組織図を作るならオンラインホワイトボードツールの使用がおすすめ！作り方も付き！

組織図は多くの会社で作られている図で、会社や官公庁などの組織構造を整理したものです。大きい会社ではほとんど作られているかと思います。組織がたくさんあるような場合や、組織構造が複雑な場合には、組織図があると構造を俯瞰して把握できるのでとても便利です。

しかし、便利だとは思ってもなぜ組織図を作るのか、作るメリットや活用方法についてまで理解できていないのではないでしょうか。この記事では、組織図の目的やメリット、活用方法を中心に解説し、さらに組織図を作るのに役立つツールを紹介してまいります。

1. そもそも組織図とは何か？

そもそも組織図とは何でしょうか。まずは組織図の基本的なところを押さえていきましょう。

まず、組織図とは冒頭でも書いた通り、会社や官公庁などの組織構造を図式化したものです。大きい会社だと、コーポレートサイトなどから組織図を見られることがあるので、目にしたことのある方も多いのではないでしょうか。その組織図についてさらに詳しく紐解いていきましょう。

1.1 なぜ組織図を作るのか？

意外に把握されていないのが、組織図を作る目的です。どの企業も何となく作っているのではなく、目的を持って組織図を作成しているのです。そして、目的に即した作成をすることで組織図を効果的に利用できます。

対内的には、現在の組織構造を把握し、組織間の影響や指揮命令系統を明確にする目的があります。また、中長期の経営計画と照らし合わせたときに、現在の組織に足りない部分がないか把握することにも繋がります。

対外的には、会社などの信用度を高めることに役立ちます。組織図を示すことで、どのような経営がなされているのかを知ってもらうきっかけにもなります。

1.2 組織図を作るメリット

組織図を作るメリットはたくさんあります。作らない手はない、と思っていただけるのではないでしょうか。その中でも特に意義のあるメリットを3つ紹介します。

• 従業員が自社の理解と従業員自身の役割の把握ができ、業務を円滑に執行できるようになる(例えば、Aという業務がどの部門の仕事であるかわかる)
• 中長期の経営計画に則って部門編成するときに、今の組織を俯瞰するのに役立つ(各部門の役割を俯瞰して、部門や新設や統廃合、新たなポストを作るなどを判断できる)
• 指揮命令系統がわかり、スムーズな情報伝達が可能となる(各部門のマネジメント・レポートラインや稟議・決裁のルートがわかる)

1.3 組織図の活用方法

組織図の活用方法についても押さえておきましょう。様々な場面で活用されますが、特に以下の場面で活用すると良いでしょう。

• 社員が、自社にどのような組織があるのかを把握する(各部門の役割がわかる)
• 他部署がどのような指揮命令系統になっているのか確認する(マネジメントラインやレポートラインがわかる。)
• 経営者が、どのような部門が足りないのか把握し、経営戦略を練る(部門の新設や統廃合の検討材料になる。)

2. 実は数種類に分類できる組織図

次に、組織図にはいくつかの種類がありますので、それらの分類について触れていきましょう。ここでは主な組織図の種類として3つ紹介いたします。これから組織図を作成しようとしている場合は、どの形式が適しているかを考えながら確認してみてください。

①ピラミッド型

どなたもが最初に思い浮かべる組織図がこのピラミッド型かと思います。一番上あるいは左側に組織の上位の役割(代表取締役社長や株主総会など)が位置し、そこからぶら下がるように下位の役割の部門や役職が指揮命令系統に従って配置されているのが特徴です。

指揮命令系統がわかりやすい一方で、階層が深くなると組織の把握が難しくなっていきます。

②フラット型

ピラミッド型と似た見た目をしていますが、階層がシンプルなのがフラット型の特徴です。トップから一番下まで多くても3階層になっています。階層が浅いためフラット型と呼ばれています。ベンチャー企業などの少人数の会社によく見られる形式です。

③マトリックス型

職種、エリア、プロジェクトなどの複数要素を掛け合わせて作られる組織図がマトリックス型です。例えば、担当者がエリア×職種ごとに異なるような時に真価を発揮します。ただし、指揮命令系統がわかりづらいというデメリットがあります。

3. 組織図を作るならboardmixがおすすめ

ここまで紹介してきた組織図を作成するなら、今まではエクセルやパワーポイントなどのソフトを使ったと思いますが、これからはオンラインのホワイトボードツールを使うって作成すると良いでしょう。このパートでは、オンラインホワイトボードツールを紹介していきます。

3.1 オンラインホワイトボードで作成するメリット

まず、組織図をホワイトボードで作成するメリットを紹介します。メリットはいくつか存在し、これからの図表作成に向いているツールであることがわかるかと思います。

• 描画スペースが実質無限大のところに図表を描画でき、スペースを気にする必要がない
• 細かい位置や大きさの調整がほとんどいらないので、作成や修正がとても楽
• 豊富なテンプレートが使えることが多いため楽に始められる、
• 複数人による同時編集ができ、コラボレーションツールとしても優秀

3.2 無料のオンラインホワイトボードツール-boardmix-

オンラインホワイトボードツールは様々な種類の物がありますが、このなかでも「boardmix」はまだリリースされて間もない新しいオンラインホワイトボードツールで、とてもおすすめです。

リアルのホワイトボードを利用しているような感覚で使える便利ツールで、しかも無料で利用可能です。特に、豊富なテンプレートを使って広大なスペースに自由に図表を作成できるので、組織図の作成にピッタリのツールとなっています。

3.3 Boardmixでの組織図の作り方

最後に、boardmixでの組織図の作成方法について紹介いたします。

boardmixは自由度の高い描画ツールのため0から作るのは骨が折れますが、ピラミッド型の組織図のテンプレートがあります。それを使えば簡単に作り始められます。

次に、実際の組織に沿って階層や部門・役割の枠を増減させて全体のフレームを確定させます。枠の増減もワンクリックでできるので簡単です。

その後に、各部門や役割を配置していき、最後にフォントや線など見た目の調整をして完成です。完成後は、作成した組織図のURLを共有したり、組織図をエクスポートしたりして、簡単に人に見せることが可能です。

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4. まとめ

会社や官公庁に欠かせない組織図について解説してまいりました。組織が大きくなるほど重要になるのが組織図です。その時に思い通りに作成できるといいですよね。最先端のオンラインホワイトボードツールを使うとそれが可能となります。中でも、boardmixが特におすすめのツールとなっています。ぜひ使ってみてください。