あおい
ビジネスの現場で複雑な手順の業務を繰り返し行わなければならない時には、その業務手順を図示した「業務フロー図」が欠かせません。「フロー図（フローチャート）」の一つの形ですが、フローチャートについては誰しも一度は目にしたことがあるのではないでしょうか。この業務フロー図を作成する時にどのようなツールを使用しているでしょうか。使いづらいと感じていませんか？
この記事では、業務フロー図とは何か、作成の目的や書き方などについて解説していきたいと思います。「“分岐”はどうすればいいか」「“記号”のルールはどうなっているか」などの、いくつかの注意点についても押さえておきましょう。そして、業務フロー図を作成しやすいおすすめのツールを紹介したいと思います。
1. 業務フロー図（フローチャート）とは
はじめにフローチャートとは何か、特に業務フロー図について説明いたします。
そもそも「フローチャート（flow chart）」とは、「流れ」を意味するflowと、「図表」を意味するchartという英単語を組み合わせた語句で、直訳すると「流れ図」となります。そして、ある事柄のプロセスを「箱（様々な図形）」で表し、プロセスの間の流れを「矢印」で表して、プロセス全体やアルゴリズムを表現した図のことを指します。そのフローチャートを使って業務のプロセスを表した図が「業務フロー図」です。複雑なプロセスが絡み合うような業務を何度も行わなければならない時に、この業務フロー図が活躍します。
2. 業務フロー図を作成する目的やメリット
次に、業務フロー図を作成するのはなぜか、そしてそのメリットはどんなところにあるのかについて押さえておきましょう。作成の目的やメリットを理解しておくと、様々な場面で活用できるようになりますよ。
2.1. 作成する目的
業務フロー図を作成する目的は、主に業務プロセスを整理し見える化することで「業務の効率化」や「品質の維持・向上」を図るためです。そうすることで、例えば次のような場面で効果が期待できます。
- 業務に関わらない人への情報伝達・業務説明に役立つ
- 複数人の間での認識を統一するのが容易になる
- 不要なプロセスや不足しているプロセスを把握できる
- 業務を引き継ぐときに使うとスムーズに説明できる
2.2. 作成するメリット
業務フロー図を作成するメリットは様々あります。例えば以下のようなものが挙げられますが、いずれも業務プロセスの把握という点では共通していると言えます。
- 業務プロセス全体を視覚化できる
- 業務全体を整理できる
- プロセスの過不足を発見できる
3. 業務フロー図の作り方・書き方
ここからは、実際に業務フロー図を作成する方法について確認していきましょう。作成自体は難しくありません。順を追って説明していきます。
3.1 作り始める前に目的を明確にしておく
いきなり書き始めるのではなく、先に業務フロー図を作る目的を明確にしておきましょう。どのような業務について書き表すのか、誰に向けて作成するのか、何のために視覚化するのか、作ることでどんなことを実現したいのか、といったことを整理しておきましょう。
3.2. 縦軸と横軸を設定する
業務フロー図では一般的に、縦軸に時間、横軸に部門・役職などが割り当てられます。目的を明確にした後は、この縦軸・横軸を細かく設定しましょう。縦軸は業務全体をいくつかのフェーズに分けると分かりやすくなります。横軸は業務全体で登場する部門・役職を書き出しましょう。
3.3 業務の工程を事細かに洗い出して配置する
次は、縦軸のフェーズと横軸の担当が交わる部分に、それぞれで行う工程を一つひとつ細かに書き出し配置していきます。このときに、業務工程や場面の種類に合わせて、図形の種類を使い分けましょう。
3.4 関係する工程を線で結んでいく
最後に、関係している工程の図形同士を線で結んでいきます。この時に、工程を行う順に流れるように終点を矢印にします。線の結び忘れがないように気を付けましょう。
4. 業務フロー図を作成する時のポイントや注意点
書き方・作り方が分かったところで、作成するポイントや注意点についても押さえておきましょう。ここでのポイント・注意点を守らないと、とても分かりづらい業務フロー図となってしまいます。一つずつ丁寧に説明してまいります。
4.1 統一の規格等の記号を一覧から使うようにする
業務フロー図に使う図形は統一感があるととても分かりやすくなります。自らで決めたルールで図形を使用しても構いませんが、実はフローチャートの規格というのがいくつか存在しています。そのため、目的に応じて適切な規格を選んで、その規格で定められたフローチャート図形を使用すると良いでしょう。
4.2 分岐の条件は明確にする
フローチャートでは分岐が頻繁に出てきますが、分岐を使用するときに十分注意しなければならないことがあります。それは、分岐条件を明確にする、ということです。条件があいまい、分岐条件の洗い出しが不十分、といったことがあると業務プロセスを適切に視覚化できているとは言えません。前後のプロセスもふまえて分岐条件を十分に吟味しましょう。
4.3 線は交差させ過ぎないようにする
図形同士を線でつなぐときにどうしても交差してしまうことがあるかと思います。この時に線の交差が多くなりすぎると、とても見づらい業務フロー図になってしまいます。可能な限り交差が発生しないように工夫しましょう。例えば、縦軸で同時進行するフェーズがある場合や、横軸の部門・役職を入れ替えても差し支えない時は、入れ替えを行うことで線の交差を回避できることがあります。
5. 業務フロー図無料ツールのおすすめはboardmix
ここまで業務フロー図とは何か、作成方法について説明してまいりました。
では、どのように作成すればいいでしょうか。従来はexcelやword、powerpointなどで作成していたという方が多いかもしれませんが、専門のツールではないため作成しづらい面があったと思います。しかし、現在は様々な業務フロー図を作成しやすいツールがたくさん存在します。その中でも特におすすめなツールが「boardmix」です。
5.1 boardmixとは
boardmixは、リリースされたばかりのオンラインホワイトボードツールです。本物のホワイトボードを利用しているような感覚で使える便利ツールで、さらに無料で利用可能です。
広大なスペースに自由に文字を書き込んだり付箋を貼り付けたりして、オンラインホワイトボードとして使うのが主な使い方になりますが、様々なフレームワークのテンプレートも用意されており、今回紹介の業務フロー図の作成にも適しています。
また、複数人による同時編集も可能で、コメントやチャット機能もあるため、コラボレーションツールとしても活用できます。オンライン会議でboardmixを開き、参加者全員で意見を交わしながら業務フロー図を作成するようなこともできてしまうというわけです。
5.2 フローチャートのテンプレートと図形が揃える
特に、boardmixをおすすめしたいと思う優れている点としては、次のようなところが挙げられます。業務フロー図を作るのに最適と言えるでしょう。
- スペースを気にせず広く使える
- ブラウザから使えてソフトウェアのインストールが必要ない
- 無料で使える
- フローチャートのテンプレートが使える
- フローチャートでよく使う図形があらかじめ揃っている
まとめ
この記事では業務フロー図の目的やメリット、作り方について紹介してまいりました。業務改善や品質向上などで業務の見直しを行いたいならば、業務フロー図の作成が必須となります。その時にスムーズに作成できるように、作成のポイントなども併せて、作成方法を理解しておきましょう。また、業務フロー図作成のためのツールを使用すると、とても楽に作成できます。中でもおすすめなツールがboardmixです。ぜひ使ってみてください。
