あおい
どんな組織にも階層内に序列があります。これは、指揮命令系統を促進するための手段であり、序列があることで組織内の全員が誰に従うべきかを明確にすることができます。組織内の役職を決定するのに、階層図または構造化チャートが使用されることがあります。この種の図は、最高位から最低位までの序列を表します。一般的には、社長の地位から始まり、メンテナンスの仕事に至るまで順を追って表されます。
この階層図がどのような意味を持つのか気になる方にぴったりの記事です。さらなる具体的な事例や作成方法は、以下をご覧ください。
1. 階層図とは
「階層図」とは、組織における階層および地位の序列を視覚的に表現したものを指します。システムや組織を最も管理しやすい要素に分けたものが、階層図で表されます。階層図には、左右のデザインあるいはトップダウン構造を特徴とするものが多いです。また、ほとんどが特定のグループメンバーの地位を表します。この図は、グループ内の様々な地位間の関係を示すものなのです。
この図の名前は文字通り、階層の概念そのものに由来します。しかし、階層図は組織で働く人たちだけが使うものではなく、ソフトウェア工学の分野でも役立ちます。この種の図は、プログラマーがプログラム・モジュール間の接続を示す際にも使用されます。
図中の長方形は様々なシステムエンティティを示しており、線はそれらを接続するのに使用されます。
2. 階層図の長所と短所
階層図は、適切に実装されれば利点をもたらすことがあるので、世界中の多くのトップ企業がその有用性を認めています。その主な利点は以下の通りです。
2.1階層図の利点
・権力と権限の明確なレベル
階層構造を持つ組織では、権限と権力のレベルがきわめて明確に定義されています。つまり、組織階層の上位に位置する管理職を含むすべての従業員が、責任を負う直属の上司または部長を持つことを意味します。
これにより、コミュニケーションがきわめて円滑に進み、社員は誰に報告すべきかを正確に把握することができます。
・昇進の可能性が明確化される
階層図を使用することで、従業員は多くの権限系統や将来的に組織内でどのように成長できるかをより簡単に理解することができます。また、昇進の可能性が見えれば、社員は士気を高めてより職務を全うしたり、目標を実現し、組織の生産性と収益性に貢献するようになります。
・チームワークの向上
階層化された組織内では、様々な部署やチームに分けられています。その結果、企業文化が強まり、チームワークがより重要視されるようになり、全員が同じ目標に向かって働くことができるようになります。
・専門性を高める
階層組織では、多くの部署がある中で、従業員は特定の分野に特化することができます。企業は、専門に扱うことで、競合他社とは一線を画す高級な商品やサービスを提供することができるのです。
2.2 階層図の欠点
同時に、階層図の主な欠点を考慮することも大切です。
・意思決定に時間がかかる
階層組織が大きくなるにつれて、物事の動きが遅くなります。多くの知識を持つことは一見有利そうに見えますが、行動の遅れにつながることもあるのです。緊急のビジネス上のジレンマを対処するのに素早い意思決定が必要な場合に、この影響が特に大きくなります。効率性が重視される企業の動的環境では、この影響により弊害が生じる可能性があります。
・コミュニケーションの問題
多くの部署や役職に分けられている社員は、より良いコミュニケーションを求められることがあります。しかし、専門職の場合、他のチームとのコミュニケーションは不要だと考えたり、そのための手段がないこともあるのです。階層組織では、複数の部署が関与する会議を頻繁に行うことで、この問題を回避することができるかもしれません。また、組織内のコミュニケーションを優先させることで、良好なチームワークが生まれ、各部署が協力し合う機会を常に設けることができるのです。
・チームの対立
強力な企業文化やチームワークを促進する同じ部署構造およびチーム構造が、結果として孤立やサイロ思考をもたらすことがあります。これは、階層構造によって生じた内在する孤立状態によるもので、様々な部署やチーム間の協力やコミュニケーションの妨げになるのです。
3. 階層図を使用すべき場面
階層図はすべて同じというわけではなく、どの組織も同じような使い方をしているわけでもありません。ここでは、組織が現代の階層図をどのように使用して、利益がもたらされるのかについてわかりやすい使用例をいくつかご紹介します。
3.1 新人研修
