば、スケジュールを共有することでお互いの予定を確認できます。一人では見逃してしまいそうな予定も、メンバー全員で確認しあうことで「期限を忘れていた」などのミスを防げますよね。
また家族や恋人、友達とのスケジュールも共有しておくことで、予定を合わせることが容易になりますコミュニケーションを円滑にする為にも、まずは自分のスケジュールを把握しておきましょう。
2.4 振り返りを行う
スケジュール管理は誰でもすぐにうまくできる訳ではありません。たとえば、記入漏れや、時間配分のミスをしてしまうこともあるでしょう。このようなミスを減らすためにも、週に1度や月に1度といったように、定期的に振り返りをおこなうことが大切です。
スケジュールを立てっぱなしにせずに振り返る習慣をもつことで、自分にとっての最適なスケジュール管理が容易にできるようになっていくでしょう。
2.5 デッドタイムを意識する
デッドタイムとは、目に見えていない時間のことです。
たとえば「訪問先までの移動時間」や「会議が始まるまでの準備時間」などを指します。デットタイムを含めた細かいスケジュールを立てると、予定が崩れるリスクを防げるのです。
予期せぬトラブルを防ぐためにも、一つ一つの業務を細分化して可視化していくことが大切ですよ。
3.スケジュール表でツールを使うメリット
スケジュール管理をしていく上で、専用のツールを使うことによってのメリットは多々あります。
例えば手帳でスケジュール管理をするにしても、カレンダーに記入するだけでなく、より使い勝手の良さを追求した手帳の方が、管理しやすくなります。
またプロジェクト管理でも、エクセルなどの表計算ソフトでも代用できますが、やはり使う人の立場に立って開発されたソフトやアプリの方が使い勝手がよいのです。
よって、やはりスケジュール管理に特化したツールを使うことが結果的には楽になってきます。
4.スケジュール表のテンプレートにはboardmix
4.1 boardmixを使った週間スケジュール表の作成
・無料で使えるテンプレートや素材が充実
おしゃれな週間スケジュール帳を作成するときに欠かせないのが、テンプレートや写真、イラストなどの素材です。boardmixには無料で使える素材やテンプレートが揃っています。特に、テンプレートの数はとても豊富です。下の画像のように多くのテンプレートがあり、スケジュール管理の為にはうってつけでしょう。
4.2 チームで共有して共同作業が出来る
boardmix共有ツールを使用することで、簡単に他の人と共有して共同作業することができます。家族や同僚を招待してスケジュールを一緒に編集しましょう。もちろん共有する相手によって、「編集権限」と「閲覧権限」を切り分けることができます。
実際に筆者も軽くスケジュール表を作ってみました。あくまで想定なのでふわふわしたものとはなってしまっていますが、初めてこのようなツールを使ってスケジュール表を作った筆者でも、自分なりに見やすいスケジュールを作ることが出来たと感じています。
今回筆者が使ったテンプレートは「タイムライン」ですが、他にも色々と工夫すれば使いやすいテンプレートが多くありました。また、付箋や吹き出しのような細かなアイテムも実際の手帳と似たような感覚で使うことができますし、無料にしては十分すぎる使い勝手だと思われます。
まとめ
いかがだったでしょうか。スケジュール表はビジネスにおける自己管理には必須ともいえる手段です。スケジュール表を作るメリットを理解したうえで、boardmixのような気軽に使える無料ツールを利用し、ビジネスでの成功を収めていきましょう。
