あおい
BPMN図とは、プロジェクトマネージャの多くがチームの生産性を向上させるために活用しているツールのことです。実際には、オンラインのBPMN図を使用することで、ビジネスプロセスを自動化し、全員に共通の認識を持たせることが可能です。
この記事では、オンラインBPMNに必要なあらゆる知識を学び、素早くかつ手軽にオンラインでBPMN図の作成ができる最適なツールを見つけることができますので、ぜひご覧ください。
1. BPMN図 とは
オンラインのBPMNや、図の作成が可能なプラットフォームに関して学ぶ前に、この手法がどのようなものなのかを理解することが大切です。「BPMN」の文字は、ビジネスプロセスモデリング表記法（Business Process Modeling Notation）を表しています。その名の通り、これはビジネスプロセスの最初から最後までを視覚的に表すものです。オンラインのBPMN図はフローチャートの種類の1つで、利害関係者またはソフトウェア開発者に関わらず、すべての関係者が読んで理解することが可能です。
BPMNは、BPMI（Business Process Management Initiative）によって策定された手法で、2005年以降はOMG（Object Management Group）が改定を行っています。長年にわたって、このフローチャートは何度も改定が行われ、ビジネス業界の変化を反映してきました。現在では、2014年1月にリリースされたBPMN 2.0.2が最新版です。
オンラインBPMNでは、より分かりやすくするために特定のシンボルと表記法を用いて、ビジネスプロセスのあらゆるタスクやイベントを強調します。オンラインでオリジナルのBPMN図を作成できるよう、あらゆる要素について詳しくご紹介していきます。
2. オンラインでBPMN図を作成する理由
チームにとって素晴らしい選択となる多くの利点を兼ね備えたBPMNオンラインツールを選ぶのも当然です。オンラインでBPMN図を作成する主な理由は、次の通りです。
- どこからでもBPMN図の閲覧が可能 。チームがリモートワークのメンバーで構成されていたり、株主が異なる場所にいる場合に、この図へのアクセスを許可することができます。
- オンラインツールなら、あらかじめ用意されたテンプレートの利用が可能。BPMN図の作成用に設計されたプラットフォームなら、テンプレートを使用することでプロセスをより素早くかつ簡単にすることができます。
- BPMN図の閲覧および修正が簡単。オンラインでBPMN図を作成する場合、追加したプロセスを簡単に閲覧できたり、数回クリックするだけで適切な修正を行うことができます。
- スペースを無制限で利用可能。オンラインのBPMNでは、キャンバスを活用してフリースペースを無限に利用できます。したがって、ボード内の情報量を気にすることなく、好きなだけBPMN図を充実させることが可能です。
3.【ガイド】オンラインBPMN図の作成手順
ご覧の通り、オンラインでBPMN図を作成すると多くのメリットが得られます。このパートでは、基本要素とBPMN図の作成手順をご紹介します。
3.1 BPMN図の必要な構成要素
オンラインでBPMN図を作成する最初のステップは、必要な構成要素を理解することです。この要素には、フローオブジェクト、接続オブジェクト、スイムレーン、および成果物があります。それでは早速、オンラインBPMNの構成要素についてそれぞれ詳しく見ていきましょう。
- フローオブジェクト
フローオブジェクトは、ワークフローの主要な要素であるため、BPMN図の中心になります。このオブジェクトには、イベント、アクティビティ、またはゲートウェイが含まれます。
イベントは、プロセスの開始、終了、または中間の段階を示すものです。イベントは内向きまたは外向きで、円を用いて表されます。例えば、イベントでは、タイマー、メッセージ、リンク、エラー、エスカレーションなどが含まれます。
アクティビティは、特定のタスクでありプロセスの一部です。この要素は角丸長方形で表され、タスク、サブプロセス、トランザクション、またはコールアクティビティなどが含まれます。
ゲートウェイは、判断が必要となるオンラインBPMN内の場所を示しています。したがって、これはワークフローに影響を与える要素です。ゲートウェイはひし形で表され、排他的、イベントベース、並列、包括的、排他的イベントベース、複合、または並列イベントベースが含まれます。
- 接続オブジェクト
このオンラインBPMNの要素には、フローチャートのフローオブジェクト同士を結ぶ役割があります。接続オブジェクトには、シーケンスフロー、メッセージフロー、関連の3種類があります。
