あおい
ビジネスシーンだけでなく、日常生活でも誰でも一度は目にしたことのあるフローチャート。何となく意味は分かっていても、フローチャート図の作成の仕方やルールなどを理解している人は少ないのではないでしょうか。
この記事ではフローチャートをより理解するために、フローチャート記号の意味や役割などから、フローチャートの書き方や無料作成ツールまで徹底解説していきます。
1. フローチャートとは？
フローチャートとは複雑な業務を図や記号を用いて、工程ごとに分けることで業務全体の流れを把握するために使用されます。ビジネスシーンでよく用いられることが多く、日常生活の中でも自然とフローチャートを目にする機会は多いのではないでしょうか。
フローチャートにはいくつか種類があり、文書フローチャート・データフローチャートなどさまざまな種類のフローチャートが存在しますが、どのフローチャートでも共通して言えることは、ゴールまでの過程を可視化することに重きを置かれているということです。
2. フローチャート図の書き方
2.1 フローチャート記号の意味とルール
フローチャートを作成するにはまずはフローチャート記号の意味とルールを理解する必要があります。
フローチャートでは、上から下、または左から右へなど、読み進める方向をそろえます。矢印が交差しすぎないように配置し、分岐条件を明記しましょう。よく使う記号には次のようなものがあります。
- 楕円形：可視化するフローチャートの始まりと終わりに使用されることが多く端子と言われています。
- 矢印：次の工程に進む時に使用されますが、ボックスとボックスを繋げるための役割だけでなく時系列を表現する時にも使用されます。フローチャート作成時には横か縦のベクトルのみに使用することが推奨されています。
- 四角（長方形）：処理や作業を表します。「申請内容を確認する」「メールを送る」など、一つの図形に一つの処理を簡潔に記載します。必要な工程の数に合わせて使います。
- ひし形：条件に対して判断が分かれる可能性のある事象に使用されます。【はい】か【いいえ】など、分岐点が設けられている場合に使用されます。
- 平行四辺形：データの入力や出力を表します。繰り返し処理は、判断の分岐と前の工程へ戻る矢印で表現できます。記号の使い方はチーム内でそろえ、特殊な記号には説明を添えましょう。
フローチャート記号を理解することで、業務の全体をより理解することができるでしょう。
2.2 フローチャート図作成時の注意点
フローチャート作成時に注意しなくてはいけない点は、フローチャート図の作成前の工程の洗い出しが非常に重要になることです。
フローチャート図はその業務が未経験の人が見ても、全体をなんとなく把握できるような情報を網羅している必要性があります。もしも重要な工程を忘れてしまえば、プロジェクトを滞りなく完結することができなくなってしまいますし、ダブりがあればプロジェクトの生産性に影響が出てきます。
そのためフローチャート図を作成する時には業務に関わる複数人のメンバーで作成することが推奨されています。先入観や属人的な業務を見える化することで、業務全体の効率化に期待ができるでしょう。
2.3 フローチャートの作成ツールに求められるポイント
フローチャート作成ツールは複数人で作業をすることで完成度の高いフローチャート図に辿り着けるでしょう。そのため、アイデア出しやイメージを掻き立てるテンプレートなどは必須となるでしょう。
昨今ではリモートワークやオンライン会議などビジネスシーンでも大きな変革期にあると言われていますので、オンライン上で共同作業が可能なツールのニーズが高まっています。
3. フローチャートの無料作成ツールならboardmix
新しいツールをプロジェクトに導入しようとした時に、その数の種類の多さから何を導入すれば良いかわからないという人も多いのではないでしょうか？フローチャート図作成ツールも同様で類似するサービスが多いことが特徴的です。ここでは無料で使用可能なフローチャート作成ツール・boardmixの3つの特徴をご紹介していきます。
3.1 無料プランから始める
boardmixは次世代のホワイトボードプラットフォームです。物理的なホワイトボードはユーザーに多くの制限を与えていました。場所・時間・スペースなど物理的なホワイトボードは人の行動に制限を与える性質があります。オンラインホワイトボード・boardmixはこれまでの物理的なホワイトボードの良さをそのままに、フローチャート図作成時に重要なアイデア出しや、直感的な操作を可能とする次世代のツールと言えるでしょう。
3.2 フローチャートのテンプレートが豊富
boardmixには豊富なテンプレートが予め用意されています。心理図や、組織図、フローチャートやSWOT分析などビジネスシーンから、セミナー・授業まで幅広く活躍のできるオンラインホワイトボードです。
Boardmixのテンプレートからフローチャートを作り、図形や矢印を編集できます。無料プランには編集可能なボード3個、1ボードあたり100個のオブジェクトという上限があります。工程が多い図を作る場合は、料金プランの条件も確認してください。
3.3 リアルタイムで共有可能
boardmixのオンラインホワイトボードで作成したフローチャート図は、同じプロジェクトに参加するメンバーに即時で共有することが可能です。コメントやチャット機能などを使用すれば、参加するメンバーの意見を得ることができるため、フローチャート図作成時に気をつけなくてはいけない漏れやダブりにも気づけるハズです。
boardmixは複数の部門に分かれたメンバーでオンライン会議をする時などに力を発揮します。プロジェクトに参加するメンバーには編集権限や制限を与えることができるため、作成したフレームワークのデザインを守りながらミーティングを進めることができるハズです。
クラウド上のボードをチームで共有し、工程の抜けや分岐の条件についてコメントできます。共同編集する相手に合わせて、共有権限を設定しましょう。
まとめ
フローチャートはビジネスを効率化させる役割を担っています。ですが作り方を間違えてしまうと重大なエラーを引き起こしてしまう可能性があります。トライアンドエラーを繰り返すには、複数人で意見を交換し質の高いアイデアを出し合う必要があります。
boardmixには様々なフローチャートのテンプレートが用意されています。あなたの仕事をより分かりやすく、効率的にするためにぜひお使いください！