研修に関わる従業員全員にとって新人研修は困難なプロセスになりかねません。解決するよりもはるかに多くの懸念が生じ、非常に時間がかかることや非効率的であることが多いです。
したがって、毎日何十人もの従業員に紹介されるのは、新入社員にとって大きな負担となり、不満を抱かせる恐れがあります。そこで役立つのが階層図です。階層図を使用して、新入社員が社内のどこに属しているのかを含むすべての情報を示すことができます。これは、階層図の最も有益かつ一般的な用途の1つです。
3.2 リモートワーク
リモートワーカーの取り組みやオフィスワーカーとの連携の維持は、このような労働力を持った企業が直面する主な問題の1つなのです。しかし、すべての従業員が同僚に関する情報にいつでもアクセスできるため、組織は階層図を使用することで、別々のチームをより団結させることができます。その結果、探している人物やその人の写真、プロフィール、その他の情報を簡単に見つけることができ、その人とより親密な関係を築くことができるのです。
また、階層図は誰にとっても非常にわかりやすいため、従業員は他の同僚とメールや話すよりも、階層図を使って必要な情報を得る可能性が高くなります。
3.3 戦略的計画と効率化
組織計画の目標を立てるには階層図が優れています。これは、（スキル不足の特定や再構築が必要な場面を明確化するのに役立つため）組織設計や人材配置など様々な場面で活用できます。
階層構造によって、専門的なスキルを持つ専門の職員がより早く、かつ、より自信を持って責任を全うすることで、業務効率を上げることができるのです。
4. 階層図の作成方法
すべての工程を簡略化してくれる便利なツールがなければ、階層図の作成は難しいかもしれません。そのため、これまで以上に図を簡単に作成するために開発されたのがboardmixです。
まだ迷っているのであれば、ぜひboardmixで階層図を作成して、どれだけ素早くかつ効率的に作成できるかを確認してみましょう。
Step1：構造またはテンプレートの選択
以下の質問に対する答えによって構造が決まったり、組織図はより階層的またはフラットな企業文化を反映するのかが決まります。
- 意思決定はどのように行われるのか
- どの部署が関与しているのか
- 社員は複数の役割を担っているのか
- 機能横断型チームであるか
Step2：組織における役割を描き示す
組織図の作成方法を学ぶ上で、企業内の各従業員の責任と役職を描くことは不可欠です。データベースを構築すると、事前に選択した構造でチャートにデータの入力を開始することができます。
Step3：役職と部署を結ぶ
boardmixの接続線を使用して、各役職と部署間の責任の流れをたどることができます。誰が誰に報告するのかや、部署と役職がどのように相互に作用するのかを強調するようにしましょう。
Step4：必要であれば繰り返し確認する
フレームワークが確立されたので、必要であれば何度でも繰り返し確認することができます。階層図は随時更新される文書であることを念頭に置いた上で、同僚に協力してもらい、会社の要件に従って調整しましょう。
5. 階層図の具体的な事例
5.1 事例1:食品階層図
出典：Edrawmax
これは食品階層図のイラストです。炭水化物、脂質、および食物繊維の含有量によって世界中の様々な食品をランク付けできるため、「フードホイール」としても知られています。これにより、どの食品を食べるのが良いのかや、脂質の割合が高い食品を把握することができます。これらの図は、健康的な食事を取りたい人が、食べ過ぎずに必要な栄養素をすべて摂取できる理想的な食生活を計画するのに役立ちます。
5.2 事例2:警察署の組織構造
出典：Smartdraw
この階層図の例には警察署の組織構造が描かれており、階層内の関係性や指揮系統も示されています。警部補は、責任者である警察署長から直接受ける指令に従います。一人はパトロール巡査部長を担当し、もう一人は刑事巡査部長を担当しています。この例の一番下の階層は刑事と巡査で表されています。この図によって、警察のシステムを構成する要素と関係性の理解がしやすくなります。
5.3 事例3:病院の階層図
出典：Redlakehospital
こちらは病院の階層図をイラストにしたものです。病院の組織体制や内部組織を表しています。組織図ではあるものの、企業やその他団体の組織構造を示すものとは異なります。組織図には、最高位の院長から最下位の職員まで、病院の階層において重要な人物がすべて記載されています。
