あおい
本記事では、プロジェクト管理によく使われる「カンバンボード」について紹介していきます。カンバンボードの作り方だけでなく、目的や使い方、活用方法も紹介しますので、プロジェクトの効率化が図れます。
共同編集できるオンラインホワイトボードを使えば、離れた場所にいるメンバーともカードを並べて作業状況を確認できます。
1.カンバンボードとは？
カンバンボードとは、タスクを可視化し、進行をコントロールするタスク管理の方法の一つです。
カンバンの考え方は、必要な部品を必要な分だけ引き取るトヨタの生産方式に由来します。知識労働で使うカンバンボードは、作業の状態や流れをカードと列で可視化するものです。
カンバンボードは、チームが完成させるべきタスクとチームメンバーの仕事量が適切かどうかを視覚的に確認することが可能です。このことにより、チームメンバーのオーバーワークやキャパシティ超過、アイドル時間の発見、予測が可能になり、プロジェクト全体の効率化につながります。
2.カンバンボードを使う目的
それではカンバンボードは、どのような目的で使われることが多いのでしょうか？ここでは、カンバンボードを使う主な目的を紹介します。
2.1 プロジェクトの管理
カンバンボードは、プロジェクト全体のタスクを可視化できるため、プロジェクト全体を管理する目的で使用されます。プロジェクト全体を一つのボードで管理できるため、タスクごとの遅れや進捗状況などをすぐに把握できます。そのため、プロジェクトの効率化を図ることが可能です。
2.2 タスクの見える化・共有化
カンバンボードを使いタスクを書き出すことで、タスクが可視化され、チーム全体で共有することができるようになります。カンバンボードは、スケジュールの無理、無駄、ムラを発見しやすくしてくれるのです。
遅れが発生しているタスクを視覚的に発見でき、未完のタスクが溜まっている人へタスクを追加するような非効率的な事象を回避できるようになります。
3.カンバンボード使う3つのメリット
それでは、カンバンボードを使うことで、どのようなメリットを享受することができるのでしょうか？ここでは、カンバンボードを使う3つのメリットを紹介します。
3.1 作業の効率化を図れる
タスクを可視化し、チーム全体で共有できるため、遅れの出ているタスクやキャパオーバーのタスクなどに他の人が気づけます。そのため、チーム全体で遅れをカバーし、遅れているタスクには仕事を増やさないなど、作業の効率化を図ることが可能です。
3.2 他のメンバーと共有化を図れる
カンバンボードは、他のメンバーと共有化を図ることのできる情報交換ツールとしても効果を発揮します。
タスクの可視化で、他のメンバーが他のタスクの状況を把握することが容易になり、シンプルでわかりやすい構成によって、誰でも容易に開発状況を把握することができます。
3.3 プロジェクトの進捗状況を管理できる
プロジェクト全体のタスクの状況が、一つのボードに全て書き出されているため、完成しているタスク、未完のタスク、遅れているタスクが一目瞭然です。
そのため、プロジェクト全体の進捗状況をカンバンボードを見ることで、誰でもすぐに把握できます。
管理する側がタスクの報告をメールやエクセルなど、さまざまな方法でしていると管理が煩雑になります。しかし、カンバンボードを使うことで、ツール一つで簡単にプロジェクトの管理をすることが可能です。
4. カンバンボードの使い方
ここで、カンバンボードの具体的な活用方法について紹介します。
これまで紹介したプロジェクト管理やタスクの共有だけでなく、カンバンボードを活用した2つの使い方を紹介します。ぜひ参考にして、様々な方法でカンバンボードを活用してみてください。
4.1 オンライン上での共同制作
カンバンボード制作ツールの中には、オンラインで使えるものもあります。オンライン上でメンバー全員で共有ができ、オンライン上での共同制作することが可能です。
ネット環境さえあれば、いつでもどこでも閲覧、共有が可能なため、出社することなく、完全リモートでの制作も効率的に行えるようになります。
4.2 企画・営業
モノを作るだけでなく、企画や営業などの管理に活用可能です。