シーケンスフローは、アクティビティを実行する順序を示しています。これは、矢印がついた直線で表されます。
メッセージフローは、プール間や組織的境界のやりとりを示しています。これは、始点に円、終点に矢印がついた破線で表されます。
関連は、フローオブジェクトと成果物の関連を示しています。これは、破線で表されます。
- スイムレーン
この要素にはフローオブジェクトが含まれるため、主にアクティビティを整理・分類するのに使用されます。スイムレーンには、プールまたはレーンがあります。
プールは、プロセスにおける特定の参加者を示しています。例えば、組織が持つ部署の1つであったり、特定の役割を指します。これは、長方形で表されます。
レーンは、特定のプール内でアクティビティを整理する役割があります。基本的に、レーンは長方形で表し、プールの大きな長方形を分割します。
- 成果物
この要素は、開発者が強調したい追加情報のことです。これには、データオブジェクト、グループ、注釈などが含まれます。
3.2 BPMN図の基本原則
オンラインでBPMN図を作成する上でもう1つ学んでおくべきことは、ビジネスプロセスマネジメントの原則です。こうすることで、関係者全員が解釈できるBPMN図をオンラインで作成できるようになります。その原則には以下の10項目が含まれます。
- コンテキストアウェアネス：どの組織のプロセスにも異なるアプローチが必要なため、オンラインのBPMN図にも反映させる。
- 継続性：BPMNは一回限りのものではなく、むしろ必ず組織全体で実施する。
- 有効化：BPMやオンラインBPMN図に関するあらゆる関連知識の獲得に投資を行う。
- 全体論：特定の部署やプロセスだけでなく、組織全体を考慮した図を作成する。
- 制度化：ビジネスプロジェクトマネジメントを組織理念に取り入れる。
- 関与：すべての関係者をこのプロセスに関与させる。
- 共通理解：すべての従業員がオンラインBPMN図を読んで解釈できるようにする。
- 目的：オンラインBPMNの目的を明確にする。
- 分かりやすさ：時間や労力などのリソースにおいて常に分かりやすさを心がける。
- テクノロジーの活用：最適なツールを見つけ、活用する。
3.3 具体的にBPMN図を作成する方法
オンラインのBPMN表記法や従わなければならない原則を理解したところで、オンラインでBPMN図を作成する方法をご紹介します。以下のステップに従って進めると、上手く作ることができるでしょう。
- オンラインBPMNの目的を明確にする：これは基本原則の1つで、重要なことに集中し続けるために不可欠である。
- スイムレーンの作成：オンラインBPMN図で最大の要素が、フローオブジェクトを持つスイムレーンである。
- 開始イベントの作成：図に開始点を設定してから、他のタスクを順に追加する。
- アクティビティの作成：完了させなければならないタスクをすべて追加する。
- ゲートウェイと中間イベントの作成：ワークフローに影響を与える要素をすべて追加する。
- 接続オブジェクトの作成：クティビティ間や、異なるプールを接続したり、アクティビティと成果物を結ぶ。
- BPMN図をチームメンバーや関係者と共有する。
4. オンラインでBPMN図を作成するのにマストなツール
上記でご紹介したステップに従って進めると、BPMN図を効果的に作成することができます。しかし、適切なオンラインツールを使用すれば、プロセスをより素早く行うことが可能です。
boardmixとは、オンラインでBPMNの作成や、フローチャートやマインドマップなどあらゆる図表の作成ができるウェブ型ツールのことです。このプラットフォームには、ニーズに応じてカスタマイズができる便利なテンプレートが備わっています。
さらに、boardmixには様々な共同編集機能が備わっているため、作業に導入するのに最適なツールです。例えば、チームのメンバー全員が、このツールを使用して一緒にアイデアを練ることができます。また、修正箇所やコメントはリアルタイムで閲覧が可能です。さらに、音声およびビデオ会議機能も備わっており、手軽にクライアントや関係者に報告をすることができます。
まとめ
オンラインBPMN図は、すべての組織が使用すべきツールです。この記事では、基本要素、原則、および組織的プロセスの図を作成する手順についてご紹介してきました。boardmixを使用すれば、あっという間にBPMN図を作成することが可能です。今すぐオンラインの共同編集ツールを試して、高度な機能を上手く利用してみましょう。
