あおい
ワークフロー図を導入したいけど、何から始めたらいいのかな？ワークフロー図を作成するための、オンラインでのツールを知りたい。こんな疑問をお持ちのあなたへ。ワークフロー図における表現方法や書き方を詳しくお伝えします。
1. ワークフロー図とは
ワークフロー図とは、業務や処理の手順を図で表したもののことです。手続きにおける情報や書類の動きを、1枚の図で簡潔に表します。左から右、上から下へという順で書かれていて、処理の流れを表しているのでワークフローと名付けられています。
2. ワークフロー図をおすすめする理由
企業や公共の機関においての、業務にはルーチンで行われるものが多いです。業務をする上では、総務、経理を含め支払いや事務処理に関する手続きに承認が必要となります。そういった業務について、最初に承認を受けようとする人が案件を発する、課長に決済を受ける、という流れを表すのがワークフロー図です。
ワークフロー図を定めておくと、その業務の流れが客観的に分かりやすくなるのがいいところ。また、既存のものの見直しや、業務においての変更が発生したときなどにスムーズにできます。
また、大企業等で全社でのルールをワークフロー図を用いて作成して支店、支社への共通ルールとして周知できるというもう1つのメリットもあります。
3. ワークフロー図を活用したいシーン
ワークフロー図を活用にはどんな業界が考えられるのでしょうか。主な例を挙げてみます。
- 製造業
製造業においては、製品が完成するまでの工程がいくつもあります。原材料の状態から、加工や組み立てを行う明確な手順を示すのに用いるのがワークフロー図です。
- 公機関
生活に関する手続きや申請の処理が主な対象です。
国民の生活に関わる登録なので、日々多くの量をスムーズに処理する必要があります。よって、抜け目のないワークフロー図を作成することと職員が正しく執り行うことが大事。
- 医療機関
医療現場においては、日々の業務がたてこむように忙しく対応する職員は休む間も与えられません。また、現場での業務に加えて大量の事務処理が発生します。公正な医療を行うための基礎として、ワークフロー図が重要なのです。
4. ワークフロー図の作成方法
具体的にワークフロー図を書くにはどのようにしたらいいのでしょうか。順に、見ていきましょう。
4.1 ワークフロー図の書き方
まずは基本的なワークフロー図に必要な図形について説明します。
- 角の丸い四角‥開始、終了
ワークフロー図におけるワークフローの開始、終了を定義します。
- 四角形‥行動・処理
具体的に、承認する、送付するという手続きの内容を表します。
- 菱形‥条件
例えば、利用者データの中にデータがあったという条件のこと。
これによって次の処理の分岐が生じます。
- 下が波になっている四角‥書類
処理において扱う書類を表します。
- 円筒‥システム
データを蓄積しておくシステムのことです。
これらの図形を使ってワークフロー図の作成手順を紹介します。
- 目的を決める
ワークフロー図を作成する目的を決めましょう。文書は使用する人、用途などの作成する目的を考えることが重要です。
- 担当部署を洗い出す
1つの業務に関わる部署を洗い出します。部署をまたがない場合は必要ありません。
- タスクを洗い出し作業の順に図式化する
業務に関する作業を1つずつ表して図を使って流れを表しましょう。図を使って矢印で処理がどう進むかをつなぎます。
- 共有する
文書を関連するメンバーに共有しましょう。ワークフロー図の情報共有ができたら、目的としての第一ステップが完了です。
4.2 テンプレートを利用しよう
ワークフロー図を利用するにあたってはテンプレートを使うと便利です。
その理由は、オンラインで作成するのに予め枠やレイアウトが決まっているので書きやすいからです。後は、必要なデータを書いていくだけで簡単にできてしまいます。
ワークフロー図というのは、ビジネス文書の1つでありますが生産活動の付随業務となります。できるだけ時短でできるということは大きなメリットとなります。
5. boardmixを使ってワークフロー図を作成しよう
5.1 Boardmixとは
boardmixとは、次世代のオンラインコラボレーションツールです。社内間で活用できるコミュニケーションのためのアプリケーションで大変おすすめしています。また、ユーザーの目線で考えられた使いやすいツールが多数あり、ファイルの管理もしやすさもポイント。
boardmixをおすすめする理由は以下の通りです。
- 無料登録でいつでも始められる
メールアドレスやgoogleアカウント等で簡単に登録ができます。また、無料登録でリンク作成やコミュニティなどの機能をデフォルトで利用することができます。無料会員の期間制限なしで、安心してお使いいただけます。
- 制限なしのファイル容量
無料会員でクラウド上のファイルを無制限で利用できます。また、前の見出しでも触れたようにワークフロー図に関わらずビジネス文書は共有して初めてその制作の目的が達成されます。
紙ベースの物であれば一度印刷して配布するという手間が発生します。ですが、クラウド上で管理したらペーパーレスにもなりリモートワークにも活用できます。
5.2 Boardmixでワークフロー図を作成する方法
boardmixでワークフロー図を実際に書いてみましょう。アカウント作成して、ログインしたら下記の手順で書いていきます。
- テンプレートからFlowChartを選択する
boardmixのログインした最初の画面でファイルを選択するメニューがあります。そこから、テンプレートの中のFlowChartを選択しましょう。
- ワークフロー図を作図する
オブジェクトやコネクタを利用して、ワークフロー図を書いていきます。フローチャートだけでなく、枠組みやコメントも追記できるので活用しましょう。
- 共有する
右上のツールバーからshareというメニューを選択します。リンクを共有するかを設定するスイッチのような丸いボタンのようなものが表示されるので、これを右になっているのを確認したら共有までの準備が完了です。
Copyというメッセージを選択するとアドレスがコピーされるので、プロジェクトメンバーに送付すると共有されます。
6. まとめ
ワークフロー図に関する記事を最後まで読んでいただきありがとうございました。ここで、今回の記事の内容をおさらいしましょう。
ワークフロー図とは、業務におけるタスクを実行される順に図に表したものです。ワークフロー図を用いることで、他部署の社員が業務を確認したり改善点を考えることが容易にできます。また、ワークフロー図は多数の工程を経て行われる製造業や、迅速さが求められる医療業などで活用されています。
次に、ワーフフロー図を書く書き方について触れました。業務のタスクを洗い出し、目的を意識して文書を作成しましょう。どの部署で、どの作業が行われているかを左から右、上から下に順に作業の流れを表します。作成するには、一から作成してもいいですけど便利なテンプレートを推奨します。オブジェクトなどのツールが使えて、作成にかかる時間が軽減されるからです。
ワークフロー図を作成するのに、ダウンロード不要で利用できるboardmixをご紹介しました。無料登録して即時利用可能で、なおかつメンバーも追加できるためグループ開発にも適しています。また、ワークフロー図以外のテンプレートも多数利用できるのがいいところ。
実際にboardmixのテンプレートからワークフロー図を作成する手順をお伝えしました。リアルタイムで更新やコミュニケーションができるので便利ですね。boardmixに興味を持たれましたら、是非お試しください。