企画は、プロジェクトマネージャーが誰がどのタスクをどの段階まで進めているかなどの管理が簡単にでき、従業員は自分の進めるタスクを選び、進行中へ、終われば終了へと移していく流れになります。
営業は、新規顧客や営業をかける顧客をリストアップします。そこから、営業をかけている顧客、営業終了した顧客と移動させていくことで営業活動の進捗管理だけでなく、顧客の管理も可能です。
5.カンバンボードの作り方・必要な構成要素
ここではカンバンボードの作り方と、必要な構成要素を紹介します。
まずは、カンバンボードの作り方を2つのステップに分けて紹介します。
・Step1：対応ステージを表す列の作成
上の図のように、一番目にステージごとの列を作成することです。
今回の例は、まだ取り掛かっていないタスク「TO DO」、進行中のタスク「DOING」、終了したタスク「DONE」の3つで作成しました。左から時系列で並べていくことで、スムーズにカンバンボードを使うことができます。
・Step2：タスクの作成
上の図のように、タスクを書き出し、配置していきます。タスクの書き出しには、最小単位で書き出すルールを設けるといいです。
例えば、パスタを作ると仮定します。
そのタスクが「調理する」では、今麺を茹でているのか、野菜を切っているのかなどの内容が分かりません。そのため、この場合は「麺を茹でる」、「野菜を切る」、「ソースを作る」など最小単位でタスクを書き出すと、今何をしているかを明確に把握できるようになります。
次に、カンバンボードに必要な構成要素は以下になります。
① 見えるシグナル：目に留まる視覚的カード（ステッカーなど）があることで、メンバー全員が進めている作業の内容を把握しやすくなります。
② 列：列ごとに作業のステータスを表し、これをまとめるとワークフローになります。
③ 進行中の作業の上限：列に配置できるタスク（カード）の最大数のことです。上限を決めていることで、これ以上配置できない列が出てくると、チーム全体でタスクを進めるようになり、作業の効率化につながります。
④ 着手を決めるポイント：作業項目を引き受け、提供に向けた活動を始めると決めた時点を指します。
⑤ 提供完了のポイント：ワークフローの終了時点のことです。モノを作るプロジェクトのほとんどが、製品やサービスが顧客に引き渡される時点が提供完了のポイントになります。
6.カンバンボードを制作できる無料ツールboardmix
カンバンボード作成が可能なツールは、様々な種類がありますが、ここでは最新の無料ツール「boardmix」を紹介します。タスクを共有しながらカンバンボードを作成したいときに活用できます。
6.1 Boardmix
boardmixは、オンラインホワイトボードによりタスクを全員で共有し、共同編集を可能にした次世代型ツールです。特徴は以下になります。
- 無料で利用できる
- 多くの機能を備えている
- オンラインで共有可能
- シンプルな設計
- 直感的な操作性
- チームで共有、編集が可能
boardmixでは、カードや付箋を使って、チームの作業状況をまとめたカンバンボードを作成できます。
6.2 Boardmix機能性
boardmixの機能性を紹介していきます。
boardmixには、上の画像のように多くのテンプレートが用意されています。
タスクやイメージしているものを可視化しやすく、見やすく整理しやすいため、より使い勝手の良いカンバンボードが作成可能です。自動保存は手動で保存する手間を減らせますが、誤操作による削除や通信障害まで防ぐものではありません。作業を終える前に保存状態を確認しましょう。
他にも無料とは思えないような機能を備えていますので、実際に使ってみて機能性の高さを実感してみてください。
7.まとめ
本記事では、カンバンボードの作り方と目的や使い方について紹介してきました。
まとめると以下のようになります。
- カンバンボードはプロジェクト管理と共有化に役立つ
- カンバンボードを活用することで、モノを作ることだけでなく、共同制作や企画・営業でも使うことができる
- 無料ツールboardmixを使って作成することで、費用を抑えて機能性の高いカンバンボードが作成可能
プロジェクト管理方法の改善を検討中の方は、ぜひ本記事を参考にして、boardmixを活用してみてはいかがでしょうか。
