ユウト
漏れなく遅れなく業務を進めるためには進捗管理が非常に重要です。また、テレワーク環境では従業員同士で会う機会が減るため、どのように進捗管理を行うかが重要になっているといえるでしょう。
今回は、進捗管理の見える化を行うことのメリットや取り組み方、専用のツールをご紹介します。本記事を参考に、進捗管理に取り組んでいきましょう。
1. 進捗管理とは
進捗管理とは、事前に立てた作業計画と実際の作業進捗との間にずれが生じていないか把握・管理することです。業務のなかで問題や課題が生じた場合は、その対応も行います。進捗管理を適切に行えなければ作業のスケジュールが遅延し、人件費の増加や顧客からの信用損失につながりかねません。
進捗管理で扱う内容は、業種によって異なります。たとえば、IT分野や製造業などでは進捗管理を品質管理の手法として実施しており、システム障害やリコールなどのトラブルを未然に防いでいます。
2. 進捗管理のコツ
2.1 業務を細分化する
まずはプロジェクト全体を細かい業務に分けて、各業務ごとに管理しましょう。業務を大きく分類すると、担当者が業務の状況を把握しきれず、進行や確認に漏れが生じる恐れがあります。全体の把握を容易にするために、業務の細分化は欠かせません。
また、業務を細分化することで各業務の優先順位も決めやすくなります。業務の境界をはっきりと定めて、「同時進行できる業務」「順序立てて進めなければならない業務」などを整理しましょう。どの業務を「いつ」「誰が」開始・完了したか把握できれば、進捗管理も容易に行えます。
2.2 チャートや図表などを使用して可視化する
業務の「見える化」も欠かせません。業務が複雑化していると状況の把握が困難です。また、整理されていない状態で進捗管理を行おうとすると、現場が逆に混乱してしまう恐れもあります。そのため、チャートや図表などを使用して、業務内容を視覚的に把握できるように工夫しましょう。進捗の正確な把握や共有も行えるため、認識のずれから生じるトラブルを回避できます。
なお、業務の「見える化」には「ガントチャート」が多く用いられます。ガントチャートはプロジェクトを細分化して、全体の流れや進捗状況を一目で把握できることが特徴です。
2.3 定期的な進捗報告を行う
チーム内で定期的に集まり、それぞれの進捗を報告し合うことも大切です。こまめに進捗状況を共有しておけば問題発生時にも迅速な対応が可能です。特に、複数人がかかわるプロジェクトでは状況が刻々と変化するため、認識のずれが生じないようにこまめに擦り合わせを行う必要があります。
進捗報告は、会議以外にもチャットツールや管理表、ビデオ会議などでも有効です。現在は働き方改革や新型コロナウイルス感染症などの影響によりリモートワークを行う場面も少なくありません。そのため、ITツールなどを用いて細かな情報も共有できる環境を整備することも大切です。
2.4 業務遂行の責任者を決める
複数人のチームでもスムーズにプロジェクトを進められるように、業務遂行の責任者を決めておきましょう。責任者がいないと各従業員の業務状況を管理できず、進捗管理を適切に行えません。
責任者は基本的にプロジェクトの責任者が担当しますが、ほかの人から選ぶ場合は管理能力やメンバーからの信頼性などを重視して選びます。その他、過去に近い内容のプロジェクト・業務を担当した経験がある人物も責任者に適しています。
2.5 進捗率や進捗管理の定義をあらかじめ決める
進捗を適切に管理するには、あらかじめチーム内で進捗率の定義を定めておく必要があります。
人によって進捗率の決定基準が異なると、同じ進捗率でも実際の進み具合の認識が大きく異なります。そのため、進捗率の認識のずれがあると納期間近になって「一部の業務が間に合わない」ということにもなりかねません。
チーム内で進捗率の定義を統一する際には、成果物を基準にすることをおすすめします。進捗率100%を成果物が完成した状態として、成果物の完成形からみて、出来上がっている割合を進捗率とします。たとえば、10ページの書類を作る場合は6ページ完成して進捗率60%、1万行のプログラムを作る場合は4,000行完成して進捗率40%などと考えましょう。
2.6 進捗管理ツールを使う
進捗管理にかかわるITツールを導入すれば、進捗管理を効率的に行えます。ツールには、情報共有やデータ管理などさまざまな機能が搭載されています。なかでも、進捗状況を把握しやすいチャート機能や情報共有に便利なチャット機能などを使えるものがおすすめです。
また、ITツールの利用は、業務の増加・複雑化にも対応しています。進捗管理を効果的に行うには、運用ルールの制定も重要ですが、業務の増加や複雑化に伴いルールに沿った運用が難しいこともあるかもしれません。各自の進捗情報を連携できるITツールでは、業務が肥大化してもルールを保持した運用が可能です。
3. 進捗管理の方法
3.1 カレンダーやホワイトボードを使用する
従来から利用されている、共有のカレンダーやホワイトボードなどに進捗を記入し、見える化する方法です。最小限の費用で進捗管理できるメリットはありますが、出張やテレワークなどで社外に出ている時に更新できず、更新漏れが起こりやすいという問題があります。テレワークが増えている昨今では、ホワイトボードによる進捗管理はあまり適してはいないでしょう。
3.2 タスク管理ツールを使用する
タスク管理に特化したITツールを導入する方法です。導入に多少の費用はかかりますが、社外からでもアクセスでき、必要な情報さえ入力すれば視覚的に業務の進捗を把握しやすいようにしてくれます。進捗管理には自社に適したタスク管理ツールを導入することがおすすめです。
4. 進捗管理表の作り方
4.1 進捗管理の見える化
進捗管理の見える化とは、業務の進捗を個人単位で可視化することを指します。従来はホワイトボードに書き込んだり、エクセルなどのツール上に入力したりする管理方法が一般的でした。
4.2 オフラインではホワイトボードがおすすめ
進捗管理の見える化を行う上で、例えば会社の狭いコミュニティでプロジェクトを行っているようなら、ホワイトボードで少ない人数の進捗管理をするのが適しています。少ない人数ならオンラインを用いる必要もあまり無いですし、ホワイトボードという目につきやすいツールを十分に活かすことが出来ます。
5. 本格的な管理やオンラインでの手法には専用ツールboardmix
boardmixは進捗管理（タスク管理）を効果的に行えるよう設計された無料のツールで、進捗管理において有用な機能を多数利用できます。基本機能はさまざまで、細かいスケジュールでも視覚的にわかりやすくなり、メンバー同士の業務把握もしやすくなります。
そのほか、バラバラの業務をリスト化するto doリスト作成機能やプロジェクトメンバー同士でクラウド上でタスクを管理できる情報共有機能もあります。なお、boardmixはパソコンだけでなくスマートフォンでも使用できるため、時間・場所を問わずツールを利用できます。また、個人の業務を他メンバーに共有できることから、複数人での業務も円滑に行えるうえ、各メンバーに合わせた柔軟な対応も可能です。
以下の画像のように、進捗管理に適したテンプレートが多数あるため、初めて使う方でも非常に取っ付きやすいものとなっています。
まとめ
この記事では、進捗管理の概要や必要性、適切に行うコツ、管理に役立つツールなどについて解説しました。進捗管理はプロジェクトを滞りなく進めるために欠かせない作業です。
進捗管理はboardmixのような管理ツールを利用することで、直感的かつ抜け・漏れなく進捗管理を行うことができます。進捗管理を適切に行うことで企業の業績アップを図っていきましょう。
