あおい
複雑なプロジェクトを計画するのは難しいものです。作業分解図用テンプレートを使用すれば、特定の成果物や活動など、プロジェクトの全範囲を素早く分解することができます。これにより、リソースやコストの見積もりを行い、段階的にタスクのスケジュールを作成し、各段階の管理を行うことができます。
1. WBS(作業分解構成図)とは
WBSとは、Work Breakdown Structureという英語の頭文字を取った略称で、作業分解図や作業分解構成図などと和訳されます。
WBSはプロジェクトの全体像を明らかにするため、必要不可欠な作業を分解し、細かくなったひとつひとつの作業を構造化することによって過不足が出ないように作業内容を整理する手法です。
WBSでは、はじめにプロジェクトを大きなタスクに分け、それを分解して小さなタスクに分割します。さらに、それらを細分化して、これ以上分割できなくなるまで分解を繰り返すことで、構成図を組み上げる部品となる最小単位のタスクが得られます。
タスクを分解するたびに、大きなタスクから小さなタスクへと枝分かれするようにタスクを書き出していけば、大きなタスクから最小単位のタスクまで、すべての作業が網羅されたツリー構造ができあがります。
プロジェクトを管理して大きなトラブルなく達成させるのに役立つWBSは、業界を問わずプロジェクトマネジメントで使われる手法ですが、IT関連でもよく利用されています。
2. WBSを作成する目的
WBSを作成する主要な目的は、プロジェクト全体から必要となるタスクを洗い出して明らかにし、行わなければならないすべてのタスクを把握することです。
また、プロジェクトを計画するにあたって必要なタスクが抜け漏れることを防止し、プロジェクトの遂行を効率化することもWBSの大きな目的です。
3. WBSを使うことによるメリット
3.1 作業の明確化
WBSを作成すると、行うべきタスクと行わなくてよいタスクがプロジェクトを担う誰の目にもわかりやすいように可視化されて明確になります。
このように作業を明確化できれば、どの作業を誰に割り振るかといった分担がしやすくなり、どの作業で問題が起きたり時間を取られたりしそうかといった予測などもしやすくなるでしょう。また、プロジェクトについての関係者同士の情報共有もより容易にできるようになります。
3.2 トラブルの防止
前述のWBSの目的でも触れたように、WBSは行うべきタスクの抜け漏れを防ぐ対策としても活用できます。
プロジェクトを遂行する前の計画段階で必要な作業の抜け漏れや作業の重複が発見できれば、プロジェクトの進行を妨げるような手戻りやトラブルの発生防止につながるでしょう。
3.3 進捗の把握
WBSを利用すれば、プロジェクト全体における各作業の関係性について把握できるとともに、今どの部分の作業を行っているのか、プロジェクト全体の進捗状況を把握するのも容易になります。
WBSを見れば、予定よりも遅れている場合には一目瞭然になるため、すばやく対策を考えて対処できるようになるでしょう。
4. WBSの作成手順
メリットを理解したところで、実際にWBSを作成する際の手順について確認していきましょう。
4.1 プロジェクトの到達点を確認する
WBS作りではじめに行うことは、プロジェクトが目指すところの確認です。
プロジェクトの目指すところには、クライアントの公式サイト作成や社内教育プログラムの構築など多種多様なものがあるでしょうが、それが具体的に何であるかによって、必要となる作業が変わってきます。特にソフトウェアを成果物として納品する場合には、機能要件だけでなく、セキュリティや拡張性など非機能要件についても確認が必要です。
まずはチーム全員で、プロジェクトがどのようなゴール、目標、目的をもち、何をもって成功とするのかを明確化しましょう。
4.2 作業を明確にする
2番目に行うことは、プロジェクトを成功させるために不可欠な作業を細かく分解して、漏れなく洗い出すことです。
まずはプロジェクト全体の流れを考え、大きなフェーズや作業プロセスでタスクをとらえてから、フェーズや作業プロセスごとにタスクの分解を繰り返していくとよいでしょう。分解をしながら、抜け漏れをチェックし、タスクごとにかかる時間や工数についての見積もりも行います。
分解したそれぞれの最小タスクが数時間から数日で終わるタスクとなっていれば、そこで分解を終了して構いません。
4.3 作業同士の関係性を考える
3番目に行うことは、作業同士の関係性を考えることです。行わなければならないタスクがすべて出そろったところで、作業の順序を決めましょう。
ひとつひとつのタスクについて、作業の内容や範囲を確認していくと、Aというタスクを先に終わらせなければ、Bというタスクに取り掛かるのは不可能というように、作業同士の依存関係が見えてきます。
このような関係性を考えながら、最適な順番で効率よくタスクを行えるように整理しましょう。
4.4 作業を構造化する
4番目に行うことは、すべての作業を構造化することです。プロジェクトの開始から完了まで作業順にタスクを並べ、階層やプロセス、作業の粒度を意識してツリー構造を作りあげます。
この際、同じプロセスのタスクは可能な限り近くにまとめましょう。また、同じ階層にあるタスクの難易度がバラバラで作業にかかる時間がそれぞれ大きく異なるといったことがないように、階層内のタスクの粒度をそろえることが重要です。
構造化ができたら、下位の階層に配置されたタスクの合計が上位階層のより大きなタスクと一致することを確認し、タスクの抜け漏れや重複があれば、その都度追加や削除をしましょう。
5. WBSをコストをかけずに作るならboardmix
ここでは実際にWBSを作る際に便利なツール「boardmix」について紹介します。
5.1 WBSのテンプレートの数が豊富
boardmixでは下の画像のように、WBSに利用しやすいテンプレートが多くあります。
WBSを作成するにあたって、もちろん手書きであったり、エクセルのようなツールを使ってもよいのですが、チームで共有するなどのそれなりに規模があるものに関しては、専用のツールを使ったほうがよいのです。boardmixのようにあらかじめテンプレートを用意されているものの方が作業も進みやすいです。
5.2 無料ツールである
あまり触れていませんでしたがboardmixは無料のツールです。「いきなりこういうツールにお金を出すのはちょっと・・・」という方にはぜひ試していただきたいです。追加の料金などもありませんし、専用のツールを使いたいけどコストの面で迷っているような方には非常におすすめできます。
5.3 クラウド上ですぐに図の共有が可能
boardmixはクラウド上でファイルが保存されるため、会社のプロジェクトの仲間と共有したい時にはもってこいのツールです。編集されればすぐに反映されるので、円滑にプロジェクトを進めることが出来るでしょう。
まとめ
WBSを活用すると、プロジェクトやタスクの管理を効果的に行えるので、プロジェクトの成功につながるでしょう。プロジェクト管理を行う場合には、WBSに対応しているプロジェクト管理ツールを導入すると大変便利です。
そこでboardmixというツールが使えるのです。boardmixを導入すれば、タスクを細分化し、プロジェクト全体で重要となるポイントを見える化して、プロジェクトの進捗状況をチーム全員で簡単に共有できます。各タスクの担当者が今何をやっているかが瞬時にわかるため、コミュニケーション機能によってチーム内のコミュニケーションを円滑にはかれるでしょう。
是非この記事で紹介したWBSの作り方、そしてboardmixのようなツールを使って、ビジネスを円滑なものにしていきましょう。
